企業(yè)宣傳材料制作及審核規(guī)范一、適用范圍與常見應用場景本規(guī)范適用于企業(yè)各部門在策劃、制作、審核各類宣傳材料時的全流程管理，涵蓋但不限于：產(chǎn)品宣傳冊、品牌海報、活動推文、短視頻、新聞稿、展會物料、內(nèi)部宣傳材料等。常見應用場景包括：新產(chǎn)品上市推廣、品牌形象升級、行業(yè)展會參展、企業(yè)社會責任宣傳、內(nèi)部活動通知、市場招商合作等。通過規(guī)范流程，保證宣傳材料內(nèi)容準確、合規(guī)、符合品牌調(diào)性，提升傳播效果與企業(yè)形象。二、全流程操作步驟詳解1.需求提出與立項責任主體：需求部門（如市場部、銷售部、產(chǎn)品部等）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務目標（如提升產(chǎn)品知名度、促進活動報名等），填寫《宣傳材料需求申請表》（詳見模板一），明確宣傳主題、目標受眾、核心信息、期望發(fā)布時間、物料形式、預算范圍等關鍵信息。需求部門負責人對申請表進行初審，確認需求合理性與可行性后，提交至市場部（或品牌管理部）統(tǒng)一立項。輸出文件：《宣傳材料需求申請表》（部門負責人簽字確認版）關鍵節(jié)點：需求描述需具體，避免模糊表述（如“提升品牌影響力”應明確為“通過社交媒體推廣，提升Z世代群體對產(chǎn)品的認知度”）。2.內(nèi)容策劃與方案設計責任主體：市場部（或品牌管理部）牽頭，需求部門配合操作內(nèi)容：市場部根據(jù)需求，結合企業(yè)品牌定位（如品牌VI規(guī)范、核心價值觀），制定宣傳材料策劃方案，內(nèi)容包括：傳播目標（如曝光量、轉化率等可量化指標）；內(nèi)容框架（如宣傳冊章節(jié)劃分、視頻腳本結構）；設計風格（參考企業(yè)VI手冊中的主色調(diào)、字體、LOGO使用規(guī)范）；渠道規(guī)劃（如發(fā)布于官網(wǎng)、公眾號、展會現(xiàn)場等）。策劃方案需需求部門確認，保證內(nèi)容符合業(yè)務需求；涉及重大品牌形象調(diào)整的，需提交分管領導*審批。輸出文件：《宣傳材料策劃方案》（需求部門簽字、分管領導*審批版）關鍵節(jié)點：方案需體現(xiàn)品牌一致性，避免與過往宣傳材料風格沖突。3.素材收集與制作責任主體：市場部（或品牌管理部）統(tǒng)籌，設計組、文案組、外部供應商（如需）執(zhí)行操作內(nèi)容：素材收集：文案素材：需求部門提供產(chǎn)品參數(shù)、技術優(yōu)勢、活動詳情等核心信息，文案組根據(jù)策劃方案撰寫初稿，保證語言簡潔、符合品牌調(diào)性（如科技類產(chǎn)品需專業(yè)嚴謹，快消類產(chǎn)品需活潑生動）。設計素材：設計組收集企業(yè)LOGO、標準色號、授權圖片/視頻素材（需確認版權合法性，避免使用未授權素材）；如需拍攝或制作，提前與供應商簽訂保密協(xié)議。物料制作：設計組根據(jù)策劃方案和素材，完成宣傳材料的初步設計（如海報排版、視頻剪輯）；文案組配合校對文字內(nèi)容，保證無錯別字、數(shù)據(jù)準確（如產(chǎn)品價格、活動時間、聯(lián)系方式等）。輸出文件：宣傳材料初稿（設計稿、文案稿、視頻成片等）關鍵節(jié)點：素材需標注來源，版權證明（如圖片授權書）需歸檔保存。4.初稿完成與內(nèi)部初審責任主體：市場部（或品牌管理部）負責人、需求部門負責人操作內(nèi)容：市場部組織需求部門、設計組、文案組召開內(nèi)部初審會，重點審核：內(nèi)容完整性：是否涵蓋需求中提出的核心信息；設計規(guī)范性：是否符合企業(yè)VI規(guī)范（如LOGO位置、字體大小、顏色使用）；基礎準確性：文字、數(shù)據(jù)、圖片等無明顯錯誤。初審通過后，進入多部門聯(lián)合審核環(huán)節(jié)；未通過則退回設計組/文案組修改，修改完成后重新提交初審。輸出文件：《宣傳材料審核意見表》（初審意見，詳見模板二）關鍵節(jié)點：初審需在初稿提交后2個工作日內(nèi)完成，避免延誤項目進度。5.多部門聯(lián)合審核責任主體：法務部、合規(guī)部、分管領導*（根據(jù)材料重要性分級審核）操作內(nèi)容：法務部審核：重點檢查內(nèi)容是否符合法律法規(guī)（如廣告法、知識產(chǎn)權法），有無夸大宣傳、虛假承諾，敏感詞（如“最”“第一”等極限詞）使用是否合規(guī)。合規(guī)部審核：審核內(nèi)容是否符合企業(yè)內(nèi)部制度，如數(shù)據(jù)安全規(guī)范、保密協(xié)議要求（涉及客戶信息、技術數(shù)據(jù)的需脫敏處理）。分管領導審核：針對重要宣傳材料（如年度品牌報告、戰(zhàn)略級產(chǎn)品宣傳），由分管領導確認內(nèi)容是否符合企業(yè)戰(zhàn)略方向和品牌定位。各部門審核意見需記錄在《宣傳材料審核意見表》中，需求部門與市場部根據(jù)意見修改材料，直至所有部門審核通過。輸出文件：《宣傳材料審核意見表》（各部門審核通過簽字版）關鍵節(jié)點：審核意見需明確具體，避免“內(nèi)容待優(yōu)化”等模糊表述，應注明“需補充產(chǎn)品檢測報告編號”“刪除‘國家級’等違規(guī)用詞”。6.修改完善與復核責任主體：市場部（或品牌管理部）、需求部門、法務部、合規(guī)部操作內(nèi)容：市場部匯總各部門審核意見，組織設計組、文案組進行針對性修改，形成修改說明（如“已根據(jù)法務部意見刪除‘國家級’用詞，替換為‘行業(yè)領先’”）。修改完成后，由原審核部門進行復核，確認問題已解決；復核通過后，形成終稿。輸出文件：宣傳材料終稿、修改說明（各部門復核簽字版）關鍵節(jié)點：修改過程需保留痕跡（如修訂模式文檔），便于追溯。7.終稿確認與發(fā)布責任主體：市場部（或品牌管理部）、需求部門、發(fā)布渠道對接人操作內(nèi)容：市場部將終稿提交至需求部門最終確認，確認無誤后，由發(fā)布渠道對接人（如新媒體運營、展會負責人）按計劃發(fā)布。發(fā)布前需檢查：物料格式是否符合渠道要求（如公眾號推文需封面圖、摘要齊全，展會物料需印刷質量達標）；聯(lián)系方式、二維碼等關鍵信息準確無誤。發(fā)布后，市場部跟蹤傳播數(shù)據(jù)（如閱讀量、點贊量、咨詢量），形成傳播效果分析報告。輸出文件：宣傳材料終稿發(fā)布版、傳播效果分析報告關鍵節(jié)點：發(fā)布前需進行最終校對，避免“錯別字”“失效”等問題。8.歸檔與復盤責任主體：市場部（或品牌管理部）、需求部門操作內(nèi)容：市場部將宣傳材料的需求申請表、策劃方案、審核意見表、終稿、傳播效果分析報告等文件整理歸檔，保存期限不少于3年（重要材料可長期保存）。項目結束后，需求部門與市場部共同召開復盤會，總結經(jīng)驗教訓（如“本次視頻素材收集延遲導致發(fā)布延期，下次需提前15天啟動素材準備”），優(yōu)化后續(xù)流程。輸出文件：宣傳材料項目檔案、復盤會議紀要關鍵節(jié)點：歸檔材料需分類清晰，便于后續(xù)查閱。三、配套工具模板模板一：宣傳材料需求申請表項目名稱需求部門負責人聯(lián)系方式宣傳主題目標受眾（如：經(jīng)銷商、年輕消費者、行業(yè)客戶等）核心信息（需傳遞的關鍵內(nèi)容，如產(chǎn)品功能、活動亮點等）期望發(fā)布時間物料形式（如：宣傳冊、短視頻、海報、H5等）預算范圍需求背景與目標（簡要說明制作原因及預期效果）需求部門負責人簽字日期模板二：宣傳材料審核意見表材料名稱編號提交日期審核環(huán)節(jié)□初審□法務審核□合規(guī)審核□終審審核部門審核人審核意見（具體問題及修改建議，可另附頁）審核結果□通過□修改后復審□不通過（需說明原因）審核部門負責人簽字日期模板三：宣傳材料信息登記表材料名稱物料形式發(fā)布日期發(fā)布渠道負責人聯(lián)系方式審核狀態(tài)（□已審核□待審核）歸檔路徑（如：服務器文件夾/檔案編號）傳播數(shù)據(jù)（閱讀量、點贊量、轉化量等）四、關鍵注意事項與風險規(guī)避1.內(nèi)容合規(guī)性管理嚴格遵守《廣告法》《反不正當競爭法》等法律法規(guī)，禁止使用虛假宣傳、誤導性表述（如“100%治愈率”“第一品牌”等），涉及數(shù)據(jù)、認證需提供有效證明（如檢測報告、獲獎證書）。避免使用政治敏感詞、低俗用語，符合社會主義核心價值觀；涉及民族、宗教、地域等內(nèi)容需謹慎，避免引發(fā)爭議。2.素材版權與真實性圖片、字體、音樂、視頻等素材需使用正版授權資源，或企業(yè)自有素材；禁止從非正規(guī)渠道免費素材（如未標注版權的網(wǎng)站），避免侵權風險。所有數(shù)據(jù)、案例、用戶評價需真實可追溯，不得編造或夸大；涉及第三方合作的內(nèi)容（如客戶LOGO、合作伙伴名稱）需提前獲得書面授權。3.品牌一致性維護嚴格遵循企業(yè)VI規(guī)范手冊，統(tǒng)一使用標準LOGO、主色調(diào)、字體（如標題用字體，字用字號），保證視覺風格統(tǒng)一。宣傳材料中的品牌信息（如企業(yè)使命、愿景、核心價值觀）需與官網(wǎng)、官方文件保持一致，避免出現(xiàn)品牌定位沖突。4.保密與信息安全涉及企業(yè)未公開信息（如戰(zhàn)略規(guī)劃、核心技術數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)）的客戶資料、合作方案等，需按《企業(yè)保密制度》標注密級，限制傳播范圍。發(fā)布前需檢查是否含有敏感信息（如員工個人隱私、未公開的合同條款），必要時進行脫敏處理（如隱去姓名、聯(lián)系方式）。5.發(fā)布渠道適配性不同渠道（如社交媒體、印刷品、展會現(xiàn)場）的宣傳材料需針對性調(diào)整：社交媒體內(nèi)容需簡潔、圖文并茂，印刷品需注重排版細節(jié)，展會物料需突