PAGE檔案制度培訓材料一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的過程和結果，確保檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應嚴格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的信息化管理，并定期對檔案信息進行備份，防止數據丟失。4.負責公司檔案的保管和保護工作，確保檔案的安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，并定期對檔案進行檢查和維護。5.按照公司規(guī)定的范圍和程序，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理工作。6.負責組織公司檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，并做好記錄。7.定期對公司檔案管理工作進行總結和分析，向公司領導匯報檔案管理工作情況，提出改進建議和措施。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準確和安全。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向公司綜合管理部門移交本部門應歸檔的檔案。4.在開展各項工作過程中，及時形成和積累檔案資料，并妥善保管，防止檔案丟失、損壞。5.嚴格遵守公司檔案查閱、借閱制度，按照規(guī)定的程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責所在部門或公司指定范圍內檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管、查閱、借閱登記等。3.定期對所管理的檔案進行清查和核對，確保檔案的數量準確、內容完整、存放有序。4.積極參加公司組織的檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平，掌握檔案管理的新技術、新方法。5.嚴格遵守檔案管理的保密制度，不得擅自泄露檔案內容，確保檔案信息安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等，公司內部管理制度、工作流程、崗位職責等，公司行政公文、會議紀要、工作計劃、工作總結等，公司證照、資質證書、榮譽證書等。2.人力資源類包括員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升、調動、離職等相關文件，員工工資、福利、保險、考勤等資料，員工勞動合同、保密協議、競業(yè)禁止協議等，公司人力資源規(guī)劃、人才儲備等文件。3.財務審計類包括公司財務預算、決算、報表等文件，財務憑證、賬簿、審計報告、稅務資料等，公司資金管理、成本控制、財務分析等文件。4.市場營銷類包括市場調研、市場分析、營銷策略、銷售合同、客戶資料等文件，公司廣告宣傳、促銷活動、品牌建設等資料。5.技術研發(fā)類包括公司技術研發(fā)項目立項、可行性研究報告、技術方案、技術圖紙、實驗數據、技術總結等文件，公司知識產權管理、專利申請、商標注冊等資料。6.項目管理類包括公司各類項目的立項、審批、招投標文件，項目合同、協議、項目進度報告、項目驗收報告等，項目文檔管理、項目風險管理等文件。7.其他類除上述各類檔案外公司其他具有保存價值的文件資料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式進行編制。2.大類代碼：按照檔案分類的類別，分別用一位大寫字母表示，如行政管理類用“A”表示，人力資源類用“B”表示，財務審計類用“C”表示，市場營銷類用“D”表示，技術研發(fā)類用“E”表示，項目管理類用“F”表示，其他類用“G”表示。3.年度：用四位阿拉伯數字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯數字表示，從“0001”開始編號。5.例如：一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“A20230001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照公司檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作過程中形成的各類檔案資料，并定期向公司綜合管理部門移交。2.檔案收集的范圍包括但不限于紙質文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體形式的資料。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案資料，相關部門應在活動結束后及時整理并移交公司綜合管理部門。4.公司員工在工作中形成的屬于公司檔案范疇的文件資料，應及時主動提交給所在部門檔案管理人員，不得據為己有。（二）檔案整理1.公司綜合管理部門檔案管理人員收到各部門移交的檔案后，應按照檔案分類標準進行整理。2.檔案整理的步驟包括：分類：將收集到的檔案按照檔案分類的類別進行劃分。編號：為每一份檔案編制唯一的編號。編目：填寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。3.在檔案整理過程中，應確保檔案的真實性、完整性和準確性，對不符合要求的檔案應及時進行補充、修正或完善。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管1.公司設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案，并配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.檔案應按照檔案編號順序排列上架存放，便于查找和管理。4.對電子檔案應進行備份，并分別存儲在不同的介質上，如硬盤、光盤、磁帶等，同時定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數據的安全和完整。（二）檔案保護1.建立健全檔案保護制度，加強對檔案的日常保護工作，防止檔案受到損壞、丟失、篡改等。2.對紙質檔案應注意防火、防潮、防蟲、防盜等，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。3.對電子檔案應采取有效的安全防護措施，如設置密碼、安裝殺毒軟件、防火墻等，防止電子檔案被病毒感染、黑客攻擊或數據泄露。4.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入檔案庫房時應做好登記。5.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應采取特殊的保密措施，如單獨存放、加密存儲、專人管理等，防止檔案信息泄露。六、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交給公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門檔案管理人員收到《檔案查閱申請表》后，應進行審核，對符合查閱條件的，安排查閱地點，并在查閱過程中進行監(jiān)督。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案庫房的管理制度，不得在檔案庫房內吸煙、喝水、吃東西等，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）檔案借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人和公司綜合管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內容，不得在借閱的檔案上涂改、圈劃批注等。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司綜合管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由公司綜合管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。3.鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，對檔案的價值進行評估，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。4.對保管期限已滿的檔案，鑒定小組應進行復查，對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。（二）檔案銷毀1.對確無保存價值的檔案，由公司綜合管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，并經公司領導批準后，方可