PAGE培訓學校檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強培訓學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為學校的教學、管理、科研等各項工作提供有力支持，特制定本檔案制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各教學班級以及全體教職員工和學生。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指培訓學校在教學、管理、科研、招生、財務等各項活動中直接形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由學校綜合檔案室負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整和及時歸檔。2.真實性原則檔案應如實反映學校各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則全面收集學校在各個方面形成的檔案資料，保證檔案的門類齊全、內容完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及學校機密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的服務效率，滿足學校各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定學校檔案工作的規(guī)章制度和工作計劃，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，按照檔案管理的規(guī)范和要求，對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。5.按照國家有關規(guī)定，對到期檔案進行鑒定和銷毀，辦理檔案銷毀的審批手續(xù)，并做好銷毀記錄。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學校的教學、管理、科研等提供檔案資料服務，根據(jù)需要編寫檔案參考資料，參與學校的編史修志工作。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負責與上級檔案管理部門和其他相關單位的業(yè)務聯(lián)系，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理、分類和臨時保管工作，確保本部門檔案的完整和及時歸檔。2.按照學校檔案管理的要求，定期將本部門整理好的檔案移交學校綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱和利用工作，提供本部門檔案的相關信息和線索。4.負責本部門檔案的安全保密工作，對涉及本部門機密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.黨群類包括學校黨組織的各種文件、會議記錄、黨員名冊、組織關系介紹信、入黨申請書、轉正申請書、思想?yún)R報等。2.行政類包括學校行政工作的各種文件、會議紀要、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度、人事任免文件、工資福利文件、行政事務處理文件等。3.教學類包括教學計劃、教學大綱、教案、課件、試卷、成績冊、實習報告、畢業(yè)設計（論文）等教學過程中形成的各類文件資料。4.學生類包括學生登記表、學籍卡、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)登記表、學位申請表等學生個人檔案資料。5.科研類包括科研項目申請書、立項批復、研究報告、論文發(fā)表、科研成果鑒定證書、專利證書等科研活動中形成的各類文件資料。6.財務類包括財務預算、決算報表、會計憑證、賬簿、財務審計報告、收費票據(jù)存根等財務工作中形成的各類文件資料。7.招生類包括招生簡章、招生計劃、錄取通知書、考生檔案、招生工作總結等招生工作中形成的各類文件資料。8.基建類包括學校基本建設項目的可行性研究報告、立項批復、設計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等基建工作中形成的各類文件資料。9.設備類包括學校教學、科研、行政等設備的購置計劃、合同協(xié)議、驗收報告、設備清單、設備維護記錄等設備管理工作中形成的各類文件資料。10.聲像類包括學校重大活動、教學實踐、科研成果等方面的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。11.實物類包括學校獲得的獎杯、獎牌、證書、錦旗等實物檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結構。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：按照上述檔案分類的順序，用兩位大寫英文字母表示，如“DQ”表示黨群類，“XZ”表示行政類等。4.流水號：用四位阿拉伯數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。5.例如，2023年黨群類的第一份檔案編號為“2023DQ0001”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學校各部門在履行職責過程中形成的各種文件、資料、圖表、聲像等材料。2.學校舉辦的各類會議、活動形成的文件、記錄、紀要、照片、錄像等材料。3.學校教學、科研、管理等工作中產生的各類檔案資料，包括教學計劃、教案、課件、試卷、成績冊、科研項目申請書、研究報告、論文發(fā)表、行政文件、人事檔案等。4.學校招生、財務、基建、設備等專項工作中形成的檔案資料。5.學校與上級主管部門、其他單位往來的文件、函件、合同協(xié)議等材料。6.學校教職員工和學生個人在學校工作、學習期間形成的與學校有關的各類材料，如個人工作總結、學習心得、獲獎證書、實習報告、畢業(yè)設計（論文）等。（二）收集要求1.各部門應建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責任人，定期對本部門產生的檔案資料進行收集和整理，確保檔案的及時歸檔。2.檔案收集應遵循全面、完整、準確的原則，凡屬于學校檔案收集范圍的文件、資料等，都應及時收集，不得遺漏。3.對收集到的檔案資料，應進行初步審核，確保檔案內容真實、準確、完整，手續(xù)完備。4.對于重要的檔案資料，應及時備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作，提高檔案管理的工作效率。（四）整理方法1.分類按照檔案分類的標準，將收集到的檔案資料進行分類，同一類別的檔案集中在一起。2.組卷將同一類別的檔案按照一定的原則和方法進行組卷，如按照時間順序、問題、來源等進行組卷。卷內文件應排列有序，保持文件之間的邏輯關系。3.編目對每卷檔案進行編目，包括填寫卷內文件目錄、備考表等。卷內文件目錄應包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目，備考表應填寫卷內文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。4.裝訂對編目后的檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時應去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫盒號、年度、類別、起止卷號等信息。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件較好的地方。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架（柜）、溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防蟲藥、防鼠板等。3.檔案庫房應設置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案存放方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊有序。2.采用檔案密集架（柜）存放檔案時，應按照檔案編號順序依次排列，便于查找和利用。3.對于聲像類、實物類等特殊檔案，應根據(jù)其特點進行單獨存放，并采取相應的保護措施。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學校的重要文件、規(guī)章制度、歷史沿革、重大活動記錄、財務決算等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括學校的一般性文件、教學科研成果、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括學校的臨時性文件、一般性事務文件等。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽查。2.檢查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況、安全防護設施等方面。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如對破損的檔案進行修復、對受潮的檔案進行干燥處理、對存在安全隱患的檔案進行整改等。（五）檔案安全保密1.嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)和規(guī)章制度，加強對檔案管理人員的安全教育和培訓，提高檔案管理人員的安全保密意識。2.檔案庫房應設置專人負責管理，無關人員不得擅自進入檔案庫房。3.對涉及學校機密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行保管，限制查閱范圍，防止檔案信息泄露。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，確保檔案的安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍本校教職員工因工作需要，可查閱與本人工作相關的檔案資料。學生因學習需要，可查閱本人的學籍檔案、成績冊等相關資料。外單位因工作需要查閱本校檔案的，應按照有關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本校教職員工查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、年度、卷號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.學生查閱本人檔案時，應持本人有效證件到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。3.外單位查閱本校檔案時，應提前向學校綜合檔案室提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等，并加蓋單位公章。經學校分管領導批準后，方可查閱。查閱時，應安排專人陪同，并在指定地點查閱。（三）借閱手續(xù)1.本校教職員工因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、年度、卷號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱本校檔案時，除按照上述查閱手續(xù)辦理外，還應與學校簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，確保檔案的安全和保密。借閱期限一般不超過一周，如需延期，應提前向學校申請。（四）查閱、借閱要求1.查閱、借閱檔案時，應在綜合檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱、借閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需復印檔案內容，應經綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。3.查閱、借閱檔案后，應及時歸還檔案，不得私自留存或轉借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應及時向綜合檔案室報告，并承擔相應的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作領導小組，由學校分管領導擔任組長，綜合檔案室負責人及相關部門負責人為成員。檔案鑒定工作領導小組負責制定檔案鑒定工作計劃，組織開展檔案鑒定工作，審核檔案鑒定結果等。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行鑒定。2.對保管期滿且無保存價值的檔案，可予以銷毀。對保管期滿但仍有一定保存價值的檔案，應延長保管期限。3.對涉及學校機密、個人隱私等重要檔案，應按照保密規(guī)定進行保管，不得隨意銷毀。（三）鑒定程序1.綜合檔案室定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案的類別、年度、卷號、保管期限等信息。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作領導小組審核。檔案鑒定工作領導小組應組織相關人員對擬銷毀檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準，確定