公司檔案管理制度

公司檔案管理制度「篇一」

為了加強(qiáng)和規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱

和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散

失和泄密，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本單位工作實(shí)際

情況，特制定本制度。

第一條會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤、會(huì)計(jì)核

算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重

要史料和證據(jù)。具體包括：

（-）會(huì)計(jì)憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

（二）會(huì)計(jì)賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定費(fèi)產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬

簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類。包括月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告，報(bào)告中要有會(huì)

計(jì)報(bào)表、附表、附注及必要的文說明。

（四）其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、

會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)及其他在會(huì)計(jì)核算工作中直接形成的對(duì)國家

和社會(huì)及各核算單位具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算資料。

第二條會(huì)計(jì)檔案的整理。

年后，應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材

料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成兒個(gè)類型的案卷，將各卷按順序編號(hào)。

（-）會(huì)計(jì)憑證

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一

份。

（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止

日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。

（二）會(huì)計(jì)賬簿：各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其

它均需整理妥善保管。

（1）會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”

樣，不填其它內(nèi)容。

（2）會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是

否齊全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全，撤去賬殼，用堅(jiān)固耐磨

的紙張做封面、封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：

a、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面；

b、賬簿啟用表；

c^賬戶目錄；

d、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁；

e、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。

（8）會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款

日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

（三）會(huì)計(jì)報(bào)表

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度終了統(tǒng)一

歸檔保管。

第三條會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管。

（-）當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后

轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀

等一系列工作。

（三）機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制

會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報(bào)表等

會(huì)計(jì)電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份

盤：同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操

作日志等其他會(huì)計(jì)資料7會(huì)計(jì)檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會(huì)計(jì)軟件保

管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)資料，根據(jù)

保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會(huì)計(jì)檔案的保管期限。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會(huì)計(jì)檔案其保

存期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5

類。詳見附表一。

第五條會(huì)計(jì)檔案的借閱。

（-）建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。

（二）凡需借會(huì)計(jì)檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

（三）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽

換。

（四）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)，需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

公司檔案管理制度「篇二」

為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作

的的制度化、規(guī)化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司

的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)

則。

一、總則

（-）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反

映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的

重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)

一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)

營活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均

須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)

（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管?；韭氊?zé)為：

1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。

2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的枳

累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。

4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：

1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情

況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、根據(jù)本公司各部門歸檔圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)

定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。

三、檔案接收與整理

（一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)

面：

公司檔案管理制度「篇三」

一、目的

更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損

壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個(gè)人簡歷

員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身

份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員

工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等

情形。

三、檔案規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予

錄用和解聘。

1.3對(duì)人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于

《入職員工人事檔案登汜》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件

二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對(duì)檔案編號(hào)，人事檔案原則上是永久保

存。

1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)

職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查

驗(yàn)。

1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位

前，對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

1.6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸

檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，

應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管

及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，員工編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子

目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外

借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件

三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級(jí)員工杳、借閱員工的人事檔案。

2.3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可

延長），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔

案管理的規(guī)定。

2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記［附

件三）。

3、查、借閱檔案注意

3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取訐須經(jīng)行政人力資

源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審

批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事

檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦

同。

公司檔案管理制度「篇四」

一、客戶資料管理辦法總則。

為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強(qiáng)客戶資料管理，做好客戶服務(wù)品質(zhì)

提升和客戶關(guān)系維護(hù)的基礎(chǔ)工作，提升客戶滿意度和忠誠度，使公司對(duì)客戶的管理

規(guī)范化、有效化，保證穩(wěn)定開展，特制訂本客戶資料管理辦法。

二、客戶資料管理辦法管理范圍。

1、公司已合作客戶（老客戶）、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資

料都納入本管理辦法范圍。

2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、杳閱、分析等方面.

3、公司客戶為與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商和經(jīng)銷商及合作的重點(diǎn)客戶、品牌

客戶。

三、客戶資料的內(nèi)容。

完整的客戶資料包不以下資料信息：

1、公司信息部負(fù)責(zé)公司所有客戶基本信息的匯總、整理。

a、客戶基本資料的收集是業(yè)務(wù)拓展的基礎(chǔ)，也是客戶資料管理的第一步?？?/p>

戶基本資料的收集主要由市場人員完成，市場人員要熟練掌握各種客戶資料收集的

有效方法，積極主動(dòng)的收集客戶信息。

b、客戶基本信息包括客戶的企業(yè)名稱、地址、所有者（法人代表）、成立時(shí)

間、企業(yè)性質(zhì)、所屬行業(yè)、注冊(cè)資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、傳真、郵箱）等

方面。

C、對(duì)經(jīng)銷商、重點(diǎn)/品牌資料要在ERP中規(guī)范管理。建立必要的信息系統(tǒng)，如

客戶性質(zhì)/客戶合作年限/經(jīng)營品牌/信用評(píng)估/財(cái)務(wù)狀況/人員狀況等。

2、建立客戶檔案，并編制客戶一覽表供查閱。

1）、每發(fā)展、接觸一個(gè)新客戶，均應(yīng)建立客戶檔案戶頭；

2）、客戶檔案適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，摸清客戶基本信息“如客戶名稱、法定

代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經(jīng)營范圍、注冊(cè)資本等。

3）、建立客戶特征資料，客戶特征資料包括企業(yè)規(guī)模（營業(yè)額、員工人

數(shù)）、采購決策特征、具體需求、決策者個(gè)人信息（愛好或偏好、生日等）、業(yè)務(wù)

發(fā)展趨勢(shì)等。

3、客戶檔案的更新、修改。

1）、客戶單位的重大變動(dòng)事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案;

2）、對(duì)客戶單位的重大變動(dòng)事項(xiàng)、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔

案；

3）、積累客戶年度業(yè)績和財(cái)務(wù)狀況報(bào)告。

4）客戶在財(cái)務(wù)上的開戶、更改戶名需提供紙制申請(qǐng)，并做好檔案記錄（銷售

中心及財(cái)務(wù)部存檔，公司ERP做好記錄和分類，及時(shí)和相關(guān)人員溝通，并做好記

錄）

4、建立客戶交易資料

客戶與競爭對(duì)手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客戶與公司歷史

交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號(hào)、流失原因）等。

四、公司各部門與客戶接觸的重大事項(xiàng)，均須報(bào)告信息部（除該業(yè)務(wù)保密

外），不得局限在業(yè)務(wù)人員個(gè)人范圍內(nèi)。

五、員工調(diào)離公司時(shí)，不得將客戶資料帶走，其業(yè)務(wù)部門會(huì)同信息部將其客戶

資料接收、整理、歸檔。

六、建立客戶信息查閱權(quán)限制，未經(jīng)許可，不得隨意調(diào)閱客戶檔案。

七、客戶管理。

1、接待客戶，按公司對(duì)外接待辦法處理以及招待費(fèi)用管理辦法進(jìn)行審批接

待。

2、與客戶的信函、傳真、長話交往，均應(yīng)按公司各項(xiàng)管理辦法記錄在案，并

整合在客戶檔案內(nèi)。

3、對(duì)一些較重要、未來將發(fā)展的新客戶，公司要有兩個(gè)以上的人員與之聯(lián)

系，并建立聯(lián)系報(bào)告制。

4、負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系的員工調(diào)離公司時(shí)，應(yīng)由公司及時(shí)通知有關(guān)客戶，產(chǎn)指派

其員工頂替調(diào)離員工迅速與客戶建立聯(lián)系。

八、客戶資料管理辦法附則。

本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補(bǔ)充，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

公司檔案管理制度「篇五」

1、發(fā)文格式中，函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用

(1)函：與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答復(fù)

問題等用函。

(2)通告：在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題，或者是有些工作或其他事項(xiàng)

需要外界配合等用通告。

(3)通知：是發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)

的公文批轉(zhuǎn)所屬單位，要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行

文種。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、會(huì)議通知、任免通知。

(4)報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問

等用報(bào)告。

_(5)請(qǐng)示：請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示，答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用請(qǐng)

ZjXo

2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集；

(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集：

(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集；

(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料?；

(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況；

(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系，從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文

件法規(guī)：

(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。

3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度；

(2)及時(shí)做好催還、清退工作，檔案材料不得個(gè)人保管；

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案

材料；

(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案，對(duì)各

職能部門的檔案管理工祚進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，各職能部門分層管理本部門的檔案工

作；

⑸檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

⑹必須按檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔：

a、檔案材料的分類方法主要有：部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類

法、人物分類法和時(shí)間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類

方法。

b、檔案分類項(xiàng)目一旦確定，要執(zhí)行到底，不因易人而變更。

c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類界限不明確的材料，可

根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。

(7)檔案材料的卷宗的處理：

a、對(duì)無主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題；

b、所有歸檔材料均須編號(hào)，并按序號(hào)進(jìn)行先后排列：

c、填寫材料目錄表，其主要內(nèi)容有：順序號(hào)、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號(hào)和日

期；

(8)確定檔案材料的'保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以

上)、中期保管(5T5年)、短期保管(5年以下)等。

(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存，并按類上架進(jìn)柜，注意

防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生，要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。

4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些

物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有：會(huì)議記錄；上下行文；政府文件；工作計(jì)

劃、總結(jié)、報(bào)告；規(guī)章制度；調(diào)查分析；重大事件和投訴；工作檢查、評(píng)比記錄；

物業(yè)管理委托合同；物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議；公司人事材料；治安事件記

錄、處理材料；各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料；技術(shù)圖紙、工程檔案；客戶

/業(yè)主檔案；固定資產(chǎn)清單；財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表：財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù)；各類經(jīng)營

證明、證件等。

公司檔案管理制度「篇六」

一、凡記錄反映本院職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖

表、材料r均列為歸檔范圍。

二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理

組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題，裝訂。

三、編號(hào)抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真，案卷標(biāo)題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案

室統(tǒng)一書寫。

四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛

筆、圓珠筆書寫，也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對(duì)不符合要求的要返工重制。

五、每年6月份以前必須完成上年度的.檔案立卷歸檔任務(wù)。

公司檔案管理制度「篇七」

一、總則

本制度規(guī)定了本公司檔案資料的管理部門與收集與立卷、歸檔、保管、借閱、

保密、銷毀等管理內(nèi)容。

二、檔案的管理機(jī)構(gòu)

（-）公司綜合辦公室是檔案管理部門，綜合辦公室主任具體負(fù)責(zé)檔案的日常

理工作，辦公室檔案員做日常具體工作。

（二）財(cái)務(wù)資料，技術(shù)資料，房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別

由財(cái)務(wù)部、工程部、銷售部、綜合辦公司歸檔并保存；工程技術(shù)資料由技術(shù)部負(fù)責(zé)

歸檔；其余資料原稿由公司綜合辦公室歸檔并保存。

（三）各部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

（四）辦公室檔案員主要工作職責(zé)：

1.制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.對(duì)公司各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督：

3.做好公司檔案的收集、整理.、保管和利用工作；

4.提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔窠管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的收集與立卷

檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)

定，整理立卷，集中到綜合辦公室進(jìn)行歸檔。

（一）立卷的時(shí)間

凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在十日內(nèi)整理并保存，需

移交綜合辦公室立卷的要在十日內(nèi)辦理交接手續(xù)。

（二）立卷的要求

1.各部室設(shè)立兼職資料員，在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資

料進(jìn)行裝訂后，交綜合辦公室立卷歸檔；

2.立卷時(shí)資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)的底稿、正文和附件必須

立在一起；

3.立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，

概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，填寫備考

表；

4.填寫案卷一律用碳素黑水筆或鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、

準(zhǔn)確；

5.立卷應(yīng)以各部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件的歷史

聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌；

6.立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合

在一起；

7.立卷應(yīng)把上級(jí)文件與公司文件，按保管期限和文件年限分開立卷：

8.文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，

做到查找方便；

9.各種文物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔

必須有原件，并保持其完好無損；

10.聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄

者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

四、檔案的歸檔

（-）凡公司發(fā)出的文件，由綜合辦公室的檔案員收集并歸檔。

（二）當(dāng)一項(xiàng)工作已完成時(shí)，由經(jīng)辦人員將該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)

整理后，主動(dòng)送交綜合辦公室檔案員歸檔。

1.無論是內(nèi)部文件還是外來文件資料，事情完畢后，一周內(nèi)原稿統(tǒng)一由綜合

辦公室負(fù)責(zé)歸檔，任何部門及個(gè)人不得自行留存；

2.管理性文件材料應(yīng)在辦理完畢一周內(nèi)及時(shí)歸檔；

3.項(xiàng)目證件辦理完畢后一周內(nèi)歸檔，綜合辦公室負(fù)責(zé)督辦:

4.工程圖紙、工程標(biāo)書等項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目工程交付使用后及時(shí)歸檔，

周期長的可分階段、單預(yù)歸檔；

5.員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)歸檔；

6.會(huì)計(jì)文件材料應(yīng)由財(cái)務(wù)部門整理歸檔；

7.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料、內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和員工調(diào)動(dòng)、高崗時(shí)留在部

門或個(gè)人手中的文件材料、公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。

五、檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混

亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防

火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔

案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

六、檔案的借閱

（一）檔案只供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)

后方可查閱；

（二）各部室工作人員可直接查非密級(jí)檔案資料。公司重要文件和有密級(jí)的檔

案，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱；

（三）檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不

得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借；

（四）檔案一般不得借出綜合辦公室。如有特殊情況，可以作短期外借，但必

須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。逾期不還者，檔案員要及時(shí)催還；

（五）借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

七、檔案保密要求

（-）檔案員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意

識(shí)，雙方共同做好保密工作；

（二）有密級(jí)檔案只許在綜合辦公室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制

時(shí)，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；

（三）有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);

（四）公司員工在調(diào)離本公司時(shí)，需按綜合辦公室要求整理已形成的文件材

料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主

任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

八、超期檔案的銷毀

（-）對(duì)超過保存期限檔案，由檔案員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部

門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀：

（二）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷

毀，以免誤毀；

（三）銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作

為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

公司檔案管理制度「篇八」

1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水

牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。

4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后

按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱

覽。

8.原始客戶檔案一股不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修

改。

9.客務(wù)部檔案應(yīng)積吸推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將

客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息

傳遞。

公司檔案管理制度「篇九」

第一章總則

一、目的

為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強(qiáng)公司客戶檔案的實(shí)用性、有效性和保密性，促

進(jìn)銷售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。

二、范圍

與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶，即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客

戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。

三、職責(zé)

公司銷售檔案管理由營銷總監(jiān)總負(fù)責(zé)；各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門客戶檔案管理；

人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門。

第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法

一、客戶檔案的內(nèi)容包括以下四項(xiàng)資料：

1、客戶基礎(chǔ)資料。客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話：經(jīng)營管

理者、法人（這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方

面）；創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。

2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政

策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營管理特點(diǎn)等。

3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實(shí)績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素

質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的.業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

4、交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動(dòng)狀況、存在的問題、保持的優(yōu)

勢(shì)、未來的對(duì)策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題

等。

二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經(jīng)銷商客戶檔案，區(qū)域提供，

二是終端客戶檔案，業(yè)務(wù)部和營業(yè)部提供。具體內(nèi)容見《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和

《終端客戶檔案卡》。

三、建檔方法

銷售人員接待或拜訪客戶后，當(dāng)天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫或完善客戶檔案。不

全面的客戶檔案，銷售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次?？蛻魴n案不及時(shí)更

新，銷售人員違反每次罰款20元。

第四章保密規(guī)定

一、公司客戶檔案密級(jí)為機(jī)密級(jí)檔案，分級(jí)管理。公司級(jí)檔案由營銷總監(jiān)負(fù)責(zé)

管理，營銷總監(jiān)、營銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營銷總監(jiān)批準(zhǔn)；

部門級(jí)客戶檔案由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，其他人查閱需營銷副總批準(zhǔn)部門經(jīng)理批準(zhǔn)；

個(gè)人級(jí)客戶檔案由銷售人員負(fù)責(zé)管理，他人查閱需部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

二、檔案的保存

公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，營銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1日對(duì)

數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

三、客戶檔案的查閱

1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門

經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理負(fù)責(zé)人才可以讓其查閱。

2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶檔

案賬號(hào)提供給人查閱，每次處50元罰款。

公司檔案管理制度「篇十」

1、發(fā)文格式中，函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用

(1)函：與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答

復(fù)問題等用‘函

(2)通告：在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題，或者是有些工作或其他事

項(xiàng)需要外界配合等用‘通告

(3)通知：是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)

關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位，要求屬F單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下

行文種常用的有'指示性通知‘、’批示性通知‘、‘周知性通知‘、‘會(huì)議通知‘、’

任免通知’。

(4)報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢

問等用‘報(bào)告

（5）請(qǐng)示：請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示，答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用’請(qǐng)

示，。

2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

（1）可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集；

（2）從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集；

（3）從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集；

（4）征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料；

（5）經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況；

（6）保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系，從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)

文件法規(guī)；

（7）可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。

3、檔案材料的收集和清埋的具體要求是什么

（1）嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度；

（2）及時(shí)做好催還、清退工作，檔案材料不得個(gè)人保管；

（3）除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中時(shí)間整理前一年的檔

案材料；

（4）檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案，對(duì)

各職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，各職能部門分層管理本部門的’檔案

工作；

（5）檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用：

（6）必須按檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔；

a、檔案材料的分類方法主要有：部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類

法、人物分類法和時(shí)間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類

方法。

b、檔案分類項(xiàng)目一旦確定，要執(zhí)行到底，不因易人而變更。

c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類界限不明確的材料，可

根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。

（7）檔案材料的卷宗的處理：

a、對(duì)無主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題；

b、所有歸檔材料均須編號(hào)，并按序號(hào)進(jìn)行先后排列；

c、填寫材料目錄表，其主要內(nèi)容有：順序號(hào)、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號(hào)和日

期；

（8）確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管（15年以

上）、中期保管（5—15年）、短期保管（5年以下）等。

（9）檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存，并按類上架進(jìn)柜，注

意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生，要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。

4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些

物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有：會(huì)議記錄；上下行文；政府文件；工作計(jì)

劃、總結(jié)、報(bào)告；規(guī)章制度；調(diào)查分析；重大事件和投訴；工作檢查、評(píng)比記錄；

物業(yè)管理委托合同：物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議：公司人事材料：治安事件記

錄、處理材料；各工程唆工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料；技術(shù)圖紙、工程檔案；客戶

/業(yè)主檔案；固定資產(chǎn)清單；財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表；財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù)；各類經(jīng)營

證明、證件等。

公司檔案管理制度「篇十一」

第一條目的：

為加強(qiáng)公司各類檔案管理的規(guī)范性，特制定本辦法。

第二條適用范圍：

公司的全部文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程檔案。

第三條管理權(quán)限：

各相關(guān)部門

第四條檔案的立卷歸檔：

1.行政檔案的立卷：

（1）立卷范圍：公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的收文及批辦過程中的批辦材料；以公司名

義發(fā)出的文件（定稿、存本、附件）；各種會(huì)議文件及會(huì)議記錄；公司內(nèi)部管理類

文件（日常工作中形成的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度等）；公司內(nèi)部形成的

除人事、財(cái)務(wù)方面之外的其它請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)；公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同原件

（工程部一份，由財(cái)務(wù)部門一份存檔及多余份數(shù)綜合辦公室保存；只有一份原件

的，由財(cái)務(wù)部門保存，其他報(bào)名保存復(fù)印件，并在其上注明原件存放處）；在工作

過程中形成的'照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟盤及光盤、工具類書籍；公司領(lǐng)

導(dǎo)或部門經(jīng)理外出參觀學(xué)習(xí)等活動(dòng)帶回的文字、聲像、科技資料。

（2）有關(guān)部門須保留檔案原件時(shí)，綜合辦公室應(yīng)保存復(fù)印件，并在復(fù)印件上

注明原件存放處。

2.工程檔案的立卷：

（1）立卷范圍：與工程相關(guān)的具有現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)保存價(jià)值的各類工程文件資料

（工程前期資料、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理資料、設(shè)備資料；工程竣工驗(yàn)收資料

等）。

（2）工程部應(yīng)派專人負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的整理、立卷、歸檔工作，歸檔文件資料

必須完整、準(zhǔn)確，經(jīng)過系統(tǒng)整理、編目后由工程部負(fù)責(zé)人審查后歸檔。

（3）工程結(jié)束后，由工程部負(fù)責(zé)移交有關(guān)部門存檔。

第五條檔案的保管：

1.凡公司在各類經(jīng)營活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，均應(yīng)由各檔案管

理有權(quán)部門進(jìn)行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理，其它部門和個(gè)人不得擅自留

存。

2.凡屬立卷歸檔的文件資料，必須為原件，書寫格-式必須符合要求，書寫工

具須為鋼筆或黑色碳素筆，且應(yīng)保證其完整、齊全、分類清楚。

3.檔案管理實(shí)行一月一整理制度，所有歸檔文件均應(yīng)為已完成文件。

4.各檔案管理有權(quán)部門的部門經(jīng)理應(yīng)定期對(duì)本部門全部檔案的保管及借閱登記

狀況進(jìn)行核查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便及時(shí)采取措施確保

檔案的安全。

5.對(duì)破損和變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行復(fù)制和修補(bǔ)。

第六條檔案的借閱：

1.借閱檔案時(shí)需填寫《借閱登記表》；并不得籽檔案帶離所在辦公室。

2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后檔案被借出時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在該檔案的位置上，放一張代

替卡，卡上應(yīng)標(biāo)明檔案卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位、借閱人姓名，以便按時(shí)催還，

防止檔案丟失。

3.秘密檔案的借閱應(yīng)由綜合辦公室主任在借閱登記表中簽字認(rèn)可；機(jī)密檔案由

檔案管理有權(quán)部門主管副總簽字認(rèn)可；絕密檔案由公司總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可借

閱。

4.保密性檔案原則上不得摘抄或復(fù)印，如確實(shí)需要時(shí)，應(yīng)由檔案管理有權(quán)部門

最高負(fù)責(zé)人在借閱登記表中簽字認(rèn)可。

5.借閱檔案的部門和個(gè)人，必須妥善保管檔案資料，不得將其拆散，或進(jìn)行涂

改、勾劃、折疊、抽頁等損壞性行為，也不得轉(zhuǎn)借他人使用。

6.借閱人歸還檔案時(shí)必須經(jīng)檔案管理人認(rèn)真檢查后方可進(jìn)行銷號(hào)。

第七條檔案的銷毀：

檔案銷毀由辦公室玉請(qǐng)公司主管副總及總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，并須由公司指派專

人進(jìn)行監(jiān)督。

公司檔案管理制度「篇十二」

一、綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定

立卷后向綜合檔案室移交。

二、實(shí)行科學(xué)管理，檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美

觀、條理系統(tǒng)，編號(hào)科學(xué)規(guī)范、查找方便。

三、定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。

四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。

公司檔案管理制度「篇十三」

1、文件檔案的管理：

1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函，文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)

容。

1.2公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管，整理和立卷,并定期交

檔案室集中管理。

1.3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存，

文件材料整理符合規(guī)范。

1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄，涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的

必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，各部門保密文件由各部

門部長審批。

1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳

素筆。

1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到

210mm*297nlm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。

2、電子文檔的管理：

2.1收集、積累要求：

■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式

文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定

稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保

留。

■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間，相互保證準(zhǔn)

確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

■在‘無紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全

措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于光盤或移動(dòng)硬盤類

能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。

■用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)

軟件一并收集。

■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備

的依賴性，以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)必須保證收集其壓縮

方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟

件。

■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,

收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

■通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用

軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。

■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子

文件一同收集。

2.2收集、積累方法：

■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印

件。

2.3歸檔要求：

■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，

至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。對(duì)

于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。

■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫

光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、日期、名

稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

■將相應(yīng)的電子文釁機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子

文件登記表。

■需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載

體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。

3、聲像檔案的管理：

3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件（底片），重要資料要對(duì)文

字說明。

3.2文字說明的編寫要求：

■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等。

■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。

■照片的白然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫文字說明。

3.3聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。

3.4底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤，應(yīng)放在專年架內(nèi)，嚴(yán)禁擠壓堆放，并避升磁

場源。對(duì)存放的照片要定期檢查。

3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn):方

可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。

公司檔案管理制度「篇十四」

一、目的

加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整

性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。

2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批

復(fù)等資料。

三、術(shù)語和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣

傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)

表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理.、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活

動(dòng)。

四、職責(zé)

1、行政部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔

案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料?；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公

司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；

5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；

2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利

用、歸檔；

4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料：

3、各部門檔案主管人員

1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

4、各部門負(fù)責(zé)人

1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；

2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

5、各公司總監(jiān)/副總

1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收

集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制

《移交目錄》，每季度向行政部移交。

a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

b）檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見

《公司檔案管理規(guī)定》。

C）檔案資料的日常管理：

⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬

盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存；

⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，

以便檢索利用：

⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整

齊排放在文件/檔案柜中。

d）檔案借閱

⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司

內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政

部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還

時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)

換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20XX

不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪

的，依法追究刑事責(zé)任。

⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印

件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

e）檔案銷毀

⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，

報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀

目錄_L簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，

一并存檔永久保存。

2、檔案管理細(xì)則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等;

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命

令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文