會議室預(yù)約使用記錄管理模板適用場景操作流程詳解一、預(yù)約前：查詢與申請確認(rèn)會議室可用性預(yù)約人需提前通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)、線下公示欄或管理員處查詢目標(biāo)會議室的實(shí)時使用狀態(tài)（如“空閑”“已預(yù)約”“維護(hù)中”），確認(rèn)目標(biāo)時間段是否可預(yù)約。注意：優(yōu)先選擇與會議規(guī)模匹配的會議室（如小型會議選3-5人會議室，大型會議選10人以上會議室），避免資源閑置或超員使用。提交預(yù)約申請通過指定渠道（如OA系統(tǒng)、預(yù)約表單、管理員登記）提交以下信息：會議室名稱及位置預(yù)約人姓名（*）、所屬部門會議日期、具體開始/結(jié)束時間（精確到30分鐘，如“2024-05-2014:00-15:30”）會議主題及簡要內(nèi)容預(yù)計(jì)參會人數(shù)（需注明是否包含外來人員）所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板、視頻會議終端等）特殊需求說明：如需要布置場地、提供茶水等，需提前與管理員溝通確認(rèn)。審批與確認(rèn)常規(guī)會議：部門內(nèi)部審批即可；跨部門會議或重要會議需經(jīng)行政部門/會議室管理員審批。審批通過后，系統(tǒng)或管理員將反饋預(yù)約成功信息（含會議室編號、注意事項(xiàng)）；若沖突，需重新選擇時間或會議室。二、預(yù)約中：使用與簽到提前到場準(zhǔn)備預(yù)約人需提前10-15分鐘到達(dá)會議室，檢查設(shè)備是否正常（如投影儀開關(guān)、網(wǎng)絡(luò)連接、白板筆是否充足），確認(rèn)桌椅擺放是否符合需求。如需額外設(shè)備支持，可聯(lián)系管理員協(xié)助調(diào)試（提前1-2個工作日申請）。會議簽到與記錄參會人員需在《會議室使用簽到表》上簽字（含姓名、部門、到達(dá)時間），由預(yù)約人負(fù)責(zé)核對參會人數(shù)與預(yù)約信息是否一致。會議開始后，保持會議室安靜，遵守公共秩序，避免大聲喧嘩或長時間占用。設(shè)備與場地使用規(guī)范按需使用設(shè)備，結(jié)束后關(guān)閉電源（包括投影儀、燈光、空調(diào)等），拔掉充電設(shè)備插頭。愛護(hù)會議室設(shè)施，嚴(yán)禁在桌椅、墻壁上亂涂亂畫，移動設(shè)備時注意輕拿輕放。三、預(yù)約后：結(jié)束與歸檔清理與復(fù)位會議結(jié)束后，預(yù)約人需組織清理場地：帶走個人物品及會議資料，將桌椅恢復(fù)原位，清理垃圾（如紙杯、便簽紙等），保證會議室整潔。若使用白板，需擦凈板面內(nèi)容；若借用設(shè)備（如麥克風(fēng)、轉(zhuǎn)接頭），需及時歸還至指定位置。確認(rèn)使用時長與記錄預(yù)約人在《會議室使用記錄表》中填寫實(shí)際使用時長、設(shè)備使用情況（如“正?！薄肮收稀保⒂袩o遺留問題等，并簽字確認(rèn)。若提前結(jié)束會議，需在系統(tǒng)中取消剩余時段預(yù)約，或告知管理員釋放資源。問題反饋與歸檔若設(shè)備故障或場地?fù)p壞，需立即聯(lián)系管理員報修，并在備注欄注明問題詳情。管理員每日匯總《會議室使用記錄表》，按月整理歸檔，作為會議室使用率統(tǒng)計(jì)、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃及資源調(diào)配的依據(jù)。記錄表示例預(yù)約編號會議室名稱位置預(yù)約人所屬部門聯(lián)系方式（*）預(yù)約日期開始時間結(jié)束時間會議主題預(yù)計(jì)人數(shù)實(shí)際人數(shù)所需設(shè)備設(shè)備使用情況實(shí)際使用時長使用人簽字備注記錄人記錄時間MR20240520001會議室A3樓東側(cè)*市場部*2024-05-2009:0010:30Q2營銷方案討論55投影儀、白板正常1.5小時*無2024-05-20MR20240520002會議室B2樓西側(cè)*研發(fā)部*2024-05-2014:0016:00項(xiàng)目技術(shù)評審87視頻會議終端、麥克風(fēng)麥克風(fēng)無聲1.8小時*麥克風(fēng)需維修2024-05-20管理要點(diǎn)提示提前規(guī)劃，避免臨時占用重要會議建議提前2-3個工作日預(yù)約，常規(guī)會議至少提前1天預(yù)約，保證會議室資源合理分配。臨時緊急會議需優(yōu)先協(xié)調(diào)空閑會議室，若無可申請“臨時使用”權(quán)限（需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。按時使用，杜絕資源浪費(fèi)預(yù)約會議室后需準(zhǔn)時開始，遲到超過15分鐘且未提前告知的，管理員有權(quán)釋放資源給其他需求方。會議需在預(yù)約結(jié)束時間前結(jié)束，如需延長需提前30分鐘在系統(tǒng)中續(xù)約或重新申請，避免影響后續(xù)預(yù)約。愛護(hù)設(shè)施，明確責(zé)任歸屬會議室設(shè)備及設(shè)施由行政部門統(tǒng)一管理，使用者需承擔(dān)保管責(zé)任，因人為損壞需照價賠償并承擔(dān)維修費(fèi)用。禁止在會議室吸煙、飲食（特殊情況需提前申請并清理），違者將納入部門考核。信息真實(shí)，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確預(yù)約人需如實(shí)填寫參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息，虛報或瞞報將取消預(yù)約資格并通報批評。管理員定期核對預(yù)約記錄與實(shí)際使用情況，保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)無誤，為資源優(yōu)化提供支持。定期反饋，持續(xù)優(yōu)化管理使用者可