合同信息收集與歸檔管理模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景日常業(yè)務(wù)合作：如采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)外包合同等標(biāo)準(zhǔn)化合同的統(tǒng)一管理；項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)管理：如工程建設(shè)、研發(fā)合作、市場(chǎng)推廣等項(xiàng)目的合同及配套資料歸檔；合規(guī)審計(jì)需求：滿足內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)管或法律糾紛中對(duì)合同信息的追溯要求；跨部門(mén)協(xié)作：法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等部門(mén)對(duì)合同信息的共享與協(xié)同管理。二、操作流程詳解（一）合同信息收集階段明確收集范圍：需收集的資料包括但不限于：合同正本（或掃描件，需保證清晰完整）；合同審批單（含各環(huán)節(jié)審批人簽字/電子簽批記錄）；雙方簽約主體資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等）；與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；合同履行過(guò)程中的關(guān)鍵記錄（如會(huì)議紀(jì)要、交付憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）。指定收集責(zé)任人：由業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人某負(fù)責(zé)收集本部門(mén)合同相關(guān)資料，法務(wù)部門(mén)某負(fù)責(zé)審核資料的完整性，保證無(wú)遺漏。設(shè)定收集時(shí)限：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人需完成資料收集并提交至法務(wù)部門(mén)；重大項(xiàng)目合同需在簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)完成提交。（二）合同信息核對(duì)與整理階段信息核對(duì)要點(diǎn)：合同文本是否完整（含首頁(yè)、簽字頁(yè)、附件等）；合同關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確（如合同編號(hào)、簽約主體、金額、期限、標(biāo)的描述等）；審批流程是否合規(guī)（需經(jīng)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)）；主體資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、授權(quán)委托書(shū)等）。資料分類(lèi)編號(hào)：按“年份-部門(mén)-合同類(lèi)型-序號(hào)”規(guī)則編號(hào)，例如“2024-采購(gòu)-設(shè)備-001”；同一合同的補(bǔ)充協(xié)議、附件需與主合同合并編號(hào)，后綴加“-1”“-2”區(qū)分。掃描存檔要求：紙質(zhì)合同需掃描為PDF格式，分辨率不低于300DPI，保證文字清晰可辨；掃描件按“合同編號(hào)+合同名稱(chēng)”命名，例如“2024-采購(gòu)-設(shè)備-001_XX設(shè)備采購(gòu)合同”；電子掃描件與紙質(zhì)原件一并存放，保證電子檔與紙質(zhì)檔一致。（三）合同信息錄入與歸檔階段建立合同臺(tái)賬：將核對(duì)后的合同信息錄入電子臺(tái)賬（建議使用Excel或?qū)I(yè)合同管理系統(tǒng)），字段包括：合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、合同類(lèi)型（采購(gòu)/銷(xiāo)售/服務(wù)等）；簽約主體（甲方、乙方，需注明全稱(chēng)及統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）；簽訂日期、合同金額、幣種、合同期限（起始至終止日期）；主要履行內(nèi)容、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)）；歸檔編號(hào)、存放位置（如檔案柜編號(hào)、電子路徑）、負(fù)責(zé)人；備注（如特殊條款、風(fēng)險(xiǎn)提示等）。實(shí)體歸檔操作：將紙質(zhì)資料按編號(hào)順序裝入檔案袋，封面標(biāo)注“合同編號(hào)+合同名稱(chēng)+歸檔日期”；檔案袋內(nèi)附《合同歸檔清單》，列明袋內(nèi)資料名稱(chēng)及份數(shù)；按部門(mén)、合同類(lèi)型分類(lèi)存放于檔案柜，標(biāo)注清晰標(biāo)簽（如“2024年采購(gòu)合同”“2024年服務(wù)合同”）。電子歸檔操作：將電子掃描件及臺(tái)賬同步至指定服務(wù)器或云存儲(chǔ)系統(tǒng)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅授權(quán)人員可查看）；電子檔案需定期備份（每周至少1次），防止數(shù)據(jù)丟失。（四）合同后續(xù)管理與維護(hù)借閱與歸還：因工作需要借閱合同檔案的，需填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)負(fù)責(zé)人審批；借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日，到期需及時(shí)歸還，如需續(xù)借需重新申請(qǐng)；借閱期間不得涂改、撕毀、轉(zhuǎn)借檔案，遺失需按公司規(guī)定承擔(dān)責(zé)任。更新與清理：合同履行完畢或終止后，經(jīng)辦人需在臺(tái)賬中標(biāo)注“已履行完畢/終止”及日期；每年底對(duì)合同檔案進(jìn)行全面梳理，對(duì)超期保存的合同（如保管期限已滿且無(wú)法律效力），經(jīng)審批后按規(guī)定銷(xiāo)毀，并記錄銷(xiāo)毀清單。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：臺(tái)賬中設(shè)置“到期提醒”字段，對(duì)即將到期的合同（如付款節(jié)點(diǎn)、續(xù)簽期限），提前15天向業(yè)務(wù)部門(mén)及法務(wù)部門(mén)發(fā)出預(yù)警；對(duì)存在履約風(fēng)險(xiǎn)的合同，及時(shí)標(biāo)記“高風(fēng)險(xiǎn)”并跟進(jìn)處理。三、合同信息登記表示例合同編號(hào)合同名稱(chēng)合同類(lèi)型甲方乙方簽訂日期合同金額（元）合同期限主要履行內(nèi)容歸檔編號(hào)存放位置負(fù)責(zé)人2024-采購(gòu)-設(shè)備-001XX公司辦公設(shè)備采購(gòu)合同采購(gòu)合同XX科技有限公司XX商貿(mào)有限公司2024-01-15150,0002024-01-15至2024-12-31采購(gòu)電腦、打印機(jī)等設(shè)備PD2024-001檔案柜-A-01*某2024-服務(wù)-外包-002XX項(xiàng)目市場(chǎng)推廣服務(wù)合同服務(wù)合同XX品牌管理有限公司XX廣告?zhèn)髅接邢薰?024-02-20280,0002024-02-20至2024-08-20線上推廣活動(dòng)策劃與執(zhí)行FW2024-002服務(wù)器-市場(chǎng)部*某2024-銷(xiāo)售-001XX產(chǎn)品銷(xiāo)售合同銷(xiāo)售合同YY實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司XX科技有限公司2024-03-10500,0002024-03-10至2024-09-10A型號(hào)設(shè)備銷(xiāo)售XS2024-001檔案柜-B-02*某四、管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示信息準(zhǔn)確性：合同臺(tái)賬中的信息需與合同文本保持一致，錄入后需由專(zhuān)人復(fù)核，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致管理疏漏（如合同主體錯(cuò)誤、金額偏差等）。保密性要求：合同檔案涉及企業(yè)商業(yè)秘密，需嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限，借閱需履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸或泄露合同內(nèi)容。歸檔及時(shí)性：嚴(yán)禁拖延歸檔，保證合同在簽訂后短期內(nèi)完成收集、整理、錄入及歸檔，避免資料遺失或損壞。檔案完整性：同一合同的審批單、附件、履行記錄等需與主合同合并歸檔，不得拆分存放，保證追溯鏈條完整。合規(guī)性管理：歸檔的合同文本需符合《_________檔案法》《_________民法典》等法律法規(guī)要求，電子檔案需符合電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894）。