PAGE行政制度流程培訓(xùn)一、總則（一）目的本培訓(xùn)旨在使公司全體員工全面了解行政制度流程，確保各項(xiàng)行政工作規(guī)范、高效、有序開(kāi)展，提升公司整體運(yùn)營(yíng)效率，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。（二）適用范圍本培訓(xùn)適用于公司全體員工，包括但不限于各部門管理人員、普通員工以及實(shí)習(xí)生等。（三）培訓(xùn)原則1.實(shí)用性原則：培訓(xùn)內(nèi)容緊密圍繞公司實(shí)際行政工作流程，注重實(shí)用性和可操作性，確保員工能夠?qū)W以致用。2.系統(tǒng)性原則：涵蓋行政工作的各個(gè)方面，形成完整的制度流程體系，便于員工全面理解和掌握。3.更新性原則：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、法律法規(guī)變化以及實(shí)際工作反饋，及時(shí)更新和完善培訓(xùn)內(nèi)容，確保制度流程的有效性和適應(yīng)性。二、行政組織架構(gòu)及職責(zé)（一）行政部門組織架構(gòu)行政部門由行政經(jīng)理、行政主管、行政專員等崗位組成，具體組織架構(gòu)如下：1.行政經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部門的管理工作，制定行政工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作與公司整體業(yè)務(wù)相銜接。負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的預(yù)算編制、控制和審核，合理配置行政資源。參與公司重大決策，提供行政支持和建議。2.行政主管協(xié)助行政經(jīng)理開(kāi)展日常行政工作，負(fù)責(zé)具體行政事務(wù)的組織和執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司文件、檔案的管理，確保文件資料的安全、完整和有序。組織公司會(huì)議、活動(dòng)的策劃和實(shí)施，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)總結(jié)。負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、管理和維護(hù)，保障辦公環(huán)境的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.行政專員按照行政主管的安排，具體負(fù)責(zé)各項(xiàng)行政事務(wù)的辦理，如文件收發(fā)、印章管理、車輛調(diào)度等。協(xié)助進(jìn)行公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，營(yíng)造良好的工作氛圍。負(fù)責(zé)公司員工考勤的統(tǒng)計(jì)和管理，及時(shí)反饋考勤異常情況。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性行政工作任務(wù)。（二）各崗位職責(zé)概述1.行政經(jīng)理職責(zé)制定行政工作計(jì)劃，明確工作重點(diǎn)和目標(biāo)，并監(jiān)督計(jì)劃的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)行政團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和管理，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和工作能力。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門的溝通與協(xié)作，解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。參與公司行政制度的制定、修訂和完善，確保制度符合公司實(shí)際情況和法律法規(guī)要求。負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的審批和控制，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。2.行政主管職責(zé)協(xié)助行政經(jīng)理落實(shí)行政工作計(jì)劃，具體負(fù)責(zé)各項(xiàng)行政工作的組織和實(shí)施。負(fù)責(zé)公司文件、檔案的分類、編號(hào)、歸檔和保管，建立健全文件檔案管理制度。組織公司各類會(huì)議、活動(dòng)，包括會(huì)議場(chǎng)地安排、會(huì)議資料準(zhǔn)備、活動(dòng)流程策劃等，確保會(huì)議和活動(dòng)順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇和采購(gòu)執(zhí)行，做好辦公用品和設(shè)備的庫(kù)存管理和日常維護(hù)。協(xié)助行政經(jīng)理進(jìn)行行政費(fèi)用的預(yù)算編制和費(fèi)用控制，對(duì)行政費(fèi)用支出進(jìn)行審核和分析。3.行政專員職責(zé)按照行政主管的要求，認(rèn)真完成各項(xiàng)行政事務(wù)性工作，確保工作質(zhì)量和效率。負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、傳遞和歸檔，及時(shí)跟蹤文件的處理情況，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。嚴(yán)格按照規(guī)定管理公司印章，做好印章使用登記和審批工作，確保印章使用安全。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度和管理，包括車輛預(yù)約、派車安排、車輛維護(hù)等，保障車輛正常使用。協(xié)助進(jìn)行公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生檢查和管理，督促各部門保持辦公環(huán)境整潔。負(fù)責(zé)公司員工考勤數(shù)據(jù)的收集、整理和統(tǒng)計(jì)，按時(shí)生成考勤報(bào)表，及時(shí)反饋考勤異常信息。三、行政制度流程（一）文件管理制度1.文件分類與編號(hào)公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等類別。行政文件編號(hào)規(guī)則為：年份+部門代碼+文件序號(hào)，例如：20XXXZ001。業(yè)務(wù)文件編號(hào)規(guī)則根據(jù)業(yè)務(wù)部門的規(guī)定執(zhí)行，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.文件起草與審核文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。文件起草完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件還需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核。審核重點(diǎn)包括文件內(nèi)容的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、邏輯性以及與公司整體戰(zhàn)略和制度的一致性。3.文件發(fā)布與存檔審核通過(guò)的文件由行政部門統(tǒng)一發(fā)布，通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式傳達(dá)給相關(guān)人員。文件發(fā)布后，行政部門負(fù)責(zé)將文件進(jìn)行存檔，按照文件分類和編號(hào)順序進(jìn)行整理，建立電子和紙質(zhì)檔案。對(duì)于重要文件，需進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保文件的安全性和可追溯性。4.文件借閱與查閱公司員工因工作需要借閱文件，需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、借閱目的、借閱期限等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門辦理借閱手續(xù)，借閱期限屆滿后應(yīng)及時(shí)歸還。查閱文件需在行政部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照或傳播文件內(nèi)容。5.文件修訂與廢止隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境變化，文件需要進(jìn)行修訂或廢止時(shí)，由原起草部門提出申請(qǐng)。申請(qǐng)需說(shuō)明修訂或廢止的原因、修訂內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行操作。修訂后的文件按照新文件發(fā)布流程進(jìn)行發(fā)布和存檔，廢止的文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)并單獨(dú)存放，以備查閱。（二）會(huì)議管理制度1.會(huì)議分類與組織公司會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括周會(huì)、月會(huì)、季度會(huì)等，由行政部門統(tǒng)一安排會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要由相關(guān)部門或人員發(fā)起，提前通知行政部門進(jìn)行會(huì)議安排。行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的預(yù)定、會(huì)議設(shè)備的調(diào)試、會(huì)議資料的準(zhǔn)備等工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。2.會(huì)議通知與準(zhǔn)備會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)布，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。參會(huì)人員應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備，熟悉會(huì)議議題，準(zhǔn)備相關(guān)資料和發(fā)言內(nèi)容。行政部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的文件、資料、文具等物品，確保會(huì)議資料齊全、準(zhǔn)確。3.會(huì)議記錄與紀(jì)要會(huì)議期間，行政專員負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)間等。會(huì)議結(jié)束后，行政專員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)行政主管審核后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決議事項(xiàng)，確保各項(xiàng)工作任務(wù)得到有效落實(shí)。4.會(huì)議跟進(jìn)與反饋各部門應(yīng)按照會(huì)議決議事項(xiàng)及時(shí)開(kāi)展工作，并定期向行政部門反饋工作進(jìn)展情況。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。對(duì)于未按時(shí)完成的工作任務(wù)，行政部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行解決，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）辦公用品管理制度1.辦公用品采購(gòu)行政部門根據(jù)公司辦公用品的使用情況和庫(kù)存狀況，定期編制辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息，經(jīng)行政經(jīng)理審核和領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，按照采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。2.辦公用品入庫(kù)與發(fā)放辦公用品采購(gòu)到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，核對(duì)物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《辦公用品入庫(kù)登記表》，并按照類別和存放地點(diǎn)進(jìn)行妥善保管。員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。3.辦公用品庫(kù)存管理行政部門定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于庫(kù)存積壓或過(guò)期的辦公用品，應(yīng)及時(shí)清理和處理，避免浪費(fèi)。根據(jù)辦公用品的使用情況和庫(kù)存變化，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，確保辦公用品的合理供應(yīng)。4.辦公用品費(fèi)用控制行政部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算編制和控制，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。定期對(duì)辦公用品費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，表示費(fèi)用支出的合理性和節(jié)約情況。對(duì)于超預(yù)算的費(fèi)用支出，需說(shuō)明原因并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）車輛管理制度1.車輛調(diào)度與使用公司車輛由行政部門統(tǒng)一調(diào)度管理，各部門因工作需要使用車輛時(shí)，需提前填寫《車輛使用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部門。行政部門根據(jù)車輛使用情況和司機(jī)工作安排，合理安排車輛調(diào)度，并及時(shí)通知司機(jī)做好出車準(zhǔn)備。2.車輛維護(hù)與保養(yǎng)行政部門負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。司機(jī)應(yīng)按照規(guī)定對(duì)車輛進(jìn)行日常檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。車輛維修需選擇正規(guī)的維修廠進(jìn)行維修，維修費(fèi)用經(jīng)行政部門審核后報(bào)銷。3.車輛安全管理司機(jī)應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。定期對(duì)司機(jī)進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高司機(jī)的安全意識(shí)和駕駛技能。行車過(guò)程中發(fā)生交通事故，因及時(shí)報(bào)警并報(bào)告行政部門，配合相關(guān)部門進(jìn)行處理。4.車輛費(fèi)用管理車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、保養(yǎng)費(fèi)、維修費(fèi)等，行政部門負(fù)責(zé)對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核算。車輛費(fèi)用報(bào)銷需按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審批，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。定期對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行分析，采取措施控制車輛費(fèi)用支出。（五）印章管理制度1.印章種類與保管公司印章包括公章、法人章、財(cái)務(wù)章、合同章等。公章由行政經(jīng)理指定專人保管，法人章、財(cái)務(wù)章、合同章分別由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定專人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人使用。2.印章使用審批使用公司印章時(shí)，需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用印章的事項(xiàng)、文件名稱、使用部門、使用人等信息。根據(jù)印章使用的性質(zhì)和重要程度，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，印章保管人員方可在《印章使用登記表》上登記，并按照規(guī)定使用印章。3.印章使用登記與備案印章保管人員應(yīng)詳細(xì)記錄印章使用情況，包括使用時(shí)間、使用事項(xiàng)、使用人等信息。對(duì)于重要文件使用印章的情況，需進(jìn)行備案，留存相關(guān)文件復(fù)印件，以備查閱。4.印章停用與銷毀因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，由行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行停用處理。停用的印章應(yīng)及時(shí)收回，并按照規(guī)定進(jìn)行封存保管。對(duì)于不再使用或作廢的印章，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（六）考勤管理制度1.考勤規(guī)定公司實(shí)行正常工作日制度，員工應(yīng)按照規(guī)定的工作時(shí)間上下班，不得遲到、早退。員工請(qǐng)假應(yīng)提前按照規(guī)定的請(qǐng)假流程辦理請(qǐng)假手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自離崗。考勤統(tǒng)計(jì)周期為自然月，行政部門負(fù)責(zé)每月按時(shí)統(tǒng)計(jì)員工考勤情況。2.請(qǐng)假流程員工請(qǐng)假分為病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。病假需提供醫(yī)院證明，按照公司規(guī)定的病假天數(shù)和審批流程進(jìn)行請(qǐng)假。事假需提前填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)表》，說(shuō)明請(qǐng)假事由和天數(shù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，員工需提前提交申請(qǐng)并提供相關(guān)證明材料。3.考勤統(tǒng)計(jì)與公示行政部門每月對(duì)員工考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和統(tǒng)計(jì)，生成考勤報(bào)表。考勤報(bào)表經(jīng)行政主管審核后在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。員工對(duì)考勤結(jié)果有異議的，可在公示期內(nèi)向行政部門提出申訴，行政部門進(jìn)行核實(shí)和處理。4.考勤獎(jiǎng)懲公司對(duì)考勤表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)遲到、早退、曠工等違反考勤規(guī)定的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰。具體獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，處罰措施包括警告、罰款、績(jī)效扣分等。四、附則（一）培訓(xùn)與宣貫1.行政部門負(fù)責(zé)組織行政制度流程的培訓(xùn)工作，定期對(duì)新員工進(jìn)行入職培訓(xùn)，對(duì)老員工進(jìn)行年度復(fù)訓(xùn)。2.培訓(xùn)方式包括集中授課、案例分析、實(shí)際操作等，確保員工能夠深入理解和掌握行政制度流程。3.在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、宣傳欄等渠道對(duì)行政制度流程進(jìn)行宣傳和公示，提高員工對(duì)制度流程的知曉度和遵守意識(shí)。（二）監(jiān)督與檢查1.公司成立行政制度流程監(jiān)督小組，由行政經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門代表。2.監(jiān)督小組定