PAGE受控文件管理培訓(xùn)制度一、總則（一）目的為加強公司受控文件的管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和有效性，規(guī)范文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、修訂、廢止等流程，特制定本培訓(xùn)制度。通過培訓(xùn)，使公司員工熟悉受控文件管理的相關(guān)要求，提高文件管理水平，保障公司各項工作的順利開展，符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有受控文件的管理，包括但不限于各類規(guī)章制度、操作規(guī)程、技術(shù)文件、質(zhì)量文件、合同協(xié)議等。涉及公司各部門、各崗位的員工，無論是管理人員、技術(shù)人員還是操作人員，均需遵守本制度。（三）相關(guān)職責(zé)1.文件管理部門負責(zé)制定和完善受控文件管理的各項規(guī)章制度，并組織實施培訓(xùn)工作。負責(zé)受控文件的統(tǒng)一編號、分類歸檔、存儲保管、借閱登記等日常管理工作。定期對受控文件進行清查和盤點，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。對文件的修訂、廢止等情況進行及時記錄和更新，保證文件的有效性。2.文件編制部門負責(zé)本部門受控文件的起草、編制工作，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實際情況。按照文件管理流程，及時提交文件進行審核、批準(zhǔn)，并配合文件管理部門做好文件的發(fā)布、培訓(xùn)等相關(guān)工作。對本部門已發(fā)布的受控文件進行跟蹤評估，根據(jù)實際工作需要提出修訂建議。3.文件審核部門負責(zé)對提交的受控文件進行審核，重點審核文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性以及與其他相關(guān)文件的協(xié)調(diào)性。對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出修改意見，確保文件質(zhì)量。審核通過后，在規(guī)定的審核意見欄簽字確認(rèn)。4.文件批準(zhǔn)部門負責(zé)對審核后的受控文件進行最終批準(zhǔn)，確保文件符合公司整體戰(zhàn)略和管理要求。根據(jù)審批結(jié)果決定文件的發(fā)布與否，對批準(zhǔn)發(fā)布的文件承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.培訓(xùn)部門協(xié)助文件管理部門制定受控文件培訓(xùn)計劃，并組織實施培訓(xùn)工作。根據(jù)不同崗位和人員需求，采用多樣化的培訓(xùn)方式（如集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場演示等），確保培訓(xùn)效果。負責(zé)培訓(xùn)教材的編寫、整理和更新，收集培訓(xùn)反饋信息，對培訓(xùn)效果進行評估和總結(jié)，為后續(xù)培訓(xùn)改進提供依據(jù)。6.使用部門及員工嚴(yán)格按照受控文件的規(guī)定進行操作和執(zhí)行，確保工作的規(guī)范性和一致性。積極參加受控文件相關(guān)培訓(xùn)，熟悉文件內(nèi)容和要求，掌握文件的使用方法和流程。在工作中發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不適宜時，及時向文件管理部門反饋。負責(zé)本部門使用的受控文件的日常保管，防止文件丟失、損壞或泄密。二、受控文件的分類與編號（一）分類原則根據(jù)文件的性質(zhì)、用途、來源等因素，對受控文件進行分類。分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實用性的原則，便于文件的管理和查找。1.管理類文件：包括公司的各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程、會議紀(jì)要等，用于規(guī)范公司內(nèi)部管理活動。2.技術(shù)類文件：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗規(guī)范、操作規(guī)程等，與公司的技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造等環(huán)節(jié)密切相關(guān)。3.質(zhì)量類文件：如質(zhì)量手冊、質(zhì)量計劃、質(zhì)量記錄、質(zhì)量檢驗報告等，是確保公司產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。4.合同協(xié)議類文件：包含公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、訂單等，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障公司的經(jīng)濟利益。5.其他類文件：上述類別未涵蓋的其他受控文件，如法律法規(guī)文件、行業(yè)動態(tài)資料、重要通知等。（二）編號規(guī)則受控文件采用統(tǒng)一的編號系統(tǒng)，以便于識別和管理。編號應(yīng)具有唯一性，能夠清晰反映文件的類別、年份、順序等信息。1.編號格式：[文件類別代碼][年份][順序號]例如：GL2023001，表示管理類文件，2023年發(fā)布的第001號文件。2.文件類別代碼“GL”代表管理類文件“JS”代表技術(shù)類文件“ZL”代表質(zhì)量類文件“HT”代表合同協(xié)議類文件“QT”代表其他類文件3.年份：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如2023年表示為“23”。4.順序號：按照文件發(fā)布的先后順序依次編排，從001開始遞增。三、受控文件的編制與審核（一）編制要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：文件內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映公司實際情況和工作要求，避免模糊、歧義或錯誤的表述。引用的數(shù)據(jù)、資料等應(yīng)確保來源可靠，并注明出處。2.格式規(guī)范：遵循公司統(tǒng)一規(guī)定的文件格式，包括字體、字號、排版、頁面設(shè)置等。文件標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確概括文件主題；正文應(yīng)層次分明，邏輯清晰，段落間距適中；圖表、公式等應(yīng)標(biāo)注清晰，易于理解。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，避免使用生僻字、方言、口語化表述等。語言應(yīng)簡潔流暢，避免冗長復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)，確保文件易于閱讀和理解。4.與相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致：編制的受控文件應(yīng)與公司已有的其他相關(guān)文件相互協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)矛盾或重復(fù)的內(nèi)容。如有引用其他文件的內(nèi)容，應(yīng)注明被引用文件的名稱和編號。（二）審核流程1.初審：文件編制完成后，編制部門應(yīng)首先進行自我審核，確保文件內(nèi)容符合編制要求。初審?fù)ㄟ^后，填寫《受控文件審核申請表》，提交至文件審核部門。2.審核：文件審核部門收到《受控文件審核申請表》后，指定專人對文件進行審核。審核人員應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司文件管理規(guī)定，對文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等方面進行全面審查。審核過程中，審核人員可與編制部門溝通交流，要求編制部門對疑問之處進行解釋或修改。審核完成后，審核人員在《受控文件審核申請表》的審核意見欄詳細填寫審核意見，并簽字確認(rèn)。3.終審：審核通過的文件提交至文件批準(zhǔn)部門進行終審。批準(zhǔn)部門應(yīng)從公司整體戰(zhàn)略和管理要求的高度，對文件進行最終審定。重點審查文件是否符合公司發(fā)展方向，是否存在潛在風(fēng)險或?qū)具\營產(chǎn)生不利影響等。終審?fù)ㄟ^后，批準(zhǔn)部門負責(zé)人在《受控文件審核申請表》的批準(zhǔn)意見欄簽字批準(zhǔn)。四、受控文件的發(fā)布與培訓(xùn)（一）發(fā)布1.文件經(jīng)批準(zhǔn)后，由文件管理部門按照規(guī)定的格式和渠道進行發(fā)布。發(fā)布方式可根據(jù)文件的性質(zhì)和受眾范圍選擇，如公司內(nèi)部網(wǎng)站、郵件系統(tǒng)、公告欄、紙質(zhì)文件發(fā)放等。2.文件管理部門應(yīng)確保發(fā)布的文件清晰、完整，易于查閱和下載。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)進行印刷，并及時分發(fā)給相關(guān)部門和人員；對于電子文件，應(yīng)上傳至指定的文件存儲服務(wù)器，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。3.在文件發(fā)布時，文件管理部門應(yīng)同時發(fā)布文件的生效日期和廢止日期（如有），明確文件的適用范圍和有效期等信息，以便員工正確使用和管理文件。（二）培訓(xùn)1.培訓(xùn)計劃制定文件管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、受控文件更新情況以及員工崗位變動情況，每年定期制定受控文件培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間安排等內(nèi)容。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋文件的基本要求、操作流程、重點條款解讀等，確保員工能夠全面了解和掌握文件內(nèi)容。2.培訓(xùn)實施培訓(xùn)部門按照培訓(xùn)計劃組織實施培訓(xùn)工作。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，以滿足不同培訓(xùn)對象的需求。對于重要的受控文件，應(yīng)組織專門的培訓(xùn)課程，邀請文件編制部門或相關(guān)專家進行講解；對于一般性文件，可通過在線學(xué)習(xí)平臺供員工自主學(xué)習(xí)。培訓(xùn)過程中，應(yīng)做好培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時間、地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、參加人員等信息。3.培訓(xùn)效果評估培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)部門應(yīng)及時對培訓(xùn)效果進行評估。評估方式可包括考試、實際操作考核、問卷調(diào)查、員工反饋等。通過評估，了解員工對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和實際應(yīng)用能力，發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)過程中存在的問題和不足。對于未通過培訓(xùn)考核的員工，應(yīng)安排補考或針對性的輔導(dǎo)，確保其掌握相關(guān)文件知識和技能。4.培訓(xùn)記錄與檔案管理培訓(xùn)部門負責(zé)整理和保存受控文件培訓(xùn)記錄，建立培訓(xùn)檔案。培訓(xùn)檔案應(yīng)包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)效果評估報告等資料，以便日后查閱和參考。培訓(xùn)記錄應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、受控文件的使用與保管（一）使用1.員工在工作中應(yīng)嚴(yán)格按照受控文件的規(guī)定進行操作和執(zhí)行，確保工作的規(guī)范性和一致性。對于涉及重要業(yè)務(wù)流程或關(guān)鍵操作環(huán)節(jié)的文件，應(yīng)重點關(guān)注和遵循。2.在使用受控文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在疑問或與實際工作情況不符時，應(yīng)及時向文件管理部門或編制部門咨詢，不得擅自更改文件內(nèi)容。3.各部門應(yīng)定期組織員工對受控文件進行學(xué)習(xí)和回顧，加深對文件內(nèi)容的理解和記憶，確保員工能夠熟練運用文件指導(dǎo)工作。（二）保管1.紙質(zhì)文件保管各部門應(yīng)設(shè)立專門的文件柜或文件夾，用于存放受控紙質(zhì)文件。文件應(yīng)分類存放，按照編號順序排列整齊，便于查找和取用。對于重要文件或機密文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件丟失、損壞或泄密。定期對紙質(zhì)文件進行清查和盤點，確保文件的完整性。2.電子文件保管電子受控文件應(yīng)存儲在公司指定的文件服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并按照文件類別和編號建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)。對于電子文件的存儲，應(yīng)采用備份策略，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)文件。同時，應(yīng)定期對電子文件進行病毒查殺和維護，保證文件的安全性和可用性。3.文件借閱與歸還因工作需要借閱受控文件的，應(yīng)填寫《受控文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。文件管理部門應(yīng)登記借閱人員姓名、部門、借閱文件名稱及編號、借閱日期、歸還日期等信息，并將文件提供給借閱人員。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、傳播。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還文件，文件管理部門應(yīng)對歸還的文件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、受控文件的修訂與廢止（一）修訂1.修訂原因受控文件在實施過程中，如發(fā)現(xiàn)存在以下情況之一，應(yīng)及時進行修訂：法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，導(dǎo)致文件內(nèi)容不符合新要求；公司業(yè)務(wù)調(diào)整、組織機構(gòu)變更，文件相關(guān)內(nèi)容需要進行相應(yīng)修改；文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在缺陷、錯誤或不合理之處，影響工作正常開展；其他原因需要對文件進行修訂的情況。2.修訂流程提出修訂申請：文件使用部門或相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)文件需要修訂時，應(yīng)填寫《受控文件修訂申請表》，詳細說明修訂原因、修訂內(nèi)容等，并提交至文件編制部門。編制修訂稿：文件編制部門收到修訂申請后，對需要修訂的文件進行分析研究，組織相關(guān)人員編制修訂稿。修訂稿應(yīng)按照受控文件編制要求進行編寫，確保修訂后的文件質(zhì)量。審核與批準(zhǔn)：修訂稿編制完成后，按照受控文件審核流程進行審核和批準(zhǔn)。審核通過后，由文件管理部門按照發(fā)布流程進行發(fā)布，并及時通知相關(guān)部門和人員。3.修訂記錄文件管理部門應(yīng)建立受控文件修訂記錄臺賬，詳細記錄文件的修訂日期、修訂內(nèi)容、修訂原因、審核人員、批準(zhǔn)人員等信息。修訂記錄應(yīng)作為文件管理檔案的重要組成部分，妥善保管，以便日后查閱和追溯。（二）廢止1.廢止原因受控文件在以下情況下應(yīng)予以廢止：文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已廢止或失效；公司業(yè)務(wù)發(fā)生重大變化，文件相關(guān)內(nèi)容已不再適用；文件已完成其歷史使命，不再具有實際指導(dǎo)意義；其他原因需要廢止文件的情況。2.廢止流程提出廢止申請：由文件管理部門或相關(guān)部門根據(jù)文件實際情況，填寫《受控文件廢止申請表》，說明廢止原因，并提交至文件批準(zhǔn)部門。批準(zhǔn)廢止：文件批準(zhǔn)部門對廢止申請進行審核，如確認(rèn)文件確實需要廢止，應(yīng)簽署批準(zhǔn)意見。廢止通知與文件處理：文件管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，發(fā)布文件廢止通知，明確廢止文件的名稱、編號、廢止日期等信息。同時，對廢止的文件進行妥善處理，如從文件存儲服務(wù)器中刪除電子文件，銷毀紙質(zhì)文件等，確保文件不再被誤用或傳播。3.廢止記錄文件