企業(yè)采購流程及審批標準模板一、適用場景與范圍二、標準化操作流程1.需求提出與部門初審需求發(fā)起：使用部門根據(jù)工作需要填寫《采購需求申請表》，注明物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、期望交付時間及預算來源，部門負責人*對需求的合理性、必要性進行初審。特殊需求說明：若涉及定制化產品或特殊規(guī)格，需附技術參數(shù)說明或圖紙；若為緊急采購（如生產突發(fā)故障需立即維修），需在申請表中注明“緊急”原因，由需求部門負責人簽字確認。2.采購申請與預算核驗提交申請：需求部門通過OA系統(tǒng)或線下提交《采購申請表》至采購部，同時附上《需求申請表》及初審意見。預算核驗：采購專員核對采購事項是否在年度預算范圍內，若超預算，需需求部門提交《預算調整申請表》，經財務部及分管副總審批后方可推進。3.供應商選擇與詢比價供應商來源：優(yōu)先從《合格供應商名錄》中選擇；名錄內無合適供應商的，需啟動供應商尋源（至少邀請3家供應商參與報價）。詢比價規(guī)則：日常辦公物資（金額≤5000元）：采用詢價方式，采購專員收集報價后對比性價比，選擇最優(yōu)供應商；生產原材料/固定資產（金額＞5000元）：采用比價或招標方式，需填寫《供應商比價表》，注明各供應商報價、資質、交期、服務條款，由采購部經理*審核。特殊情形：單一來源采購（如專利產品、指定供應商），需提供《單一來源采購說明表》，經總經理*審批。4.審批流程分級執(zhí)行根據(jù)采購金額及類型，審批層級采購類型金額范圍審批人日常辦公物資≤5000元需求部門負責人、采購部經理日常辦公物資5000-20000元需求部門負責人、采購部經理、財務部*生產原材料≤20000元需求部門負責人、采購部經理、財務部*生產原材料＞20000元需求部門負責人、采購部經理、財務部、分管副總固定資產/服務類任意金額需求部門負責人、采購部經理、財務部、分管副總、總經理*審批意見需明確“同意”“駁回”或“補充說明”，駁回需注明理由，申請部門根據(jù)意見修改后重新提交。5.合同簽訂與訂單下達合同擬定：采購專員根據(jù)審批結果與供應商擬定《采購合同》，明確標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交貨期、驗收標準、付款方式、違約責任等條款，法務崗*（或指定法務人員）審核合同合規(guī)性。訂單下達：合同經最終審批后，采購部向供應商下達《采購訂單》，同時將合同掃描件分發(fā)至需求部門、財務部存檔。6.履約跟蹤與驗收入庫履約跟蹤：采購專員定期跟進供應商生產/備貨進度，保證按期交付；若遇延期風險，及時協(xié)調并通知需求部門。驗收入庫：到貨后，需求部門聯(lián)合倉儲部*（或使用部門）按合同約定進行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、質量，填寫《驗收入庫單》；技術復雜設備需邀請技術人員*參與驗收，出具《驗收報告》；驗收不合格的，填寫《不合格品處理單》，及時與供應商協(xié)商退換貨或索賠。7.付款結算與資料歸檔付款申請：驗收合格后，采購部提交《付款申請表》，附《采購合同》《驗收入庫單》《供應商發(fā)票》（合規(guī)票據(jù)）及審批文件，財務部核對無誤后安排付款。歸檔管理：采購全過程資料（申請表、審批記錄、合同、訂單、驗收單、付款憑證等）由采購部整理歸檔，保存期限不少于3年。三、核心工具模板清單模板1：采購需求申請表申請部門申請人*申請日期預算編號物品/服務名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預估單價預估總價資金來源用途說明期望交付時間附件說明（技術參數(shù)/圖紙等）部門負責人*意見：簽字：日期：模板2：采購申請審批表采購事項預算金額供應商名稱（暫填）采購類型需求部門意見：簽字：日期：采購部意見（預算核驗/供應商初步篩選）：簽字：日期：財務部意見：簽字：日期：分管副總意見（如需）：簽字：日期：總經理意見（如需）：簽字：日期：最終審批結果：□同意□駁回□補充說明模板3：供應商比價表序號供應商名稱聯(lián)系人*聯(lián)系方式（固話）報價（元）交貨期資質文件（營業(yè)執(zhí)照/相關許可證）備注123采購專員推薦意見：簽字：日期：采購部經理審核：簽字：日期：模板4：驗收入庫單采購訂單號合同號供應商名稱到貨日期物品名稱規(guī)格型號單位應收數(shù)量質量描述□合格□不合格（不合格請注明原因）：驗收部門*：驗收人*：日期：倉庫簽字：日期：需求部門簽字：日期：模板5：付款申請表供應商名稱采購合同號付款金額（元）付款方式預付/尾款付款事由附件清單（合同/入庫單/發(fā)票等）：采購部意見：簽字：日期：財務部審核：簽字：日期：分管副總審批（如需）：簽字：日期：四、執(zhí)行要點與風險提示合規(guī)優(yōu)先：所有采購必須簽訂書面合同，禁止“先采購后補合同”；禁止采購國家明令淘汰或不符合質量標準的物品。預算控制：嚴格執(zhí)行預算管理，無預算或超預算采購需履行特殊審批流程，避免資金占用。供應商管理：定期對供應商進行評估（每年至少1次），根據(jù)履約質量、價格水平、服務響應等更新《合格供應商名錄》，淘汰不合格供應商。緊急采購規(guī)范：緊急采購需經需求部門負責人及分管副總雙簽字確認，事后3個工作日內補齊正常審批