PAGE培訓機構(gòu)總務制度一、總則（一）目的為了加強培訓機構(gòu)總務工作的管理，提高服務質(zhì)量，保障培訓教學活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓機構(gòu)全體員工及參與培訓活動的相關人員。（三）基本原則1.服務至上原則：總務工作要以服務培訓教學、服務師生為宗旨，樹立良好的服務意識，提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時的服務。2.規(guī)范管理原則：建立健全各項規(guī)章制度，嚴格按照規(guī)定程序辦事，做到管理規(guī)范化、科學化、制度化。3.勤儉節(jié)約原則：合理使用資源，節(jié)約開支，杜絕浪費，降低運營成本。4.安全第一原則：確保培訓機構(gòu)的設施設備、人員財產(chǎn)等安全，預防各類安全事故的發(fā)生。二、機構(gòu)設施管理（一）場地管理1.場地規(guī)劃根據(jù)培訓教學需求，合理規(guī)劃培訓場地，包括教室、實驗室、會議室、辦公區(qū)域等的布局。確保各場地功能明確，滿足教學、辦公等活動的要求。2.場地維護定期對培訓場地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理場地設施的損壞、老化等問題。保持場地的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃、消毒，為師生提供良好的學習和工作環(huán)境。對場地的水電、門窗、消防等設施進行日常檢查和維護，確保其正常運行，消除安全隱患。（二）設備管理1.設備采購根據(jù)培訓教學需要，制定設備采購計劃，明確采購設備的種類、數(shù)量、規(guī)格等要求。按照相關法律法規(guī)和采購程序，進行設備采購，確保采購設備的質(zhì)量和適用性。對采購的設備進行驗收，檢查設備的型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求，同時索取設備的相關資料，如說明書、保修卡等。2.設備登記建立設備臺賬，對培訓機構(gòu)的各類設備進行詳細登記，包括設備名稱、型號、規(guī)格、購置時間、購置價格、使用部門、使用人等信息。定期對設備臺賬進行更新，確保設備信息的準確性和完整性。3.設備使用與維護制定設備使用操作規(guī)程，要求使用人員嚴格按照操作規(guī)程使用設備，避免因操作不當造成設備損壞。定期對設備進行維護保養(yǎng)，按照設備的保養(yǎng)要求，進行清潔、潤滑、調(diào)試、緊固等工作，確保設備的正常運行。對設備的故障進行及時維修，記錄維修情況，包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修人員、維修費用等信息。4.設備報廢對已損壞且無法修復或已達到使用年限、無使用價值的設備，按照規(guī)定程序進行報廢處理。填寫設備報廢申請表，說明設備報廢原因、設備名稱、型號、規(guī)格、購置時間等信息，經(jīng)相關部門審核批準后進行報廢。對報廢設備進行妥善處理，可采取變賣、捐贈等方式，確保資產(chǎn)的合理處置。三、物資采購與管理（一）采購計劃1.根據(jù)培訓教學、辦公等工作的需要，定期編制物資采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、采購時間等要求。2.采購計劃應充分考慮庫存情況、使用需求變化等因素，確保采購物資的合理性和及時性。（二）采購流程1.采購申請：使用部門根據(jù)實際需要填寫物資采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審核。2.審批：采購申請表提交至總務部門，總務部門對采購申請進行審核，根據(jù)采購計劃和庫存情況，確定是否批準采購申請。對于金額較大的采購申請，需提交至培訓機構(gòu)管理層進行審批。3.采購實施：經(jīng)審批通過的采購申請，由總務部門負責組織實施采購。采購人員應選擇合適的供應商，按照采購程序進行采購，確保采購物資的質(zhì)量和價格合理。4.驗收：采購物資到貨后，由使用部門、總務部門等相關人員共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、型號等是否符合采購要求，同時檢查物資的相關資料是否齊全。驗收合格后，填寫驗收報告。（三）物資庫存管理1.庫存登記：建立物資庫存臺賬，對采購入庫的物資進行詳細登記，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、存放位置等信息。2.庫存盤點：定期對物資庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。3.庫存保管：各類物資應按照規(guī)定的存放方式進行保管，確保物資的安全和完好。對于易燃易爆、有毒有害等特殊物資，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。4.庫存預警：設定物資庫存預警線，當庫存物資數(shù)量低于預警線時，及時發(fā)出預警信息，提醒相關人員進行采購，避免影響培訓教學等工作的正常開展。（四）物資領用與發(fā)放1.領用申請：使用部門或人員根據(jù)工作需要填寫物資領用申請表，注明領用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審核。2.發(fā)放：總務部門根據(jù)審批后的領用申請表，進行物資發(fā)放。發(fā)放時應嚴格按照規(guī)定的數(shù)量和標準進行發(fā)放，確保物資的合理使用。3.領用記錄：對物資領用情況進行記錄，包括領用時間、領用部門、領用人員、領用物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，以便進行統(tǒng)計和核算。四、財務管理（一）預算管理1.根據(jù)培訓機構(gòu)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，編制總務部門年度預算，包括人員經(jīng)費、辦公費用、設備采購費用、場地維護費用等各項支出預算。2.預算編制應遵循科學合理、實事求是、勤儉節(jié)約的原則，充分考慮培訓教學工作的實際需求和財務狀況。3.年度預算經(jīng)培訓機構(gòu)管理層審核批準后，嚴格按照預算執(zhí)行，確保各項費用支出的合理性和可控性。（二）費用報銷1.制定費用報銷制度，明確費用報銷的范圍、標準、流程等要求。2.員工發(fā)生的費用支出，應按照規(guī)定填寫費用報銷申請表，附上相關的發(fā)票、收據(jù)等憑證，并經(jīng)部門負責人簽字審核。3.總務部門對費用報銷申請進行審核，審核內(nèi)容包括費用的真實性、合理性、合規(guī)性等。對于符合報銷規(guī)定的申請，予以報銷；對于不符合規(guī)定的申請，予以退回并說明原因。4.費用報銷經(jīng)總務部門審核后，提交至財務部門進行審批和支付。財務部門應嚴格按照財務制度進行審核，確保費用報銷的準確性和合法性。（三）財務審計1.定期對總務部門的財務收支情況進行審計，檢查財務制度的執(zhí)行情況、費用支出的合理性、預算的執(zhí)行情況等。2.審計工作可由培訓機構(gòu)內(nèi)部審計部門或委托外部審計機構(gòu)進行。審計結(jié)束后，出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。3.根據(jù)審計報告，總務部門應及時進行整改，加強財務管理，規(guī)范財務行為，提高資金使用效益。五、安全管理（一）安全制度1.建立健全安全管理制度，明確安全管理職責，制定安全工作目標和措施。2.安全管理制度應包括消防安全制度、食品安全制度、設施設備安全管理制度、人員安全管理制度等內(nèi)容。（二）安全教育與培訓1.定期組織員工和參與培訓活動的人員進行安全教育與培訓，提高安全意識和安全技能。2.安全教育與培訓內(nèi)容包括安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、安全事故案例分析等。3.對新入職員工和新參與培訓活動的人員，應進行專門的入職安全教育與培訓，經(jīng)考試合格后方可上崗或參與培訓活動。（三）安全檢查與隱患排查1.定期開展安全檢查與隱患排查工作，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。安全檢查可分為日常檢查、專項檢查、季節(jié)性檢查等。2.安全檢查內(nèi)容包括場地設施安全、設備安全、消防安全、食品安全、人員安全等方面。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應及時下達整改通知書，明確整改責任人和整改期限，跟蹤整改情況，確保隱患得到及時消除。（四）安全應急管理1.制定安全應急預案，包括火災應急預案水災應急預案、食品安全事故應急預案等。安全應急預案應明確應急組織機構(gòu)、應急響應程序、應急處置措施等內(nèi)容。2.定期組織安全應急演練，提高員工和參與培訓活動人員的應急處置能力。安全應急演練可根據(jù)實際情況進行桌面演練或?qū)崙?zhàn)演練。3.發(fā)生安全事故時，應立即啟動安全應急預案，迅速采取應急處置措施，保護現(xiàn)場，及時報告相關部門，并積極配合有關部門進行調(diào)查處理。六、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）環(huán)境衛(wèi)生制度1.建立環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確環(huán)境衛(wèi)生管理職責和標準。2.環(huán)境衛(wèi)生管理制度應包括場地清潔衛(wèi)生標準、垃圾分類處理要求、公共區(qū)域衛(wèi)生維護等內(nèi)容。（二）清潔衛(wèi)生工作1.制定清潔衛(wèi)生工作計劃，安排專人負責培訓場地、辦公區(qū)域、公共區(qū)域等的清潔衛(wèi)生工作。2.清潔衛(wèi)生工作應按照規(guī)定的時間和標準進行，確保場地和區(qū)域的清潔衛(wèi)生。清潔內(nèi)容包括地面清掃、門窗擦拭、垃圾清理、衛(wèi)生間清潔等。3.定期對清潔衛(wèi)生工作進行檢查和考核，確保清潔衛(wèi)生工作質(zhì)量。（三）垃圾分類處理1.在培訓機構(gòu)內(nèi)設置垃圾分類收集容器，按照可回收物、有害垃圾、廚余垃圾、其他垃圾等類別進行分類收集。2.對垃圾分類收集容器進行定期清理和更換，確保垃圾不堆積、不溢出。3.按照當?shù)乩诸愄幚硪?guī)定，將分類后的垃圾交由專業(yè)的垃圾處理機構(gòu)進行處理，避免對環(huán)境造成污染。七、人員管理（一）崗位職責1.明確總務部門各崗位的崗位職責，確保各項工作任務落實到具體人員。2.崗位職責應包括工作內(nèi)容、工作標準、工作流程、考核指標等方面，使員工清楚了解自己的工作職責和要求。（二）人員招聘與培訓1.根據(jù)總務工作需要，制定人員招聘計劃，招聘合適的人員充實總務隊伍。2.對新入職員工進行入職培訓，使其熟悉培訓機構(gòu)的基本情況、規(guī)章制度、工作流程等，盡快適應工作崗位。3.定期組織員工參加業(yè)務培訓和技能培訓，提高員工的業(yè)務水平和工作能力。培訓內(nèi)容可包括設施設備管理、物資采購、財務管理、安全管理等方面。