一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景二、全流程操作步驟詳解（一）采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起與填寫需求確認(rèn)：申請(qǐng)人（部門員工或指定經(jīng)辦人）根據(jù)實(shí)際工作需要，明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途及預(yù)期到貨時(shí)間，保證采購(gòu)需求合理、必要。填寫申請(qǐng)表：登錄單位行政管理系統(tǒng)或《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》，逐項(xiàng)填寫信息：申請(qǐng)人基本信息：姓名（*員工）、所在部門、聯(lián)系方式；采購(gòu)物品明細(xì)：每類物品需注明名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)（總價(jià)=單價(jià)×數(shù)量）；需求說明：簡(jiǎn)述采購(gòu)用途（如“用于部門日常文件打印”“會(huì)議室設(shè)備維護(hù)”等）；預(yù)算來源：填寫對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目編號(hào)或預(yù)算科目（如“行政辦公經(jīng)費(fèi)-2024年”）。附件：如涉及特殊物品（如定制化設(shè)備），需附上供應(yīng)商報(bào)價(jià)單或技術(shù)參數(shù)說明，作為審批參考。（二）部門負(fù)責(zé)人初審審核重點(diǎn)：部門負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）需確認(rèn)采購(gòu)需求的合理性（是否為部門工作必需）、數(shù)量準(zhǔn)確性（是否超出實(shí)際需求）及預(yù)算匹配性（是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)）。審批操作：在《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》“部門審批意見”欄簽署意見（同意/不同意，需注明理由），簽字并加蓋部門公章，于1個(gè)工作日內(nèi)反饋至申請(qǐng)人。若不同意，需明確說明原因并退回修改。（三）行政部集中審核匯總與核對(duì)：行政部（*主管）接收申請(qǐng)后，匯總各部門采購(gòu)需求，核對(duì)以下內(nèi)容：物品是否在行政部《常用物資采購(gòu)目錄》內(nèi)，若為目錄外物品，需確認(rèn)其必要性；庫存情況：通過庫存管理系統(tǒng)查詢是否有可用庫存，避免重復(fù)采購(gòu)；合規(guī)性：檢查采購(gòu)物品是否符合單位采購(gòu)政策（如是否需選擇定點(diǎn)供應(yīng)商、是否涉及三無產(chǎn)品等）。意見反饋：審核通過后，在“行政部審核意見”欄簽字確認(rèn)，并同步至財(cái)務(wù)部；若需調(diào)整（如數(shù)量削減、規(guī)格替換），與申請(qǐng)人溝通后修改申請(qǐng)表。（四）財(cái)務(wù)部預(yù)算復(fù)審預(yù)算核查：財(cái)務(wù)部（*會(huì)計(jì)）重點(diǎn)審核采購(gòu)預(yù)算與財(cái)務(wù)預(yù)算的匹配度，確認(rèn)：總價(jià)是否超出部門剩余預(yù)算，若超預(yù)算需核實(shí)是否有調(diào)劑空間或追加預(yù)算依據(jù)；預(yù)估單價(jià)是否合理（參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)均價(jià)或供應(yīng)商報(bào)價(jià)）。審批簽署：預(yù)算合規(guī)的，在“財(cái)務(wù)部審批意見”欄簽字；若預(yù)算不足或價(jià)格異常，退回行政部或申請(qǐng)人調(diào)整，并說明調(diào)整方向。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)終審（根據(jù)金額分級(jí)）分級(jí)審批：根據(jù)采購(gòu)金額執(zhí)行分級(jí)審批：5000元以下：由行政部負(fù)責(zé)人（*主任）審批；5000-20000元：由分管行政領(lǐng)導(dǎo)（*副總）審批；20000元以上：需提交總經(jīng)理（*總）審批。最終意見：審批人在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄簽署“同意采購(gòu)”或“不予采購(gòu)”，明確審批結(jié)論及特殊要求（如“需選擇環(huán)保材質(zhì)供應(yīng)商”）。（六）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收訂單下達(dá)：行政部根據(jù)審批通過的申請(qǐng)表，通過單位采購(gòu)平臺(tái)或指定供應(yīng)商下達(dá)訂單，注明采購(gòu)物品明細(xì)、交付時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。到貨驗(yàn)收：物品送達(dá)后，由申請(qǐng)人所在部門與行政部共同驗(yàn)收：核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與申請(qǐng)一致；檢查質(zhì)量是否合格（如文具是否完好、設(shè)備是否正常運(yùn)行）；填寫《物品驗(yàn)收單》，驗(yàn)收人（員工、主管）簽字確認(rèn)，并反饋至行政部入庫。資料歸檔：行政部將《采購(gòu)申請(qǐng)表》《審批表》《供應(yīng)商報(bào)價(jià)單》《驗(yàn)收單》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。三、核心模板表格設(shè)計(jì)表1：行政采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)編號(hào)XZCG-2024-X申請(qǐng)人姓名*員工所在部門行政部聯(lián)系方式X-X預(yù)算來源行政辦公經(jīng)費(fèi)采購(gòu)物品明細(xì)序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位1A4打印紙80g箱2簽字筆0.5mm黑色支需求說明用于部門日常文件打印及會(huì)議記錄，庫存不足，需補(bǔ)充。申請(qǐng)人簽字___________部門審批意見___________審批人：*經(jīng)理日期：年月日表2：行政采購(gòu)審批表申請(qǐng)編號(hào)XZCG-2024-X申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)物品總金額155.00元預(yù)算金額2000.00元部門審批意見需求合理，數(shù)量符合實(shí)際，在部門預(yù)算范圍內(nèi)，同意采購(gòu)。審批人：*經(jīng)理日期：年月日行政部審核意見___________審核人：*主管日期：年月日財(cái)務(wù)部審批意見預(yù)算合規(guī)，預(yù)估單價(jià)合理，同意采購(gòu)。審批人：*會(huì)計(jì)日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見___________審批人：*副總?cè)掌冢耗暝氯账?、使用關(guān)鍵提示填寫規(guī)范：申請(qǐng)表需用黑色簽字筆或電子文檔填寫，字跡清晰、信息完整，不得涂改；物品名稱、規(guī)格等需準(zhǔn)確，避免使用“一批”“若干”等模糊表述。審批時(shí)效：各環(huán)節(jié)審批人需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，緊急采購(gòu)（如突發(fā)維修物資）可標(biāo)注“加急”，行政部?jī)?yōu)先處理，但需補(bǔ)齊審批流程。預(yù)算控制：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，不得超預(yù)算或無預(yù)算采購(gòu)；若確需追加預(yù)算，需提前向財(cái)務(wù)部提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)審批后方可執(zhí)行。供應(yīng)商選擇：目錄內(nèi)物品需從單位定點(diǎn)供應(yīng)商采購(gòu)，目錄外物品需至少對(duì)比2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)方案；嚴(yán)禁向未經(jīng)資質(zhì)審核的供應(yīng)商采購(gòu)。驗(yàn)收與退換：到貨后需在24小時(shí)內(nèi)完成驗(yàn)收