人事檔案管理工作操作指南人事檔案作為記錄員工職業(yè)發(fā)展軌跡、個人資質(zhì)與履職表現(xiàn)的核心載體，其管理質(zhì)量直接關(guān)系到人才選拔、職稱評審、社保核算等多項人事工作的合規(guī)性與效率。本指南結(jié)合實踐經(jīng)驗，從全流程操作維度梳理管理要點，助力提升檔案管理的規(guī)范性與服務(wù)效能。一、檔案收集：源頭把控，確保材料完整檔案收集是管理工作的起點，需以“全、真、準(zhǔn)”為原則，覆蓋員工職業(yè)生命周期的關(guān)鍵節(jié)點。（一）收集范圍入職階段：勞動合同、入職登記表、學(xué)歷/學(xué)位證書（含境外學(xué)歷認證）、離職證明（或無業(yè)證明）、社保公積金轉(zhuǎn)移證明等。在職階段：年度考核表、職稱評審材料、培訓(xùn)證書、獎懲決定、崗位變動通知、工資調(diào)整審批表等。離職階段：離職申請、解除/終止勞動合同證明、競業(yè)限制協(xié)議（如有）等。（二）收集方式日常收集：員工入職時主動提交材料，部門按季度移交考核、獎懲等材料；要求材料需為原件或加蓋鮮章的復(fù)印件，復(fù)印件需注明“與原件一致”并由提交人簽字。專項收集：針對職稱評審、學(xué)歷提升等專項事件，提前發(fā)布材料清單，限時收集相關(guān)證明。定期清查：每年開展一次檔案清查，通過“一人一檔”清單核對，發(fā)現(xiàn)缺失材料及時與員工或部門溝通補充。（三）特殊情況處理若員工檔案缺失關(guān)鍵材料（如學(xué)歷證書），需出具《材料補充告知書》，說明缺失項及補辦要求（如聯(lián)系畢業(yè)院校開具證明）。境外學(xué)歷、資格證書需同步收集教育部留學(xué)服務(wù)中心的認證報告。離職員工檔案需在離職手續(xù)辦結(jié)后30日內(nèi)完成整理與轉(zhuǎn)遞，避免滯留。二、檔案整理：規(guī)范分類，提升檢索效率整理工作需遵循“分類清晰、編號規(guī)范、裝訂牢固”的原則，兼顧紙質(zhì)檔案與電子檔案的協(xié)同管理。（一）分類標(biāo)準(zhǔn)參照《干部人事檔案工作條例》，結(jié)合企業(yè)實際將檔案分為十大類（履歷類、自傳類、鑒定考核類、學(xué)歷學(xué)位類、職稱類、政治歷史類、獎勵類、處分類、工資待遇類、其他類）；中小企業(yè)可簡化為“入職材料、在職考核、獎懲培訓(xùn)、離職材料”四大類，確保邏輯連貫。（二）整理流程1.排序：按材料形成時間倒序排列（最新材料在前），同類材料按重要性（如職稱證書優(yōu)先于培訓(xùn)證書）排序。2.編號：每份材料標(biāo)注唯一編號（如“____”），編號規(guī)則需在檔案盒封面說明。3.裝訂：使用無酸紙檔案袋、不銹鋼裝訂夾，避免使用膠水、訂書釘（易腐蝕）；檔案盒需標(biāo)注姓名、部門、檔案號及盒內(nèi)材料起止日期。（三）數(shù)字化整理掃描分辨率不低于300dpi，格式為PDF或TIFF，命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案編號一致（如“張三-____.pdf”）。建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的“一一對應(yīng)”索引表，記錄掃描時間、操作人員、材料來源等元數(shù)據(jù)。三、檔案保管：安全防護，保障長期存續(xù)檔案保管需兼顧物理安全與信息安全，構(gòu)建“人防+技防”的雙重保障體系。（一）保管環(huán)境檔案室溫度控制在14-24℃，濕度45-60%，配備恒溫恒濕設(shè)備、防紫外線窗簾、空氣凈化器。安裝煙感報警器、滅火器、防蟲藥（如樟腦丸），每月檢查一次防蟲、防潮情況。（二）保管設(shè)施采用鐵皮檔案柜或密集架，檔案盒選用無酸紙材質(zhì)（延緩老化）；電子檔案需存儲于專用服務(wù)器，每周進行異地備份（如云端+移動硬盤）。檔案室實行門禁管理，安裝監(jiān)控攝像頭，非檔案管理人員禁止入內(nèi)。（三）保管制度每月檢查檔案完整性（如是否有材料缺失、霉變），每季度抽查借閱登記臺賬。檔案移交需填寫《交接清單》，雙方簽字確認；借閱檔案需經(jīng)HR主管審批，禁止涂改、抽取材料，借閱期限不超過7個工作日。四、檔案利用：合規(guī)服務(wù)，支撐人事決策檔案利用需在“合規(guī)、高效、保密”的前提下，為內(nèi)部管理與外部核查提供支撐。（一）利用范圍內(nèi)部利用：員工查詢自身檔案（需HR陪同）、HR辦理入職/調(diào)崗/退休手續(xù)、管理層查閱考核材料（需總經(jīng)理審批）。外部利用：政審（如公務(wù)員招錄）、社保核查、學(xué)歷認證等，需出具單位介紹信或公函，明確利用目的。（二）利用流程1.申請：填寫《檔案利用申請表》，注明用途、所需材料名稱。2.審批：普通材料由檔案管理員審批，敏感材料（如處分決定）需HR總監(jiān)審批。4.登記：記錄利用人、時間、用途、材料名稱，形成《檔案利用臺賬》。（三）利用限制禁止無關(guān)人員查閱檔案，禁止將檔案帶出檔案室（特殊情況需總經(jīng)理審批，且限時24小時內(nèi)歸還）。涉及個人隱私的材料（如醫(yī)療證明），需經(jīng)員工本人同意后方可提供。五、檔案轉(zhuǎn)遞：全程跟蹤，確保無縫銜接檔案轉(zhuǎn)遞需遵循“密封、安全、可追溯”原則，避免檔案丟失或錯遞。（一）轉(zhuǎn)出流程員工離職/調(diào)崗時，核查檔案材料完整性，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞單》（注明接收單位、地址、聯(lián)系人、材料清單）。通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿。ń箓€人自帶，特殊情況需出具單位證明并簽字確認），同步跟蹤物流信息，要求接收單位簽收后回傳《檔案接收回執(zhí)》。（二）轉(zhuǎn)入流程接收外部檔案時，檢查密封章是否完好，核對轉(zhuǎn)遞單與檔案內(nèi)容是否一致；如有缺失，立即向轉(zhuǎn)出單位發(fā)函說明，要求補充或退回。檔案到崗后，3個工作日內(nèi)完成登記、編號，歸入員工檔案。（三）特殊轉(zhuǎn)遞跨地區(qū)轉(zhuǎn)遞需確認接收單位的檔案管理權(quán)限（如私企檔案需轉(zhuǎn)至人才市場）。留學(xué)人員檔案需轉(zhuǎn)至教育部留學(xué)服務(wù)中心或戶籍地人才市場，避免個人保管。六、信息化管理：技術(shù)賦能，優(yōu)化管理效能借助數(shù)字化工具提升管理效率，需平衡“便捷性”與“安全性”。（一）系統(tǒng)選型選擇具備權(quán)限管理、全文檢索、電子簽章、版本控制功能的檔案管理系統(tǒng)（如泛微、藍凌），或在HR系統(tǒng)中搭建檔案模塊，確保與考勤、薪酬等數(shù)據(jù)聯(lián)動。（二）數(shù)據(jù)維護員工入職、離職、職稱變動等事件發(fā)生后，2個工作日內(nèi)更新電子檔案，確保與紙質(zhì)檔案同步。每月對電子檔案進行完整性校驗，每季度開展異地備份（如阿里云+移動硬盤），測試數(shù)據(jù)恢復(fù)功能。（三）安全防護設(shè)置角色權(quán)限（如HR專員可編輯，普通員工僅可查看自身基本信息），操作日志永久留存。數(shù)據(jù)傳輸與存儲采用AES-256加密，定期開展網(wǎng)絡(luò)安全演練，防范黑客攻擊與內(nèi)部泄密。七、風(fēng)險防控：合規(guī)審查，規(guī)避管理隱患檔案管理需常態(tài)化開展“合規(guī)體檢”，提前規(guī)避法律與管理風(fēng)險。（一）合規(guī)檢查每年對照《干部人事檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》開展自查，重點檢查材料合法性（如學(xué)歷造假、虛假證明）、流程合規(guī)性（如轉(zhuǎn)遞是否通過機要渠道）。發(fā)現(xiàn)問題立即整改，如材料造假需約談員工，情節(jié)嚴(yán)重者解除勞動合同。（二）糾紛處理檔案丟失：立即啟動應(yīng)急預(yù)案，協(xié)助員工補辦材料（如聯(lián)系學(xué)校重開學(xué)歷證明），出具《檔案遺失證明》，必要時通過法律途徑解決。材料錯誤：核實錯誤原因，與員工或原單位溝通更正，留存更正記錄。（三）人員培訓(xùn)每半年組織檔案管理人員參加政策法規(guī)培訓(xùn)（如《檔案法》解讀）、系統(tǒng)操作培訓(xùn)，簽訂《保密協(xié)