員工離職管理是企業(yè)人力資源體系中不可或缺的環(huán)節(jié)，它不僅關(guān)系到勞動(dòng)關(guān)系的合規(guī)終止，更影響著企業(yè)的運(yùn)營(yíng)連續(xù)性、商業(yè)秘密保護(hù)及雇主品牌形象。一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的離職流程與實(shí)用表格工具，能幫助企業(yè)高效完成離職手續(xù)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)為離職員工與在職團(tuán)隊(duì)留下專業(yè)、體面的收尾體驗(yàn)。一、員工離職全流程管理（分階段操作指引）（一）離職申請(qǐng)階段：明確意向，啟動(dòng)流程1.員工發(fā)起申請(qǐng)員工因個(gè)人或組織原因（如職業(yè)發(fā)展、家庭規(guī)劃、合同到期等）擬離職時(shí)，需提前以書面形式（郵件或紙質(zhì)申請(qǐng)）向直屬上級(jí)提交離職意向，明確離職類型（辭職、協(xié)商解除、合同終止、辭退等）及擬離職日期（需符合《勞動(dòng)合同法》關(guān)于試用期、正式員工的提前通知要求）。2.HR初步介入人力資源部門在收到上級(jí)反饋的離職申請(qǐng)后，需第一時(shí)間與員工溝通，確認(rèn)離職真實(shí)性與核心訴求（如是否因薪資、管理、發(fā)展等問題離職），同時(shí)核查勞動(dòng)合同、競(jìng)業(yè)協(xié)議、培訓(xùn)服務(wù)期等協(xié)議的約束條款，預(yù)判潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。3.離職溝通與挽留（可選）對(duì)于非法定解除或企業(yè)希望挽留的核心員工，可由上級(jí)或HR開展離職面談，了解離職動(dòng)因并評(píng)估挽留可能性。若挽留無效，需同步啟動(dòng)離職交接準(zhǔn)備工作。（二）離職交接階段：責(zé)任厘清，風(fēng)險(xiǎn)隔離離職交接是避免工作斷層、資產(chǎn)流失的核心環(huán)節(jié)，需圍繞工作、物品、文檔三大維度開展：1.工作交接員工需與直屬上級(jí)、接手人（或團(tuán)隊(duì)）共同梳理未完成工作、項(xiàng)目進(jìn)度、客戶/供應(yīng)商對(duì)接情況，形成《工作交接清單》（模板見下文），明確每項(xiàng)工作的完成標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及交接狀態(tài)。關(guān)鍵崗位（如財(cái)務(wù)、技術(shù)、核心業(yè)務(wù)崗）需額外提供操作手冊(cè)、密碼權(quán)限清單、待辦事項(xiàng)優(yōu)先級(jí)說明等，確保接手人可無縫銜接。2.物品交接員工需歸還公司配備的資產(chǎn)，包括但不限于電腦、工牌、門禁卡、辦公文具、鑰匙、備用金等，填寫《物品交接清單》并由雙方簽字確認(rèn)，HR需同步更新固定資產(chǎn)臺(tái)賬。3.文檔交接員工需移交在職期間產(chǎn)生的工作文檔（如項(xiàng)目方案、客戶資料、內(nèi)部流程文件等），刪除個(gè)人設(shè)備中公司敏感數(shù)據(jù)，并簽署《數(shù)據(jù)安全確認(rèn)書》（可嵌入交接流程），確保企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)與商業(yè)秘密安全。（三）離職審批階段：層級(jí)確認(rèn)，合規(guī)簽批1.直屬上級(jí)審批上級(jí)需確認(rèn)工作交接完成度，評(píng)估員工在職期間表現(xiàn)，簽署《離職審批表》（含工作交接評(píng)價(jià)、是否同意離職等意見）。2.跨部門/HR審批若涉及財(cái)務(wù)借款、IT權(quán)限注銷、社保公積金停繳等關(guān)聯(lián)事項(xiàng)，需由財(cái)務(wù)、IT、HR等部門分別審批，確保各環(huán)節(jié)無遺留問題。3.最終審批（管理層/HR負(fù)責(zé)人）企業(yè)管理層或HR負(fù)責(zé)人對(duì)離職流程進(jìn)行最終簽批，確認(rèn)離職生效日期，同步觸發(fā)后續(xù)結(jié)算、手續(xù)辦理環(huán)節(jié)。（四）離職結(jié)算與手續(xù)辦理階段：權(quán)益清晰，風(fēng)險(xiǎn)閉環(huán)1.薪資與福利結(jié)算財(cái)務(wù)部門需核算員工離職當(dāng)月薪資（含基本工資、績(jī)效、加班費(fèi)、未休年假補(bǔ)償?shù)龋⒖鄢?xiàng)（如借款、違規(guī)賠償?shù)龋?，形成《離職結(jié)算單》，并與員工確認(rèn)金額。社保、公積金需按離職日期停繳，HR需提前向員工說明社保轉(zhuǎn)移、失業(yè)金申領(lǐng)等后續(xù)操作指引。2.離職證明開具離職證明需包含員工姓名、崗位、入職與離職日期、勞動(dòng)關(guān)系解除/終止原因（需符合法律規(guī)范，避免歧義表述），并加蓋公章。根據(jù)《勞動(dòng)合同法》，企業(yè)需在離職時(shí)或員工提出后15日內(nèi)出具離職證明。3.檔案與社保轉(zhuǎn)移員工檔案（如勞動(dòng)合同、獎(jiǎng)懲記錄等）需按規(guī)定封存或轉(zhuǎn)移至員工戶籍地/新單位（需員工提供調(diào)檔函）。社保、公積金轉(zhuǎn)移需由HR協(xié)助員工辦理，或提供《社保轉(zhuǎn)移指引》供員工自助操作。（五）離職后管理階段：關(guān)系維護(hù)，風(fēng)險(xiǎn)防范1.離職面談復(fù)盤HR需在員工離職后3個(gè)工作日內(nèi)完成《離職面談?dòng)涗洷怼?，記錄員工離職真實(shí)原因、對(duì)公司管理的建議、競(jìng)業(yè)協(xié)議履行意愿等，為企業(yè)優(yōu)化管理提供參考。2.競(jìng)業(yè)限制與保密監(jiān)督若員工簽署過《競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》，HR需在離職時(shí)明確提醒競(jìng)業(yè)限制期限、補(bǔ)償金發(fā)放方式及違約后果；定期核查員工新就職單位，確保無違規(guī)行為。3.離職員工關(guān)系維護(hù)對(duì)于核心人才或高潛力離職員工，可邀請(qǐng)加入企業(yè)“校友群”，定期推送行業(yè)資訊或企業(yè)動(dòng)態(tài)，為未來人才回流或業(yè)務(wù)合作埋下伏筆。二、實(shí)用表格模板（可直接復(fù)用/調(diào)整）（一）離職申請(qǐng)表用途：?jiǎn)T工發(fā)起離職申請(qǐng)，明確基本信息與離職訴求核心字段：?jiǎn)T工姓名、部門、崗位、入職日期擬離職日期、離職類型（辭職/協(xié)商解除/合同終止/辭退）離職原因（可選項(xiàng)+自定義補(bǔ)充）員工簽字、日期（二）工作交接清單用途：梳理工作交接內(nèi)容，確保工作連續(xù)性核心字段：交接崗位、交接日期、接手人姓名工作事項(xiàng)（含未完成項(xiàng)目、客戶對(duì)接、待辦任務(wù)等）交接狀態(tài)（已完成/進(jìn)行中/待確認(rèn)）、備注（特殊要求/風(fēng)險(xiǎn)提示）交接人、接手人、監(jiān)交人（上級(jí)）簽字（三）物品交接清單用途：記錄公司資產(chǎn)歸還情況，避免資產(chǎn)流失核心字段：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期歸還狀態(tài)（完好/損壞/丟失，損壞需注明賠償方案）交接人、接收人簽字（四）離職審批表用途：多部門協(xié)同審批，把控離職風(fēng)險(xiǎn)核心字段：?jiǎn)T工基本信息（同離職申請(qǐng)表）各部門審批意見（上級(jí)、HR、財(cái)務(wù)、IT等）最終審批意見（是否同意離職、生效日期）（五）離職結(jié)算單用途：明確薪資、福利結(jié)算金額，避免勞資糾紛核心字段：應(yīng)發(fā)項(xiàng)（基本工資、績(jī)效、補(bǔ)貼、未休年假補(bǔ)償?shù)龋┛鄢?xiàng)（借款、違規(guī)罰款、社保公積金個(gè)人部分等）實(shí)發(fā)金額、支付日期員工確認(rèn)簽字（六）離職面談?dòng)涗洷碛猛荆簭?fù)盤離職原因，優(yōu)化管理流程核心字段：面談日期、面談人（HR/上級(jí)）離職真實(shí)原因（需區(qū)分表面原因與深層訴求）對(duì)公司的建議（管理、文化、流程等）競(jìng)業(yè)協(xié)議履行意愿、是否愿意推薦人才/未來回流面談人總結(jié)與改進(jìn)建議三、離職管理注意事項(xiàng)（一）法律合規(guī)性嚴(yán)格遵守《勞動(dòng)合同法》關(guān)于離職通知期、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、離職證明的規(guī)定，避免因流程瑕疵引發(fā)勞動(dòng)仲裁（如未按時(shí)出具離職證明需賠償員工損失）。辭退員工需確保證據(jù)充分（如績(jī)效考核記錄、違紀(jì)證明等），協(xié)商解除需簽署《協(xié)商解除協(xié)議》，明確補(bǔ)償金額與支付方式。（二）風(fēng)險(xiǎn)防范核心崗位員工離職前，需提前凍結(jié)敏感系統(tǒng)權(quán)限（如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、客戶數(shù)據(jù)庫），避免數(shù)據(jù)泄露。涉及商業(yè)秘密的員工，需在離職時(shí)重申保密義務(wù)，必要時(shí)啟動(dòng)競(jìng)業(yè)限制協(xié)議，定期跟蹤其職業(yè)動(dòng)向。（三）流程優(yōu)化可通過OA系統(tǒng)或HRSaaS工具實(shí)現(xiàn)離職流程線上化，減少紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)，提高審批效率。針對(duì)試用期員工、實(shí)習(xí)生等群體，可簡(jiǎn)化流程（如縮短交接周期），但需確保核心環(huán)節(jié)（如工作交接、物品歸還）不缺失。（四）文檔留存所有離職相關(guān)文檔（申請(qǐng)表、交接清單、審批表、面談?dòng)涗浀龋┬璐鏅n至少2年，以備勞動(dòng)監(jiān)察或仲裁時(shí)舉證。結(jié)語員工離職并非管理的終點(diǎn)，而是企業(yè)優(yōu)化組織能力、完善人才管理體系的重要契機(jī)。通