2026年跨境營銷策劃公司發(fā)票開具與管理細則制度第一章總則第一條為規(guī)范公司發(fā)票開具、使用、保管及核銷全流程管理，保障發(fā)票信息真實、準確、完整，防范稅務(wù)合規(guī)風險與財務(wù)損失，適配跨境營銷策劃業(yè)務(wù)的境內(nèi)外稅務(wù)監(jiān)管要求，依據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》《中華人民共和國增值稅暫行條例》《中華人民共和國外匯管理條例》及歐盟VAT相關(guān)監(jiān)管規(guī)定等境內(nèi)外法律法規(guī)，結(jié)合公司業(yè)務(wù)實際，制定本制度。第二條本制度所稱發(fā)票，包括境內(nèi)經(jīng)營活動所需的增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票，以及跨境業(yè)務(wù)涉及的形式發(fā)票、商業(yè)發(fā)票、境外稅務(wù)發(fā)票等各類合法票據(jù)。第三條本制度適用于公司所有經(jīng)營業(yè)務(wù)相關(guān)的發(fā)票開具、審核、保管、傳遞、作廢、紅沖及歸檔等管理工作，涉及業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部、跨境業(yè)務(wù)事業(yè)部、法務(wù)部、審計部及所有參與發(fā)票管理的人員。第四條發(fā)票管理遵循以下核心原則：（一）合規(guī)合法原則：嚴格遵守境內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及稅務(wù)監(jiān)管要求，確保發(fā)票開具與管理全流程合規(guī)；（二）真實準確原則：發(fā)票信息必須與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)完全相符，票面要素填寫完整、規(guī)范，無虛假開具或信息篡改情況；（三）全程管控原則：對發(fā)票從申請、開具、傳遞到保管、歸檔的全生命周期實施閉環(huán)管理，確保每一張發(fā)票可追溯；（四）風險防控原則：強化跨境發(fā)票的稅務(wù)合規(guī)審核，提前規(guī)避目標市場稅務(wù)處罰風險，保障公司稅務(wù)安全；（五）高效協(xié)同原則：各相關(guān)部門分工協(xié)作、信息共享，保障發(fā)票管理流程順暢高效。第五條公司建立“業(yè)務(wù)部門申請、財務(wù)部審核開具、多部門協(xié)同監(jiān)督”的發(fā)票管理體系，明確各層級管理職責，確保發(fā)票管理工作規(guī)范有序開展。第二章職責分工第六條業(yè)務(wù)部門職責：（一）負責提出發(fā)票開具申請，準確提供開票所需基礎(chǔ)信息，包括客戶名稱、納稅人識別號（境內(nèi)客戶）、VAT號（歐盟等境外客戶）、地址、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、幣種、結(jié)算方式及交貨條款等；（二）對申請開票的業(yè)務(wù)真實性、信息準確性負責，確保申請信息與業(yè)務(wù)合同、實際交易情況一致；（三）負責將開具完成的發(fā)票及時傳遞給客戶，跟蹤發(fā)票簽收情況，對跨境業(yè)務(wù)發(fā)票還需配合財務(wù)部完成境外客戶信息核驗工作；（四）協(xié)助財務(wù)部處理發(fā)票開具后的異常問題，如客戶信息變更、發(fā)票退回等。第七條財務(wù)部職責：（一）負責發(fā)票的統(tǒng)一申購、領(lǐng)用、保管與核銷管理，建立發(fā)票管理臺賬，詳細記錄發(fā)票購入、領(lǐng)用、開具、作廢、紅沖、歸檔等信息；（二）負責審核業(yè)務(wù)部門提交的發(fā)票開具申請，核查申請信息的完整性、準確性及業(yè)務(wù)真實性，對跨境業(yè)務(wù)發(fā)票還需核查是否符合目標市場稅務(wù)要求；（三）按照審核通過的申請，規(guī)范開具各類發(fā)票，確保票面要素填寫完整、清晰，跨境發(fā)票需根據(jù)目標市場要求選用對應(yīng)語言及格式；（四）負責發(fā)票作廢、紅沖的審核與操作，嚴格把控作廢、紅沖條件，規(guī)范留存相關(guān)證明材料；（五）負責發(fā)票的歸檔管理，按照檔案管理規(guī)定整理留存發(fā)票存根聯(lián)、記賬聯(lián)及相關(guān)審核資料，確保歸檔資料完整可追溯；（六）跟蹤境內(nèi)外稅務(wù)政策變動，及時更新發(fā)票管理規(guī)范，為各部門提供發(fā)票管理相關(guān)的稅務(wù)咨詢支持；（七）配合審計部及稅務(wù)機關(guān)的發(fā)票核查工作，提供相關(guān)資料。第八條跨境業(yè)務(wù)事業(yè)部職責：（一）負責收集目標市場的發(fā)票管理規(guī)定及稅務(wù)政策，包括歐盟VAT發(fā)票要求、美國稅務(wù)申報相關(guān)票據(jù)規(guī)范等，及時同步給財務(wù)部；（二）協(xié)助業(yè)務(wù)部門核驗境外客戶的稅務(wù)信息，如歐盟客戶VAT號的真實性可通過VIES系統(tǒng)查詢驗證；（三）配合財務(wù)部處理跨境發(fā)票的稅務(wù)合規(guī)問題，提供目標市場的屬地化支撐。第九條法務(wù)部職責：（一）為發(fā)票管理提供法律支持，審核發(fā)票相關(guān)的合同條款合規(guī)性；（二）協(xié)助排查發(fā)票管理過程中的法律風險，對違規(guī)開具發(fā)票等行為提供法律意見；（三）協(xié)助處理因發(fā)票問題引發(fā)的法律糾紛。第十條審計部職責：（一）定期對公司發(fā)票管理流程開展專項監(jiān)督檢查，核查發(fā)票開具的真實性、合規(guī)性，以及發(fā)票保管、歸檔的完整性；（二）對檢查中發(fā)現(xiàn)的發(fā)票管理違規(guī)問題提出整改建議，跟蹤整改落實情況；（三）向管理層提交發(fā)票管理監(jiān)督檢查報告。第三章發(fā)票開具管理第十一條發(fā)票開具申請：業(yè)務(wù)部門完成經(jīng)營業(yè)務(wù)后，需在3個工作日內(nèi)填寫《發(fā)票開具申請表》，連同業(yè)務(wù)合同、結(jié)算憑證等相關(guān)資料提交至財務(wù)部。申請表需明確區(qū)分境內(nèi)/跨境業(yè)務(wù)類型，跨境業(yè)務(wù)還需注明目標市場及相關(guān)稅務(wù)特殊要求。第十二條申請審核：財務(wù)部收到申請后，需在2個工作日內(nèi)完成審核。審核內(nèi)容包括：業(yè)務(wù)合同與申請信息的一致性、開票信息的完整性、跨境業(yè)務(wù)是否符合目標市場稅務(wù)要求、是否屬于跨境應(yīng)稅行為免征增值稅范圍等。審核通過的，進入開票流程；審核不通過的，退回業(yè)務(wù)部門補充完善。第十三條境內(nèi)發(fā)票開具規(guī)范：（一）開具增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票時，需準確填寫客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，業(yè)務(wù)內(nèi)容需與實際經(jīng)營活動一致，詳細列明服務(wù)項目、數(shù)量、單價、金額、稅率及稅額；（二）對于廣告投放地在境外的廣告服務(wù)等符合跨境應(yīng)稅行為免征增值稅政策的業(yè)務(wù)，開具發(fā)票時需在備注欄注明“跨境應(yīng)稅行為免稅”字樣，并留存相關(guān)證明材料；（三）發(fā)票開具后，需加蓋公司發(fā)票專用章，確保印章清晰、完整。第十四條跨境發(fā)票開具規(guī)范：（一）向歐盟客戶提供服務(wù)時，若客戶為VAT注冊企業(yè)，開具的發(fā)票需包含雙方名稱、地址、VAT號、發(fā)票編號及開具日期、服務(wù)明細、金額、幣種、適用稅率及稅額等信息，核心字段需使用目標國官方語言；（二）向美國客戶提供服務(wù)時，商業(yè)發(fā)票需包含HS編碼（精確至6位）、原產(chǎn)國標識（“MadeinChina”），若涉及免稅業(yè)務(wù)需標注適用的免稅依據(jù)；（三）形式發(fā)票作為跨境業(yè)務(wù)的預(yù)付款或清關(guān)依據(jù)時，需與后續(xù)商業(yè)發(fā)票信息嚴格一致，明確標注“形式發(fā)票”字樣及有效期；（四）跨境發(fā)票可根據(jù)客戶要求開具電子發(fā)票，電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力，需確保電子發(fā)票的真實性、完整性及可追溯性。第十五條開票時限：財務(wù)部需在審核通過后3個工作日內(nèi)完成發(fā)票開具工作。對于跨境業(yè)務(wù)，若需適配目標市場稅務(wù)系統(tǒng)要求，可適當延長，但最長不超過5個工作日。第四章發(fā)票保管與傳遞管理第十六條發(fā)票保管：財務(wù)部需設(shè)立專門的發(fā)票保管專柜，指定專人負責發(fā)票管理?？瞻装l(fā)票、發(fā)票專用章需分開存放，實行雙人看管制度；已開具的發(fā)票存根聯(lián)、記賬聯(lián)需按順序整理存放，跨境發(fā)票還需同步留存境外客戶信息核驗記錄、稅務(wù)政策依據(jù)等相關(guān)資料。第十七條發(fā)票傳遞：業(yè)務(wù)部門領(lǐng)取發(fā)票后，需在1個工作日內(nèi)傳遞給客戶，并做好傳遞記錄，包括傳遞時間、接收人、聯(lián)系方式等；跨境發(fā)票通過郵寄方式傳遞的，需選擇安全可靠的郵寄渠道，留存郵寄憑證并跟蹤物流狀態(tài)，確保發(fā)票安全送達。第十八條歸檔管理：發(fā)票開具完成后，財務(wù)部需在5個工作日內(nèi)將發(fā)票記賬聯(lián)、《發(fā)票開具申請表》、業(yè)務(wù)合同、結(jié)算憑證等相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料需按“年-月-客戶-業(yè)務(wù)類型”建立層級分類，電子發(fā)票需同步進行云端備份，備份期限不低于法定檔案保管期限。第十九條發(fā)票保管期限：境內(nèi)發(fā)票存根聯(lián)、記賬聯(lián)及相關(guān)資料的保管期限為10年；跨境發(fā)票及相關(guān)稅務(wù)資料的保管期限需同時滿足境內(nèi)外相關(guān)規(guī)定要求，最短不低于10年。保管期滿后，需按規(guī)定程序報經(jīng)批準后銷毀。第五章發(fā)票作廢與紅沖管理第二十條發(fā)票作廢條件：發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，且符合作廢條件的，可辦理發(fā)票作廢。境內(nèi)增值稅發(fā)票作廢需同時滿足以下條件：收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)，且時間未超過銷售方開票當月，銷售方未抄稅且未記賬。第二十一條發(fā)票作廢流程：業(yè)務(wù)部門需向財務(wù)部提交《發(fā)票作廢申請表》，說明作廢原因并附相關(guān)證明材料（如退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)等）；財務(wù)部審核通過后，方可辦理作廢手續(xù)，并在發(fā)票管理臺賬中注明作廢原因及日期；作廢的發(fā)票需全部聯(lián)次完整留存，不得擅自銷毀。第二十二條發(fā)票紅沖條件：不符合發(fā)票作廢條件的，需開具紅字發(fā)票。包括：跨月發(fā)現(xiàn)開票錯誤、應(yīng)稅服務(wù)中止但已抄稅記賬、發(fā)票已交付客戶且無法退回等情形。第二十三條發(fā)票紅沖流程：業(yè)務(wù)部門提交《發(fā)票紅沖申請表》及相關(guān)證明材料，跨境發(fā)票紅沖還需提供境外客戶出具的相關(guān)說明；財務(wù)部審核通過后，按境內(nèi)外相關(guān)規(guī)定開具紅字發(fā)票，紅字發(fā)票信息需與原發(fā)票信息一一對應(yīng)；紅沖完成后，需將紅字發(fā)票、原發(fā)票及相關(guān)證明材料整理歸檔，并更新發(fā)票管理臺賬。第六章監(jiān)督考核與責任追究第二十四條監(jiān)督檢查：審計部每季度開展一次發(fā)票管理專項監(jiān)督檢查，財務(wù)部每月開展一次自查，重點核查以下內(nèi)容：發(fā)票開具的真實性、合規(guī)性；發(fā)票申請審核流程的完整性；發(fā)票保管、傳遞、歸檔的規(guī)范性；作廢、紅沖發(fā)票的處理合規(guī)性等。第二十五條考核評價：公司將發(fā)票管理工作成效納入相關(guān)部門及人員的績效考核體系，核心考核指標包括：發(fā)票開具準確率、審核及時率、資料歸檔完整性、跨境發(fā)票合規(guī)率等?？己私Y(jié)果與部門績效獎金、員工評優(yōu)評先直接掛鉤。第二十六條責任追究：對違反本制度規(guī)定，存在以下行為的部門及個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰：（一）提供虛假信息申請開票、虛開發(fā)票的；（二）未按規(guī)定審核發(fā)票開具申請，導(dǎo)致發(fā)票信息錯誤或違規(guī)開票的；（三）擅自作廢、紅沖發(fā)票，或丟失、損毀發(fā)票及相關(guān)資料的；（四）未按規(guī)定傳遞、保管發(fā)票，導(dǎo)致發(fā)票丟失或信息泄露的；（五）拒絕配合監(jiān)督檢查或隱瞞問題不整改的；（六）因失職瀆職導(dǎo)致公司面臨稅務(wù)處罰或經(jīng)濟損失的。處罰方式包括口頭警告、書面警告、績效扣分、罰款等；情節(jié)嚴重的，給予降職降薪、解除勞動合同等處分；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)追究刑事責任。第七章附則第二十七條本制度由公司財務(wù)部牽頭，會同跨境業(yè)務(wù)事業(yè)