行政會議室上墻制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)國家法律法規(guī)，參照行業(yè)最佳實踐及集團母公司關(guān)于企業(yè)管理的統(tǒng)一要求，結(jié)合本公司實際情況制定。旨在規(guī)范行政會議室的日常管理，提升資源使用效率，防范操作風險，促進合規(guī)運營，保障公司治理體系的有效性。同時，針對行政會議室在公務(wù)接待、內(nèi)部培訓、重要會議等場景中的特殊性，明確使用權(quán)限、行為規(guī)范及監(jiān)督機制，確保其服務(wù)公司戰(zhàn)略目標的功能得以充分發(fā)揮。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。公司所有涉及行政會議室申請、使用、維護及監(jiān)督的相關(guān)活動，均須遵循本制度規(guī)定。業(yè)務(wù)場景包括但不限于部門例會、專題研討、外部接待、培訓講座、視頻會議等，所有使用者均需承擔相應(yīng)的管理責任。第三條本制度中下列術(shù)語含義如下：（一）“XX專項管理”是指針對行政會議室這一特定資源，通過制定使用規(guī)則、實施監(jiān)督考核、開展風險防控等方式，實現(xiàn)全流程規(guī)范管理的系統(tǒng)性工作。其外延涵蓋資源預約、環(huán)境維護、安全檢查、行為約束等管理活動。（二）“XX風險”是指在使用行政會議室過程中可能出現(xiàn)的各類不確定性事件，包括但不限于資源沖突、安全隱患、違規(guī)使用、設(shè)備故障等，可能導致公司財產(chǎn)損失、形象受損或運營效率降低。（三）“XX合規(guī)”是指行政會議室的申請、使用及管理行為必須符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及行業(yè)規(guī)范，確保所有活動在合法合規(guī)的框架內(nèi)開展。第四條行政會議室的專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：管理范圍覆蓋所有使用場景及參與者，確保制度執(zhí)行無死角。（二）責任到人原則：明確各層級、各崗位的管理職責，實現(xiàn)責任可追溯。（三）風險導向原則：聚焦高風險環(huán)節(jié)，優(yōu)先配置管控資源，強化風險防范。（四）持續(xù)改進原則：定期評估管理效果，優(yōu)化制度設(shè)計，適應(yīng)公司發(fā)展需求。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人對行政會議室的專項管理負總責，承擔最終決策責任；分管行政或后勤的領(lǐng)導為直接責任人，負責統(tǒng)籌實施及監(jiān)督考核。所有領(lǐng)導需在職責范圍內(nèi)主動落實管理要求，對重大問題作出決策。第六條設(shè)立行政會議室專項管理領(lǐng)導小組，由公司主要負責人任組長，分管領(lǐng)導任副組長，相關(guān)部門負責人為成員。領(lǐng)導小組職責包括：統(tǒng)籌制定及修訂管理制度；協(xié)調(diào)跨部門資源沖突；審批重大使用需求；監(jiān)督考核管理成效；研究解決管理難題。領(lǐng)導小組下設(shè)辦公室，掛靠行政部，負責日常事務(wù)。第七條牽頭部門（行政部）職責：（一）負責制定、解釋及修訂本制度，確保與公司整體管理要求一致；（二）建立行政會議室資源臺賬，動態(tài)更新設(shè)備狀態(tài)、使用容量等信息；（三）開發(fā)或維護會議室預約系統(tǒng)，優(yōu)化申請流程，提高資源利用效率；（四）定期組織設(shè)備巡檢，確保設(shè)施完好，及時報修或更換；（五）開展使用情況統(tǒng)計分析，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。第八條專責部門（法務(wù)合規(guī)部）職責：（一）審核會議室使用申請的合規(guī)性，重點關(guān)注敏感信息防護、關(guān)聯(lián)交易防范等；（二）對違反本制度的行為進行合規(guī)評估，提出處理建議；（三）指導各部門完善內(nèi)部使用規(guī)范，減少操作風險；（四）參與重大活動（如外部接待）的合規(guī)前置審查。第九條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責：（一）落實本部門內(nèi)部員工的使用培訓，確保全員知曉制度要求；（二）按照預約順序使用會議室，不得擅自占用或變更；（三）保持室內(nèi)整潔，離場后關(guān)閉設(shè)備電源，關(guān)閉門窗；（四）配合現(xiàn)場檢查，及時整改發(fā)現(xiàn)的問題；（五）收集使用需求反饋，提出合理化改進建議。第十條基層執(zhí)行崗（會議室管理員/使用人）職責：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在資源使用中的責任；（二）使用前檢查設(shè)備狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常立即報修；（三）禁止攜帶易燃易爆、大型危險品進入會議室；（四）發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用行為，及時向牽頭部門報告；（五）按要求填寫使用記錄，確保信息完整準確。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條預約管理：所有行政會議室使用必須通過公司統(tǒng)一預約系統(tǒng)申請，原則上提前X天提交，特殊情況需提前溝通協(xié)調(diào)。預約成功后方可使用，不得擅自變更或轉(zhuǎn)借。系統(tǒng)自動生成使用憑證，作為現(xiàn)場核驗依據(jù)。第十二條使用規(guī)范：（一）會議期間需愛護設(shè)備，禁止刻劃、破壞；（二）禁止在室內(nèi)吸煙、飲食，會后清理垃圾；（三）視頻會議需提前測試設(shè)備，確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定；（四）涉及保密內(nèi)容的會議，需關(guān)閉公共設(shè)備共享功能。第十三條安全管理：（一）禁止在會議室內(nèi)存放私人物品，下班前清空；（二）定期檢查消防設(shè)施，確保通道暢通；（三）雷雨天氣及時關(guān)閉電子設(shè)備，防范電力故障；（四）發(fā)現(xiàn)安全隱患立即停止使用并報修，嚴禁帶病運行。第十四條資源保護：（一）會議結(jié)束后恢復設(shè)備至初始狀態(tài)，包括屏幕關(guān)閉、燈光調(diào)暗；（二）節(jié)約用電用水，空調(diào)溫度設(shè)定不得低于X度；（三）禁止使用明火照明，如需照明須使用公司配備設(shè)備；（四）紙張打印需遵循“雙面打印”原則，減少資源浪費。第十五條禁止性行為：（一）嚴禁未經(jīng)預約擅自占用，由此造成的資源沖突或損失由責任方承擔；（二）嚴禁將會議室用于營利性活動或違規(guī)商業(yè)推廣；（三）嚴禁攜帶寵物進入會議室，特殊情況需提前報備；（四）嚴禁破壞會議設(shè)備，違規(guī)者需按原價賠償。第十六條關(guān)聯(lián)交易防范：（一）涉及外部單位的接待需經(jīng)法務(wù)合規(guī)部前置審查，確保無利益輸送；（二）會議室租賃收入納入公司統(tǒng)一管理，嚴禁私下收取費用；（三）接待禮品需符合公司廉潔規(guī)定，禁止超標準提供；（四）會議期間禁止安排與公務(wù)無關(guān)的商業(yè)推廣。第十七條數(shù)據(jù)安全：（一）禁止將公司敏感文件存放在公共設(shè)備中，會前會后需同步轉(zhuǎn)移；（二）視頻會議需使用加密通道，禁止使用公共網(wǎng)絡(luò)傳輸；（三）會議紀要需經(jīng)保密審核，涉密內(nèi)容不得外傳；（四）設(shè)備維修需授權(quán)專人操作，確保數(shù)據(jù)不泄露。第十八條環(huán)境維護：（一）會議結(jié)束后需清空桌椅，保持整潔；（二）禁止在墻面、地面刻畫，由此造成的損壞需修復；（三）綠植養(yǎng)護由行政部負責，禁止員工私自擺放；（四）定期進行消毒，特別是在流感季節(jié)。第四章專項管理運行機制第十九條制度動態(tài)更新機制：牽頭部門每年至少組織一次制度評審，結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及使用反饋，提出修訂建議。重大修訂需經(jīng)領(lǐng)導小組審議通過后發(fā)布。修訂內(nèi)容通過公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布，確保全員知悉。第二十條風險識別預警機制：（一）牽頭部門每月匯總使用數(shù)據(jù)，分析潛在沖突；（二）專責部門每季度開展風險排查，重點檢查合規(guī)漏洞；（三）重大活動（如年會）需提前X天進行專項風險評估；（四）預警信息通過郵件或公告發(fā)布，相關(guān)單位需及時響應(yīng)。第二十一條合規(guī)審查機制：（一）所有使用申請自動觸發(fā)合規(guī)校驗，系統(tǒng)拒絕違規(guī)預約；（二）現(xiàn)場管理員核驗使用人身份，與預約信息一致方可放行；（三）法務(wù)合規(guī)部每季度抽查X%的已使用記錄，檢查是否存在未報備情況；（四）未經(jīng)審查的臨時使用，視為違規(guī)處理。第二十二條風險應(yīng)對機制：（一）一般風險（如設(shè)備故障）由行政部24小時內(nèi)修復；（二）重大風險（如資源沖突導致會議無法進行）需啟動應(yīng)急調(diào)配，由領(lǐng)導小組協(xié)調(diào)解決；（三）風險處置過程中需明確責任分工，形成閉環(huán)管理；（四）重大風險事件需在X小時內(nèi)上報至分管領(lǐng)導。第二十三條責任追究機制：（一）違反本制度造成經(jīng)濟損失的，按價賠償并由績效考核扣分；（二）屢次違規(guī)者將納入誠信檔案，限制使用權(quán)限；（三）涉及違法行為的移交法務(wù)合規(guī)部處理，追究紀律責任；（四）處罰標準通過公司公告發(fā)布，確保公平透明。第二十四條評估改進機制：（一）每年12月開展管理成效評估，包括資源利用率、投訴率等指標；（二）評估結(jié)果作為次年預算安排的參考依據(jù)；（三）發(fā)現(xiàn)流程漏洞需立即修訂制度，優(yōu)化管理措施；（四）優(yōu)秀做法通過案例分享，推廣先進經(jīng)驗。第五章專項管理保障措施第二十五條組織保障：（一）各級領(lǐng)導需在月度會議上聽取管理情況匯報；（二）牽頭部門配備專職管理員，負責日常監(jiān)督；（三）專責部門提供法律支持，定期組織合規(guī)培訓；（四）明確投訴渠道，鼓勵員工舉報違規(guī)行為。第二十六條考核激勵機制：（一）將會議室使用合規(guī)情況納入部門年度考核，占X分權(quán)重；（二）連續(xù)X季度被評為優(yōu)秀使用單位的部門，給予績效獎勵；（三）個人違規(guī)行為與評優(yōu)掛鉤，取消當年評優(yōu)資格；（四）優(yōu)秀管理員通過內(nèi)部通報表彰，提升工作積極性。第二十七條培訓宣傳機制：（一）新員工入職需接受會議室使用培訓，考試合格方可使用；（二）牽頭部門每年至少組織X次專題培訓，重點講解高風險場景；（三）通過宣傳欄、內(nèi)網(wǎng)專欄普及管理知識，提升全員意識；（四）制作使用手冊，放置在會議室顯著位置。第二十八條信息化支撐：（一）升級預約系統(tǒng)，增加智能排期功能，減少沖突；（二）引入設(shè)備監(jiān)控模塊，實時顯示使用狀態(tài)；（三）開發(fā)數(shù)據(jù)分析平臺，支持多維度統(tǒng)計分析；（四）與OA系統(tǒng)對接，實現(xiàn)電子審批無紙化。第二十九條文化建設(shè)：（一）發(fā)布《行政會議室使用行為規(guī)范》手冊，作為員工行為指南；（二）每季度評選“最佳使用單位”，樹立標桿；（三）簽訂全員合規(guī)承諾書，強化責任意識；（四）通過文化墻展示管理成果，營造共建氛圍。第三十條報告制度：（一）每月10日前提交上個月使用報告，包括使用頻次、時長、投訴情況；（二）年度管理情況需經(jīng)領(lǐng)導小組審議，并向公司主要負責人匯報；（三）重大風險事件需在X小時內(nèi)提交專項報告；（四）報告格式通過公司O