PAGE政府培訓(xùn)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府培訓(xùn)工作的規(guī)范化管理，提高培訓(xùn)質(zhì)量，確保培訓(xùn)效果，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在培訓(xùn)工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府組織開展的各類培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)從策劃、組織、實(shí)施到評估等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容與分類（一）培訓(xùn)計(jì)劃類1.培訓(xùn)需求調(diào)研報(bào)告：詳細(xì)記錄通過各種方式收集到的培訓(xùn)需求信息，包括培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式等方面的需求分析。2.年度培訓(xùn)計(jì)劃：明確本年度政府計(jì)劃開展的各類培訓(xùn)項(xiàng)目，包括培訓(xùn)主題、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)師資等內(nèi)容。3.培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施方案：針對具體培訓(xùn)項(xiàng)目制定的詳細(xì)實(shí)施方案，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方法、培訓(xùn)步驟、培訓(xùn)師資安排、培訓(xùn)教材選用等。（二）培訓(xùn)組織與實(shí)施類1.培訓(xùn)通知：發(fā)布給培訓(xùn)對象的正式通知，包括培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、要求等信息。2.培訓(xùn)報(bào)名登記表：記錄培訓(xùn)對象報(bào)名參加培訓(xùn)的相關(guān)信息，如姓名、單位、聯(lián)系方式、培訓(xùn)項(xiàng)目等。3.培訓(xùn)教材及資料：包括培訓(xùn)過程中使用的教材、講義、課件、參考資料等。4.培訓(xùn)師資資料：培訓(xùn)師資的個(gè)人簡歷、資質(zhì)證書、授課經(jīng)歷等。5.培訓(xùn)考勤記錄：詳細(xì)記錄培訓(xùn)期間培訓(xùn)對象的出勤情況，包括請假、遲到、早退等信息。6.培訓(xùn)課堂記錄：對培訓(xùn)過程中教師授課內(nèi)容、學(xué)員互動(dòng)情況、課堂討論等進(jìn)行的記錄，可以采用文字記錄、錄音、錄像等方式。（三）培訓(xùn)考核與評估類1.培訓(xùn)考核試卷：根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計(jì)的考核試卷，以及試卷答案和評分標(biāo)準(zhǔn)。2.學(xué)員考核成績記錄：記錄每個(gè)學(xué)員的考核成績及考核結(jié)果（合格、不合格等）。3.培訓(xùn)評估報(bào)告：對培訓(xùn)效果進(jìn)行全面評估的報(bào)告，包括培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成情況、學(xué)員滿意度、培訓(xùn)對工作的實(shí)際影響等方面的評估。評估方式可以包括問卷調(diào)查、學(xué)員座談會(huì)、培訓(xùn)后跟蹤調(diào)查等。（四）培訓(xùn)總結(jié)與反饋類1.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告：對整個(gè)培訓(xùn)活動(dòng)進(jìn)行全面總結(jié)，包括培訓(xùn)目標(biāo)完成情況、培訓(xùn)內(nèi)容的適用性、培訓(xùn)方法的有效性、培訓(xùn)師資的表現(xiàn)、培訓(xùn)過程中存在的問題及改進(jìn)措施等。2.學(xué)員反饋意見：收集學(xué)員對培訓(xùn)活動(dòng)的意見和建議，包括對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)組織等方面的評價(jià)和改進(jìn)想法。（五）其他相關(guān)類1.培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算及報(bào)銷憑證：記錄培訓(xùn)活動(dòng)的費(fèi)用預(yù)算情況，以及實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用報(bào)銷憑證，包括培訓(xùn)場地租賃費(fèi)用、培訓(xùn)師資費(fèi)用、培訓(xùn)教材費(fèi)用、學(xué)員食宿費(fèi)用等。2.培訓(xùn)活動(dòng)照片、視頻等影像資料：直觀反映培訓(xùn)活動(dòng)現(xiàn)場情況、學(xué)員學(xué)習(xí)狀態(tài)、培訓(xùn)成果展示等方面的照片和視頻資料。3.與培訓(xùn)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要：涉及培訓(xùn)活動(dòng)的策劃、組織、協(xié)調(diào)等方面的會(huì)議記錄，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容及決議等。三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.明確責(zé)任主體：各培訓(xùn)項(xiàng)目的組織實(shí)施部門負(fù)責(zé)本項(xiàng)目培訓(xùn)檔案的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理和歸檔。2.及時(shí)收集：在培訓(xùn)活動(dòng)開展過程中，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的各類文件資料收集齊全，確保檔案資料的完整性和時(shí)效性。3.全面收集：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的所有文件資料，不得遺漏重要信息。（二）整理方法1.分類整理：按照本制度規(guī)定的培訓(xùn)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件資料進(jìn)行分類。2.編號標(biāo)識：對每一份文件資料進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可以采用年份+項(xiàng)目編號+資料類別編號+順序號的方式進(jìn)行編號。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)文件資料，應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.編制目錄：根據(jù)分類整理后的檔案資料，編制詳細(xì)的目錄。目錄應(yīng)包括檔案類別、編號、文件名稱、日期等信息，以便于快速檢索和查閱檔案。四、培訓(xùn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔：培訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的培訓(xùn)檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)間一般不得超過培訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后的[X]個(gè)工作日。2.歸檔手續(xù)：檔案移交部門和接收部門應(yīng)辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，雙方簽字確認(rèn)。交接清單應(yīng)包括檔案類別、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。2.電子檔案保管：對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行存儲，建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索和查閱。3.檔案存放排列：紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)按照類別、年度、項(xiàng)目等順序進(jìn)行存放排列，便于查找和管理。（三）保管期限1.短期保管：對于一些時(shí)效性較強(qiáng)、對后續(xù)工作參考價(jià)值較小的培訓(xùn)檔案，保管期限為[X]年。2.中期保管：一般的培訓(xùn)檔案保管期限為[X]年，以便在一定時(shí)間內(nèi)為培訓(xùn)工作的總結(jié)、評估和改進(jìn)提供參考依據(jù)。3.長期保管：對于涉及重要培訓(xùn)項(xiàng)目、具有長期歷史價(jià)值或?qū)φぷ饔兄卮笥绊懙呐嘤?xùn)檔案，應(yīng)進(jìn)行長期保管，保管期限為[X]年以上。（四）檔案保管的檢查與維護(hù)1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。定期檢查的周期一般為每年一次。2.日常維護(hù)：在日常工作中，應(yīng)注意對檔案的維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換。3.安全管理：加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，配備必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全。五、培訓(xùn)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：政府內(nèi)部工作人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。查閱申請表應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.外部查閱：因特殊情況需要外部單位或人員查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)經(jīng)政府相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的查閱手續(xù)。查閱手續(xù)應(yīng)包括查閱申請表、查閱單位或人員的身份證明、查閱范圍和期限等內(nèi)容。外部查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.申請：查閱人員填寫檔案查閱申請表，提交給所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批部門。2.審批：審批部門對查閱申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱：查閱人員憑批準(zhǔn)后的查閱申請表到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱，提供必要的查閱條件。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.登記：檔案管理部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。（三）檔案利用1.信息共享：培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)積極推動(dòng)培訓(xùn)檔案信息的共享，為政府內(nèi)部各部門提供培訓(xùn)資源和經(jīng)驗(yàn)借鑒，促進(jìn)培訓(xùn)工作的協(xié)同發(fā)展。2.決策支持：通過對培訓(xùn)檔案的分析和研究，為政府制定培訓(xùn)政策、規(guī)劃培訓(xùn)項(xiàng)目、評估培訓(xùn)效果等提供決策支持。3.培訓(xùn)改進(jìn)：利用培訓(xùn)檔案中記錄的培訓(xùn)過程和效果信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)培訓(xùn)工作，提高培訓(xùn)質(zhì)量。六、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：對于已達(dá)到保管期限的培訓(xùn)檔案，經(jīng)檔案管理部門鑒定后，確無保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.檔案內(nèi)容失效：由于政策調(diào)整、培訓(xùn)內(nèi)容更新等原因，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不再具有實(shí)際參考價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。3.其他特殊情況：因不可抗力等特殊原因，導(dǎo)致檔案無法正常保管或已失去使用價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的培訓(xùn)檔案進(jìn)行鑒定，填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案名稱、編號、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：檔案銷毀鑒定表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)政府相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可以采