商務(wù)合同審批執(zhí)行進度記錄表工具說明一、適用工作場景在企業(yè)運營中，商務(wù)合同從簽訂到執(zhí)行往往涉及多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，存在審批周期長、執(zhí)行進度不透明、責任追溯難等問題。本工具適用于以下場景：跨部門合同管理：如采購合同、銷售合同、服務(wù)外包合同等，需協(xié)同業(yè)務(wù)、財務(wù)、法務(wù)、行政部門共同推進時；長周期合同執(zhí)行：如工程建設(shè)、技術(shù)研發(fā)類合同，需分階段跟蹤履約進度、付款節(jié)點、交付成果時；風險防控需求：對高風險合同（如大額資金往來、涉及知識產(chǎn)權(quán)條款），需記錄審批全流程與執(zhí)行偏差，便于合規(guī)審計時；團隊協(xié)作提效：明確合同各環(huán)節(jié)負責人與時間節(jié)點，避免因信息不對稱導(dǎo)致流程延誤或責任推諉。二、全流程操作步驟（一）合同基礎(chǔ)信息錄入操作內(nèi)容：由合同發(fā)起人（如業(yè)務(wù)專員）填寫合同核心信息，包括合同編號（按公司規(guī)則唯一編制）、合同名稱（需體現(xiàn)合作方與核心事項，如“公司采購辦公設(shè)備合同”）、合作方全稱、合同金額（大小寫）、合同簽訂日期、合同期限（起始/結(jié)束日期）、核心條款摘要（如付款方式、交付標準、違約責任等）。執(zhí)行角色：業(yè)務(wù)部門發(fā)起人關(guān)鍵要點：合同編號需唯一，避免重復(fù)；金額大小寫需一致；核心條款摘要需簡明扼要，突出執(zhí)行關(guān)鍵點。（二）審批流程發(fā)起與流轉(zhuǎn)操作內(nèi)容：發(fā)起人通過公司OA或?qū)徟到y(tǒng)提交合同及相關(guān)附件（如合作方資質(zhì)、需求說明書、報價單等），啟動審批流程。執(zhí)行角色：發(fā)起人→部門負責人→法務(wù)專員→財務(wù)負責人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（根據(jù)合同金額與類型分級審批）關(guān)鍵要點：附件需齊全，保證審批人能全面知曉合同背景；各環(huán)節(jié)審批人需在1-2個工作日內(nèi)完成審核，明確標注“同意”“駁回”或“需補充說明”（駁回需注明具體原因，如“付款條款未符合財務(wù)制度”）；審批意見需填寫在系統(tǒng)指定字段，避免口頭溝通導(dǎo)致信息遺漏。（三）合同簽署與生效登記操作內(nèi)容：審批通過后，由行政或法務(wù)部門負責蓋章（合同章/公章），與合作方完成簽署。簽署后，掃描件原件交檔案管理部門，發(fā)起人同步更新“合同簽署狀態(tài)”為“已生效”，并記錄簽署日期、簽署地點、份數(shù)（如正本X份、副本Y份）。執(zhí)行角色：行政/法務(wù)專員、檔案管理員關(guān)鍵要點：簽署頁需為雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章，避免代簽無授權(quán)；掃描件需清晰完整，與原件一致。（四）執(zhí)行進度跟蹤與更新操作內(nèi)容：合同生效后，由執(zhí)行負責人（如業(yè)務(wù)經(jīng)理）根據(jù)合同約定節(jié)點（如預(yù)付款支付、階段交付、驗收、尾款結(jié)算等），定期更新執(zhí)行進度：記錄各節(jié)點“計劃日期”與“實際日期”；執(zhí)行過程材料（如交付簽收單、驗收報告、溝通函件等）；標注當前狀態(tài)（如“進行中”“已完成”“異常待處理”）。執(zhí)行角色：執(zhí)行負責人、相關(guān)協(xié)作部門（如倉庫、技術(shù)部）關(guān)鍵要點：進度更新頻率根據(jù)合同周期設(shè)定（如長周期合同每周更新，短期合同每3天更新）；異常情況（如延遲交付、條款爭議）需在24小時內(nèi)上報部門負責人。（五）異常問題處理與記錄操作內(nèi)容：執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題時，由執(zhí)行負責人發(fā)起“異常處理流程”，填寫問題描述（如“供應(yīng)商延遲交付15天，原因系原材料短缺”）、影響評估（如“影響項目整體進度，可能導(dǎo)致違約金產(chǎn)生”）、解決方案（如“與供應(yīng)商協(xié)商交付順延7天，并約定違約補償”）、責任人（如供應(yīng)商方、我方采購部）及處理結(jié)果。執(zhí)行角色：執(zhí)行負責人、部門負責人、法務(wù)專員（視問題復(fù)雜程度參與）關(guān)鍵要點：問題描述需客觀具體，避免模糊表述；解決方案需經(jīng)法務(wù)或財務(wù)部門評估風險后再執(zhí)行。（六）合同完成與歸檔操作內(nèi)容：合同所有條款履行完畢（如尾款支付完成、服務(wù)期結(jié)束），由執(zhí)行負責人確認“合同狀態(tài)”為“已完成”，并提交歸檔申請：附合同正本、簽署頁、審批記錄、執(zhí)行進度表、驗收文件、異常處理記錄等全套材料，交檔案管理部門統(tǒng)一編號存檔。執(zhí)行角色：執(zhí)行負責人、檔案管理員關(guān)鍵要點：歸檔材料需完整，缺一不可；檔案編號需與合同編號關(guān)聯(lián)，便于后續(xù)查詢。三、記錄表模板商務(wù)合同審批執(zhí)行進度記錄表一、合同基本信息合同編號：合同名稱：合作方全稱：合同金額（大寫）：合同金額（小寫）：合同簽訂日期：合同期限：自_年_月_日至_年__月__日核心條款摘要：二、審批流程記錄審批環(huán)節(jié)—————-部門初審法務(wù)合規(guī)審查財務(wù)審核總經(jīng)理審批三、執(zhí)行進度跟蹤執(zhí)行階段預(yù)付款支付首批貨物交付階段驗收尾款結(jié)算四、關(guān)鍵問題與解決記錄問題描述：影響評估：解決方案：責任人：五、歸檔信息歸檔日期：歸檔材料清單：□合同正本□簽署頁□審批記錄□執(zhí)行進度表□驗收文件□異常處理記錄□其他：_________四、使用關(guān)鍵提示信息及時性：審批流程中各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，執(zhí)行進度需按約定頻率更新（如每周五下班前更新本周進度），避免信息滯后導(dǎo)致管理脫節(jié)。準確性要求：合同編號、金額、日期等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，保證與系統(tǒng)及紙質(zhì)文件一致；審批意見需明確具體，避免“同意”但無補充說明導(dǎo)致執(zhí)行歧義。責任到人：每個環(huán)節(jié)需指定唯一負責人（如“執(zhí)行負責人”為業(yè)務(wù)部門指定人員），避免多人負責導(dǎo)致推諉；異常問題需明確第一責任人，牽頭處理并跟蹤結(jié)果。閉環(huán)管理：問題從發(fā)覺到解決需形成閉環(huán)（問題描述→方案制定→執(zhí)行落實