采購流程規(guī)范操作指南一、指南概述本指南旨在規(guī)范公司采購活動的全流程操作，保證采購過程合規(guī)、高效、透明，降低采購風(fēng)險，保障物資供應(yīng)及時、質(zhì)量達(dá)標(biāo)。適用于公司各部門各類采購項(xiàng)目（包括日常辦公用品、生產(chǎn)物料、服務(wù)類采購等），涉及需求部門、采購部、財務(wù)部、倉庫等協(xié)同配合。二、適用范圍與場景（一）適用采購類型日常辦公類：辦公用品、設(shè)備耗材等常規(guī)采購；生產(chǎn)運(yùn)營類：原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等采購；服務(wù)類：咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等采購；其他類：單次采購金額在[具體金額，如5000元]以上或涉及重要資源的專項(xiàng)采購。（二）適用部門與角色需求部門：提出采購需求，明確物資規(guī)格、數(shù)量及用途；采購部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商尋源、比價、談判及合同簽訂；財務(wù)部：負(fù)責(zé)預(yù)算審核、付款審批及資金結(jié)算；倉庫：負(fù)責(zé)物資驗(yàn)收、入庫及庫存管理；分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)關(guān)鍵環(huán)節(jié)審批（如大額采購、合同簽訂）。三、規(guī)范操作流程（一）需求提出與確認(rèn)操作目標(biāo)：明確采購需求，保證需求合理、必要。操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)工作計劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購申請單》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、期望交付日期等信息；需求部門負(fù)責(zé)人對需求的合理性（如必要性、數(shù)量準(zhǔn)確性）進(jìn)行審核簽字；采購部對接需求部門，確認(rèn)技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等細(xì)節(jié)，避免需求模糊或歧義。責(zé)任人：需求申請人、需求部門負(fù)責(zé)人、采購專員小王。輸出成果：《采購申請單》（附件1）。（二）預(yù)算審核與立項(xiàng)操作目標(biāo)：保證采購項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)，符合公司財務(wù)制度。操作內(nèi)容：需求部門將《采購申請單》提交財務(wù)部，財務(wù)部對照年度預(yù)算或?qū)ｍ?xiàng)預(yù)算審核資金來源是否充足、預(yù)算金額是否合理；若超預(yù)算，需求部門需提交《超預(yù)算說明》，說明超預(yù)算原因及解決方案，報分管領(lǐng)導(dǎo)李經(jīng)理審批；預(yù)算審核通過后，采購部正式立項(xiàng)，啟動采購流程。責(zé)任人：財務(wù)專員趙會計、財務(wù)部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)李經(jīng)理。輸出成果：預(yù)算審核意見、《超預(yù)算說明》（如適用）。（三）供應(yīng)商選擇與管理操作目標(biāo)：選取合格供應(yīng)商，保證物資質(zhì)量、價格及服務(wù)達(dá)標(biāo)。操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：采購部通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價（至少3家合格供應(yīng)商）等方式篩選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的單位；資質(zhì)審核：審核供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）、生產(chǎn)能力、供貨業(yè)績及信譽(yù)，保證供應(yīng)商具備履約能力；比價與談判：對符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等綜合比較，必要時組織談判，爭取最優(yōu)條款；供應(yīng)商確定：填寫《供應(yīng)商評估表》（附件2），報采購部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，確定最終供應(yīng)商。責(zé)任人：采購專員小王、采購部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)李經(jīng)理。輸出成果：《供應(yīng)商評估表》、比價記錄、談判紀(jì)要。（四）合同簽訂與審批操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避合同風(fēng)險。操作內(nèi)容：采購部根據(jù)談判結(jié)果，擬定采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括：采購物資明細(xì)、數(shù)量、單價、總金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間與地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等；法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）對合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，保證無法律風(fēng)險；合同經(jīng)需求部門、采購部、財務(wù)部負(fù)責(zé)人會簽后，報分管領(lǐng)導(dǎo)張總最終審批；審批通過后，采購部與供應(yīng)商正式簽訂合同，雙方各執(zhí)一份原件。責(zé)任人：采購專員小王、法務(wù)專員孫律師、財務(wù)部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)張總。輸出成果：采購合同（附件3）、合同審批單。（五）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商按合同約定及時履約。操作內(nèi)容：采購部根據(jù)簽訂的合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（附件4），明確訂單號、物資信息、交付時間、收貨地址等；采購專員小王全程跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)、發(fā)貨情況，保證按期交付；若遇不可抗力（如自然災(zāi)害、疫情）導(dǎo)致延期，供應(yīng)商需提前書面通知，采購部協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計劃，必要時啟動備選供應(yīng)商方案。責(zé)任人：采購專員小王、供應(yīng)商對接人。輸出成果：《采購訂單》、訂單跟蹤記錄。（六）驗(yàn)收入庫操作目標(biāo)：保證交付物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。操作內(nèi)容：物資送達(dá)后，需求部門與倉庫共同到場驗(yàn)收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與《采購訂單》一致；對物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)：需提供質(zhì)檢報告的，由需求部門或第三方機(jī)構(gòu)檢測；無需質(zhì)檢的，進(jìn)行外觀、功能等初步檢查；驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收入庫單》（附件5），需求部門負(fù)責(zé)人、倉庫管理員簽字確認(rèn)；若驗(yàn)收不合格，當(dāng)場拒收并書面通知采購部，采購部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠事宜。責(zé)任人：倉庫管理員周師傅、需求部門驗(yàn)收人、采購專員小王。輸出成果：《驗(yàn)收入庫單》、不合格物資處理記錄。（七）付款結(jié)算操作目標(biāo)：規(guī)范付款流程，保證資金支付合規(guī)。操作內(nèi)容：供應(yīng)商根據(jù)合同約定開具合法合規(guī)票據(jù)（如增值稅專用發(fā)票），發(fā)票內(nèi)容需與合同、訂單、入庫單信息一致；財務(wù)部核對票據(jù)真實(shí)性、合規(guī)性及“四單匹配”（采購申請單、訂單、入庫單、發(fā)票）情況；審核無誤后，財務(wù)部填寫《付款申請單》（附件6），按審批權(quán)限逐級報批（如：小額采購由財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批，大額采購需分管領(lǐng)導(dǎo)張總審批）；審批通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項(xiàng)，并保留付款憑證。責(zé)任人：財務(wù)專員趙會計、財務(wù)部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)張總。輸出成果：《付款申請單》、付款憑證、發(fā)票。（八）檔案歸檔操作目標(biāo)：保證采購過程可追溯，便于后續(xù)查閱與審計。操作內(nèi)容：采購部負(fù)責(zé)收集采購全流程資料，包括：《采購申請單》、預(yù)算審批文件、供應(yīng)商評估表、合同、訂單、入庫單、付款憑證、發(fā)票等；按項(xiàng)目分類整理，電子檔存入公司采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔裝訂成冊標(biāo)注“采購項(xiàng)目-日期-編號”，歸檔至檔案室；檔案保存期限不少于[具體年限，如5年]，期滿后按公司檔案管理規(guī)定銷毀。責(zé)任人：采購專員小王、檔案管理員吳姐。輸出成果：采購檔案（電子+紙質(zhì)）。四、常用工具模板附件1：采購申請單項(xiàng)目內(nèi)容申請部門申請人申請日期年月日物資名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)算金額（元）用途說明期望交付日期年月日需求部門負(fù)責(zé)人簽字采購部審核意見經(jīng)辦人：_________日期：_________財務(wù)部審核意見經(jīng)辦人：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批_________日期：_________附件2：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式資質(zhì)文件□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)□認(rèn)證證書□其他：_________報價（元）交貨期（天）質(zhì)量承諾售后服務(wù)歷史合作業(yè)績綜合評分（100分）資質(zhì)（20分）+價格（30分）+交貨期（20分）+質(zhì)量（20分）+服務(wù)（10分）評估意見□推薦□不推薦□需進(jìn)一步談判評估人_________日期：_________審批意見_________日期：_________附件3：采購合同（模板節(jié)選）合同編號：_________甲方（采購方）：_________公司乙方（供應(yīng)商）：_________公司采購內(nèi)容：名稱_________、規(guī)格_________、數(shù)量_________、單價_________、總金額_________。交付時間：_________年_________月_________日前；交付地點(diǎn)：_________。付款方式：驗(yàn)收合格后_________日內(nèi)支付合同總額的_________%，質(zhì)保期滿后支付剩余_________%。違約責(zé)任：乙方逾期交貨，每日按合同總額的_________%支付違約金；甲方逾期付款，每日按應(yīng)付金額的_________%支付違約金。爭議解決：雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成提交_________人民法院訴訟解決。雙方簽字：甲方（蓋章）：_________乙方（蓋章）：_________法定代表人：_________法定代表人：_________日期：_________年_________月_________日附件4：采購訂單訂單號供應(yīng)商名稱訂單日期年月日物資名稱規(guī)格型號交付時間年月日前收貨地址備注采購部簽字經(jīng)辦人：_________日期：_________供應(yīng)商確認(rèn)經(jīng)辦人：_________（蓋章）日期：_________附件5：驗(yàn)收入庫單訂單號物資名稱規(guī)格型號驗(yàn)收意見□合格□不合格（不合格原因：_________）需求部門簽字驗(yàn)收人：_________日期：_________倉庫簽字管理員：_________日期：_________采購部確認(rèn)經(jīng)辦人：_________日期：_________附件6：付款申請單合同號/訂單號供應(yīng)商名稱申請付款金額大寫：_________元整小寫：￥_________付款方式□轉(zhuǎn)賬□支票□其他付款事由附件清單□發(fā)票□入庫單□合同□其他：_________財務(wù)部審核經(jīng)辦人：_________日期：_________財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批_________日期：_________五、關(guān)鍵風(fēng)險提示（一）合規(guī)性要求采購過程必須嚴(yán)格遵守《_________采購法》（如適用）、公司《采購管理制度》及相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)禁虛構(gòu)需求、虛假采購、圍標(biāo)串標(biāo)等行為；大額采購或特殊品類采購（如特種設(shè)備、危險化學(xué)品），需滿足行業(yè)特定監(jiān)管要求，必要時辦理相關(guān)審批手續(xù)。（二）審批權(quán)限管理嚴(yán)格按照公司審批權(quán)限表執(zhí)行，不得越級審批或簡化流程；特殊情況需超權(quán)限審批的，必須書面說明原因并經(jīng)更高層級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；審批人對所審批內(nèi)容的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)責(zé)，對明顯不合理的需求或條款應(yīng)提出質(zhì)疑并拒絕審批。（三）供應(yīng)商管理風(fēng)險定對《合格供應(yīng)商名錄》進(jìn)行更新（至少每年一次），對供應(yīng)商履約情況（質(zhì)量、交貨期、服務(wù)）進(jìn)行評估，淘汰不合格供應(yīng)商；嚴(yán)禁與供應(yīng)商存在關(guān)聯(lián)關(guān)系（如親屬關(guān)系、利益輸送）的人員參與采購談判或決策，保證采購公平性。（四）過程記錄與追溯采購全流程資料需完整保存，保證“申請-審批-執(zhí)行-驗(yàn)收-付款”各環(huán)節(jié)有據(jù)可查，杜絕“口頭協(xié)議”或“體外循環(huán)”