會(huì)議紀(jì)要記錄與行動(dòng)項(xiàng)跟進(jìn)模板適用場(chǎng)景操作流程指南一、會(huì)前：明確目標(biāo)與準(zhǔn)備確認(rèn)會(huì)議核心目的組織者需提前明確本次會(huì)議需解決的核心問題（如項(xiàng)目進(jìn)度同步、方案決策、資源協(xié)調(diào)等），避免議題發(fā)散。若涉及決策，提前準(zhǔn)備相關(guān)背景資料（如數(shù)據(jù)報(bào)表、方案草案），供參會(huì)人預(yù)讀。通知參會(huì)人員并收集議程通過會(huì)議通知明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、會(huì)議目標(biāo)及預(yù)會(huì)材料，要求參會(huì)人提前反饋需討論的議題。匯總議題后，按優(yōu)先級(jí)排序形成會(huì)議議程，提前1-2天分發(fā)，保證參會(huì)人有準(zhǔn)備。準(zhǔn)備記錄工具指定會(huì)議記錄人（可由主持人或?qū)Ｈ思嫒危?，提前?zhǔn)備本模板電子版或紙質(zhì)版，熟悉表格結(jié)構(gòu)；準(zhǔn)備好錄音設(shè)備（需提前告知參會(huì)人）以輔助記錄關(guān)鍵細(xì)節(jié)。二、會(huì)中：高效記錄與聚焦決策記錄基礎(chǔ)信息會(huì)議開始后，第一時(shí)間填寫“會(huì)議基本信息”部分，包括會(huì)議名稱、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員（含請(qǐng)假人員及原因）、列席人員。跟蹤議題討論與決議按議程順序逐項(xiàng)記錄：每個(gè)議題的討論要點(diǎn)（如不同參會(huì)人的意見分歧、共識(shí)點(diǎn)）、最終決議（明確“同意/暫緩/否決”及依據(jù)）。關(guān)鍵討論內(nèi)容需客觀記錄，避免主觀評(píng)價(jià)，重點(diǎn)標(biāo)注“未達(dá)成共識(shí)”的議題及后續(xù)處理建議（如“下次會(huì)議需補(bǔ)充數(shù)據(jù)后再次討論”）。明確行動(dòng)項(xiàng)核心要素會(huì)議中形成的所有行動(dòng)項(xiàng)（任務(wù)）需單獨(dú)記錄在“行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表”中，保證包含：行動(dòng)項(xiàng)描述：具體任務(wù)內(nèi)容（避免“跟進(jìn)項(xiàng)目”等模糊表述，改為“完成模塊的需求文檔初稿”）；負(fù)責(zé)人：明確到具體人名（用“”代替，如“工”）；截止時(shí)間：精確到“年/月/日/時(shí)”（如“2024-06-3017:00”）；優(yōu)先級(jí)：按“高/中/低”標(biāo)注（高優(yōu)先級(jí)為影響會(huì)議核心目標(biāo)或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的事項(xiàng)）；交付物：明確成果形式（如“PPT方案”“會(huì)議紀(jì)要簽字版”“測(cè)試報(bào)告”）。實(shí)時(shí)核對(duì)與補(bǔ)充記錄過程中，對(duì)存疑的決議或行動(dòng)項(xiàng)（如負(fù)責(zé)人不確定、截止時(shí)間模糊），及時(shí)向主持人或相關(guān)參會(huì)人確認(rèn)，避免會(huì)后遺漏。三、會(huì)后：整理、分發(fā)與跟進(jìn)24小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要初稿基于會(huì)議記錄和錄音，整理完整紀(jì)要，重點(diǎn)核對(duì)決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)的準(zhǔn)確性（負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、交付物是否清晰）。紀(jì)要需包含“會(huì)議總結(jié)”部分，簡(jiǎn)要概括會(huì)議成果（如“共形成3項(xiàng)決議、5項(xiàng)行動(dòng)項(xiàng)，解決問題，下一步聚焦方向”）。分發(fā)與確認(rèn)將紀(jì)要初稿發(fā)送給所有參會(huì)人及需知曉的相關(guān)方，明確“如有異議請(qǐng)?jiān)?個(gè)工作日內(nèi)反饋，逾期視為確認(rèn)”。根據(jù)反饋修改后，形成最終版會(huì)議紀(jì)要，由主持人簽字確認(rèn)（電子版可使用電子簽章）。行動(dòng)項(xiàng)跟蹤與提醒記錄人需將“行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表”同步給各負(fù)責(zé)人，并在截止日前3天、1天通過即時(shí)通訊工具或郵件發(fā)送提醒。每周/雙周更新行動(dòng)項(xiàng)狀態(tài)（如“進(jìn)行中”“已完成”“延期”），延期需注明原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間。歸檔與復(fù)盤最終版會(huì)議紀(jì)要及行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表需按“年份-月份-會(huì)議名稱”格式歸檔（電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔存檔指定地點(diǎn)），方便后續(xù)查閱。對(duì)周期性會(huì)議（如周例會(huì)），每月可復(fù)盤行動(dòng)項(xiàng)完成率，分析未完成原因，優(yōu)化會(huì)議效率或資源分配。模板表格表1：會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱例：項(xiàng)目Q2進(jìn)度推進(jìn)會(huì)日期例：2024-06-20時(shí)間例：14:00-16:00地點(diǎn)例：公司3號(hào)會(huì)議室/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議ID：X）主持人例：*經(jīng)理記錄人例：*助理參會(huì)人員例：工、工、*工（共5人）請(qǐng)假人員及原因例：*工（因出差，已提前提交書面意見）列席人員例：*工（技術(shù)支持）表2：議題與討論記錄序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)（關(guān)鍵意見、分歧點(diǎn)）決議事項(xiàng)1項(xiàng)目A進(jìn)度延遲問題工：因供應(yīng)鏈到貨延遲，測(cè)試環(huán)節(jié)延期3天；工：建議協(xié)調(diào)優(yōu)先級(jí)，先完成核心模塊測(cè)試。1.供應(yīng)鏈部門需在6月25日前完成到貨；2.測(cè)試團(tuán)隊(duì)調(diào)整計(jì)劃，6月28日前完成核心模塊測(cè)試。2新功能方案選擇工：推薦方案B（成本低但開發(fā)周期長(zhǎng)）；工：推薦方案C（周期短但預(yù)算超10%）。未達(dá)成共識(shí)。暫緩決策，由*工補(bǔ)充方案B與C的投入產(chǎn)出比分析，下次會(huì)議再議。表3：行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表序號(hào)行動(dòng)項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間優(yōu)先級(jí)完成狀態(tài)交付物備注（如延期原因）1協(xié)調(diào)供應(yīng)商完成零件到貨*工2024-06-2517:00高進(jìn)行中到貨確認(rèn)單-2完成核心模塊測(cè)試報(bào)告*工2024-06-2817:00高未開始測(cè)試報(bào)告（含缺陷清單）-3分析方案B與C的投入產(chǎn)出比*工2024-07-0512:00中未開始PPT分析報(bào)告需財(cái)務(wù)部配合提供數(shù)據(jù)使用要點(diǎn)提示及時(shí)性是關(guān)鍵會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要初稿，避免細(xì)節(jié)遺忘；行動(dòng)項(xiàng)提醒需在截止日前發(fā)出，保證負(fù)責(zé)人預(yù)留足夠時(shí)間。行動(dòng)項(xiàng)需“SMART”原則描述具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可達(dá)成（Achievable）、相關(guān)性（Relevant）、有時(shí)限（Time-bound），避免“盡快”“跟進(jìn)”等模糊表述。責(zé)任必須到人每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)僅指定1名負(fù)責(zé)人，避免多人負(fù)責(zé)導(dǎo)致推諉；若需協(xié)作，需明確“主責(zé)人”和“配合人”。定期回顧與閉環(huán)對(duì)已完成行動(dòng)項(xiàng)，需交付物