PAGE培訓班合同管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織培訓班合同的管理，保障合同雙方的合法權(quán)益，提高培訓班運營的規(guī)范性和效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織與學員、合作伙伴等簽訂的各類培訓班合同，包括線上、線下培訓班合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：培訓班合同的簽訂、履行、變更、解除等應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準。2.公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益，不得損害任何一方利益。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。4.風險防控原則：加強對培訓班合同風險的識別、評估和防控，確保公司/組織利益不受損失。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務部門發(fā)起：業(yè)務部門根據(jù)培訓班項目需求，填寫《培訓班合同申請表》，詳細說明培訓班的基本信息、培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓費用、學員人數(shù)等內(nèi)容，并提交相關(guān)負責人審核。2.審核環(huán)節(jié)：相關(guān)負責人對《培訓班合同申請表》進行審核，重點審核培訓項目的可行性、合同條款的合理性、費用預算的準確性等。審核通過后，將申請表提交至法務部門進行法律合規(guī)審查。3.法務審查：法務部門對合同條款進行法律審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，不存在法律風險。對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與業(yè)務部門溝通修改。4.合同起草與修訂：根據(jù)審核意見，由業(yè)務部門負責起草培訓班合同文本。合同文本應明確雙方的權(quán)利義務、培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓費用、付款方式、違約責任等核心條款。法務部門對合同文本進行最后的審核和修訂，確保合同條款嚴謹、準確。5.合同簽署：合同文本經(jīng)審核無誤后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章。簽字蓋章前，應確保雙方對合同條款已充分理解并同意。（二）合同條款要求1.基本信息：合同應明確雙方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。2.培訓內(nèi)容：詳細描述培訓班的課程設(shè)置、培訓目標、培訓方式等內(nèi)容，確保培訓內(nèi)容符合雙方約定和行業(yè)標準。3.培訓時間：明確培訓班的起止時間、上課時間安排等，如有特殊情況需要調(diào)整，應約定調(diào)整方式和通知程序。4.培訓費用：明確培訓費用的金額、支付方式、支付時間等。對于分期付款的，應明確每期付款的金額和時間節(jié)點。5.服務承諾：明確雙方在培訓過程中的服務承諾，如培訓師資的配備、教學設(shè)施的提供、培訓效果的保障等。6.保密條款：約定雙方對在合同履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、學員信息等予以保密的義務和責任。7.違約責任：明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應承擔的違約責任，包括違約金的數(shù)額、賠償方式等。8.爭議解決方式：約定雙方在合同履行過程中如發(fā)生爭議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。（三）合同簽訂注意事項1.合同簽訂前，應確保對方具有相應的資質(zhì)和能力，能夠履行合同約定的義務。2.合同條款應清晰、明確、具體，避免模糊不清或歧義性條款。對于重要條款，應進行詳細解釋和說明。3.合同簽訂過程中，應嚴格按照授權(quán)程序進行簽字蓋章，確保簽字蓋章的真實性和有效性。4.合同簽訂后，應及時將合同文本歸檔保存，建立合同臺賬，便于查詢和管理。三、合同履行管理（一）業(yè)務部門職責1.按照合同約定組織實施培訓班教學活動，確保培訓質(zhì)量和效果。2.及時與學員溝通，了解學員需求和意見，解決學員在培訓過程中遇到的問題。3.負責培訓師資的管理和調(diào)配，確保培訓師資具備相應的教學能力和資質(zhì)。4.按照合同約定提供教學設(shè)施和服務，保障培訓教學活動的順利進行。（二）財務部門職責1.按照合同約定及時收取培訓費用，對培訓費用的到賬情況進行跟蹤和核對。2.負責培訓費用的核算和管理，確保培訓費用的收支準確無誤。3.按照合同約定及時支付相關(guān)費用，如培訓師資費用、教學設(shè)施采購費用等。（三）合同履行監(jiān)督1.建立合同履行監(jiān)督機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估。2.業(yè)務部門應定期向公司/組織匯報培訓班合同履行情況，包括培訓進度、學員反饋、費用收支等情況。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題或風險，應及時采取措施進行解決和防范，確保合同順利履行。（四）合同變更管理1.合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款的，應經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、時間、雙方的權(quán)利義務等，作為原合同的補充文件。3.合同變更后，應及時通知相關(guān)部門和人員，并對合同臺賬進行更新。四、合同結(jié)算管理（一）費用結(jié)算流程1.業(yè)務部門根據(jù)培訓班實際完成情況，填寫《培訓班費用結(jié)算申請表》，詳細說明培訓費用的結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)等內(nèi)容，并提交至財務部門審核。2.財務部門對《培訓班費用結(jié)算申請表》進行審核，重點審核培訓費用的結(jié)算金額是否與合同約定一致、結(jié)算依據(jù)是否充分等。審核通過后，辦理費用結(jié)算手續(xù)。3.費用結(jié)算方式：培訓費用的結(jié)算方式應按照合同約定執(zhí)行，一般包括一次性付款、分期付款等方式。對于分期付款的，應按照合同約定的時間節(jié)點及時辦理結(jié)算手續(xù)。（二）發(fā)票管理1.財務部門應按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，及時開具培訓費用發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應與合同約定的培訓內(nèi)容、金額等一致。2.對于學員要求開具增值稅專用發(fā)票的，應按照相關(guān)規(guī)定提供必要的開票信息，并確保發(fā)票開具的真實性和合法性。3.發(fā)票開具后，應及時將發(fā)票交付給學員或相關(guān)方，并做好發(fā)票交付記錄。（三）費用支付管理1.財務部門應按照合同約定及時支付相關(guān)費用，如培訓師資費用、教學設(shè)施采購費用等。支付前，應審核相關(guān)費用的支付申請和發(fā)票等憑證，確保支付的準確性和合法性。2.對于大額費用的支付，應按照公司/組織的財務審批制度進行審批，確保支付過程的合規(guī)性。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關(guān)附件（如《培訓班合同申請表》、審核意見、變更協(xié)議等）提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應認真核對合同文本及附件的完整性和準確性，確保檔案資料齊全。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和檢索。2.對于合同文本及附件，應進行編號、裝訂，確保檔案資料的整齊和規(guī)范。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全和完整。3.對于電子合同檔案，應進行備份存儲，并采取必要的安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）檔案查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。如需復制合同檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。3.公司/組織外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應經(jīng)公司/組織相關(guān)負責人批準，并按照檔案管理部門的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同。4.合同檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，應經(jīng)公司/組織相關(guān)負責人批準，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。外借期間，借閱人應妥善保管合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或丟失。六、合同風險管理（一）風險識別與評估1.建立合同風險識別與評估機制，定期對培訓班合同進行風險排查。2.風險識別應涵蓋合同簽訂、履行、結(jié)算等各個環(huán)節(jié)，重點關(guān)注合同條款的合法性、合理性、完整性，以及對方的履約能力、信用狀況等。3.風險評估應根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行分級，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于低風險合同，可采取常規(guī)管理措施；對于中風險合同，應加強監(jiān)控和管理，及時采取措施降低風險；對于高風險合同，應謹慎對待，必要時可終止合同或采取其他風險轉(zhuǎn)移措施。2.加強對合同對方的信用管理，建立對方信用檔案，定期評估對方信用狀況。對于信用狀況不佳的對方，應謹慎簽訂合同或采取必要的風險防范措施。3.建立合同糾紛預警機制，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中可能出現(xiàn)的糾紛跡象，提前采取措施進行化解。（三）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時報告公司/組織相關(guān)負責人，并與對方進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。