工程項目文檔歸檔及管理制度模板一、適用范圍與場景本制度適用于各類新建、改建、擴建工程項目（含房屋建筑、市政基礎設施、公路、水利、機電安裝等類型）的全生命周期文檔管理，涵蓋從項目立項、勘察設計、招標采購、施工實施、竣工驗收至項目后評價各階段。參與單位包括建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、造價咨詢機構及第三方檢測機構等，均需遵循本制度對工程文檔的形成、收集、整理、歸檔、保管及利用進行規(guī)范管理。二、文檔管理全流程操作步驟（一）項目前期：制度宣貫與準備明確職責分工建設單位牽頭成立項目文檔管理小組，明確項目負責人（項目經理）為第一責任人，配備專職文檔管理員（文檔專員）；各參建單位指定專人負責本單位形成文檔的收集與初審。簽訂合同時需在合同條款中明確文檔編制、歸檔的質量要求、份數(shù)（含電子版及紙質版）及提交時限。制定分類標準依據《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）結合項目特點，編制《工程項目文檔分類大綱》，將文檔分為立項審批、用地規(guī)劃、勘察設計、招標投標、施工管理、監(jiān)理監(jiān)督、竣工驗收、結算審計、后評價九大類，每類下設子類（如“施工管理”類下設“施工組織設計”“進度計劃”“質量驗收記錄”等）。（二）實施過程：動態(tài)收集與動態(tài)審核文檔形成與初審各參建單位在工程活動開展同步形成文檔，保證內容真實、準確、完整（如施工日志需當日記錄，隱蔽工程驗收記錄需附影像資料）。單位內部審核：施工單位技術負責人（技術總工）審核施工技術文件，監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師（總監(jiān)）審核監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理報告等，建設單位專業(yè)工程師審核設計變更、簽證等文件。定期提交與復核施工單位每月5日前向建設單位文檔管理員提交上月完整文檔（含紙質版簽字蓋章掃描件及電子版），監(jiān)理單位同步提交監(jiān)理月報、驗收記錄等關聯(lián)文檔。建設單位文檔管理員收到文檔后3個工作日內完成復核，重點檢查文檔完整性、簽署規(guī)范性及與工程進度的一致性，對不合格文檔退回并要求2個工作日內整改。（三）竣工驗收階段：系統(tǒng)歸集與預驗收竣工文檔專項整理施工單位編制《竣工文件編制清單》，對照《分類大綱》梳理所有竣工資料（含竣工圖、工程量清單、質量評定報告等），由項目經理簽字確認后提交監(jiān)理單位預審。監(jiān)理單位組織竣工文檔預驗收，重點核查文檔與工程實體的符合性、簽署完整性及組卷規(guī)范性，形成《竣工文檔預驗收意見書》。正式驗收與歸檔交接建設單位組織設計、施工、監(jiān)理等單位進行竣工文檔正式驗收，驗收合格后由各單位在《竣工文檔驗收記錄表》上蓋章簽字。驗收通過后15日內，施工單位向建設單位移交全套紙質文檔（一式三套，含原件一套）及電子文檔（刻錄成光盤，標注項目名稱及日期），雙方填寫《文檔交接清單》并簽字確認。（四）歸檔后管理：保管、利用與處置入庫保管建設單位文檔管理員對移交文檔進行分類編號（編號規(guī)則：“項目代碼-階段代碼-類別代碼-流水號”，如“GC2024-01-CG-001”）、編制目錄后入庫，檔案室需具備防火、防潮、防蟲、防盜及溫濕度控制設施（溫度14-24℃，濕度45-60%）。電子文檔存儲于加密服務器，定期（每季度）進行備份并檢測備份有效性，防止數(shù)據丟失或損壞。借閱與利用單位內部借閱需填寫《文檔借閱申請表》，經部門負責人及文檔管理小組審批后，檔案管理員辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過7天（特殊情況可續(xù)借，續(xù)期不超過3天）；外部單位借閱需持單位介紹信及有效證件，經建設單位項目負責人批準。借閱的文檔不得涂改、抽換、轉借、復制，確需復制需文檔管理小組審批并登記。到期鑒定與銷毀對保管期限屆滿的文檔（如臨時合同、過程性會議記錄等），由文檔管理小組會同建設單位法務、工程部門組成鑒定小組，對文檔價值進行評估，形成《文檔鑒定報告》。經鑒定無保存價值的文檔，由鑒定小組負責人簽字批準后，由檔案管理員監(jiān)銷，銷毀過程需記錄《文檔銷毀清單》并留存?zhèn)洳?；涉密文檔需按保密規(guī)定單獨銷毀。三、常用管理表單模板（一）工程項目文檔分類目錄表序號文檔類別子類編號規(guī)則形成單位保管期限備注1立項審批項目建議書LC-01-001建設單位長期?含發(fā)改委批復文件2勘察設計巖土勘察報告KS-02-001勘察單位長期需加蓋勘察章3施工管理施工組織設計SG-03-001施工單位長期需附審批表4竣工驗收竣工驗收報告SY-08-001建設單位長期各參建單位簽字蓋章（二）文檔歸檔登記表文檔編號文檔名稱形成階段責任單位份數(shù)電子版/紙質版歸檔日期存放位置（柜/盒）備注GC2024-01-SG-001項目主體結構施工方案施工實施階段施工單位3紙質+電子2024-05-10A柜-01盒含審批頁GC2024-01-JL-002基礎分部工程質量評估報告施工監(jiān)理階段監(jiān)理單位2紙質+電子2024-06-15A柜-02盒總監(jiān)簽字（三）文檔借閱申請表借閱人姓名所在部門借閱日期文檔編號及名稱借閱用途歸還日期審批人檔案管理員簽字備注*工程管理部2024-07-01GC2024-01-SY-001竣工驗收報告項目結算審計2024-07-08**不得復制（四）文檔銷毀審批表文檔編號及名稱形成日期保管期限銷毀原因鑒定小組意見負責人簽字審批人簽字銷毀日期執(zhí)行人監(jiān)銷人備注GC2024-01-ZB-001臨時會議紀要2024-03-153年保管期已滿，無保存價值同意銷毀*趙六*錢七2024-07-10*孫八*周九記錄留存四、關鍵管控要點及時性與完整性：文檔需在工程活動完成后3個工作日內形成，保證與工程進度同步，杜絕后補、漏填；隱蔽工程、關鍵工序文檔必須附影像、檢測報告等支撐材料。規(guī)范性與準確性：文檔內容需使用藍黑墨水或碳素筆書寫（電子版為PDF格式），簽字蓋章清晰，日期邏輯一致；竣工圖需與工程實體相符，加蓋竣工圖章并標注“竣工圖”字樣。責任到人：各單位文檔負責人對文檔質量負直接責任，建設單位文檔管理員每月對文檔管理情況進行檢查，結果納入參建單位信用評價。電子與紙質同步管理：電子文檔需與紙質文檔內容一致，重要文件（如合同、驗收報告）需同時保存原件及掃描件，電子文檔采用統(tǒng)一命名規(guī)則，便于檢索。安全保密：涉密文