PAGE建立培訓(xùn)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的培訓(xùn)管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的建立、保存和使用，提高培訓(xùn)效果，促進(jìn)員工個人發(fā)展與組織目標(biāo)的實現(xiàn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有參加培訓(xùn)的員工以及與培訓(xùn)相關(guān)的部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實記錄培訓(xùn)過程和員工培訓(xùn)表現(xiàn)，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動的各個環(huán)節(jié)，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、反饋評價等，保證檔案資料完整無缺。3.保密性原則：對涉及員工個人隱私和公司機(jī)密的培訓(xùn)檔案信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工培訓(xùn)情況和公司發(fā)展需求，及時更新和完善培訓(xùn)檔案，確保檔案信息的時效性和有效性。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容與分類（一）員工基本信息檔案1.個人資料員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、入職時間、所在部門、崗位等基本信息。聯(lián)系方式，包括手機(jī)號碼、電子郵箱等。2.培訓(xùn)經(jīng)歷過往參加的各類培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)證書等。（二）培訓(xùn)計劃檔案1.年度培訓(xùn)計劃公司/組織年度培訓(xùn)規(guī)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間安排等。制定年度培訓(xùn)計劃的依據(jù)和背景分析。2.專項培訓(xùn)計劃針對特定項目、崗位或技能提升需求制定的專項培訓(xùn)計劃，詳細(xì)說明培訓(xùn)的具體目標(biāo)、內(nèi)容、實施步驟、預(yù)期效果等。（三）培訓(xùn)記錄檔案1.培訓(xùn)課程記錄每次培訓(xùn)課程的詳細(xì)記錄，包括課程名稱、培訓(xùn)日期、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容摘要、培訓(xùn)參與人員簽到表等。培訓(xùn)過程中的互動環(huán)節(jié)記錄，如小組討論、案例分析、實操演練等情況。2.培訓(xùn)考勤記錄員工每次培訓(xùn)的出勤情況，包括遲到、早退、曠課等記錄，以及請假手續(xù)和批準(zhǔn)情況。3.培訓(xùn)作業(yè)與考核記錄員工在培訓(xùn)期間完成的作業(yè)、測試、考試等考核資料，包括作業(yè)題目、完成情況、考核成績、評語等。（四）培訓(xùn)效果評估檔案1.培訓(xùn)后評估報告對培訓(xùn)課程結(jié)束后的效果評估報告，包括員工對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度、技能提升情況、對工作的應(yīng)用能力等方面的評估。通過問卷調(diào)查、面談、實際工作表現(xiàn)觀察等方式收集的評估數(shù)據(jù)和分析結(jié)果。2.培訓(xùn)長期效果跟蹤跟蹤員工在培訓(xùn)結(jié)束后的一段時間內(nèi)，培訓(xùn)對其工作績效、職業(yè)發(fā)展等方面產(chǎn)生的長期影響，記錄相關(guān)數(shù)據(jù)和案例。（五）培訓(xùn)證書與資料檔案1.培訓(xùn)證書員工參加培訓(xùn)獲得的各類證書原件及復(fù)印件，包括結(jié)業(yè)證書、資格證書、榮譽(yù)證書等。2.培訓(xùn)教材與資料培訓(xùn)過程中使用的教材、講義、參考資料、課件等，按照培訓(xùn)課程分類整理保存。三、培訓(xùn)檔案的建立與收集（一）責(zé)任部門與人員1.人力資源部門負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。匯總、整理和保管員工培訓(xùn)檔案的總體工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.培訓(xùn)部門在培訓(xùn)實施過程中，負(fù)責(zé)收集和整理培訓(xùn)過程中的各類記錄資料，包括培訓(xùn)課程記錄、考勤記錄、作業(yè)與考核記錄等。協(xié)助人力資源部門進(jìn)行培訓(xùn)效果評估工作，并提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。3.員工所在部門負(fù)責(zé)本部門員工培訓(xùn)檔案資料的初步收集和審核，確保資料真實準(zhǔn)確，并及時提交給人力資源部門。配合人力資源部門和培訓(xùn)部門進(jìn)行培訓(xùn)相關(guān)信息的核實和補(bǔ)充。（二）建立流程1.新員工入職時人力資源部門負(fù)責(zé)收集新員工的基本信息和過往培訓(xùn)經(jīng)歷，建立員工基本信息檔案。2.培訓(xùn)計劃制定階段培訓(xùn)部門根據(jù)公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略和員工培訓(xùn)需求，制定年度培訓(xùn)計劃和專項培訓(xùn)計劃，并提交人力資源部門審核備案。人力資源部門將審核通過的培訓(xùn)計劃納入培訓(xùn)計劃檔案。3.培訓(xùn)實施過程中培訓(xùn)部門在每次培訓(xùn)課程開始前，準(zhǔn)備好培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)教材等資料，并在培訓(xùn)過程中詳細(xì)記錄培訓(xùn)內(nèi)容、互動環(huán)節(jié)、考勤情況等，形成培訓(xùn)課程記錄和考勤記錄。培訓(xùn)結(jié)束后，組織員工進(jìn)行作業(yè)、測試或考試等考核，并記錄考核成績和評語，形成培訓(xùn)作業(yè)與考核記錄。員工所在部門負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門員工的培訓(xùn)出勤情況，并及時向培訓(xùn)部門反饋異常情況。4.培訓(xùn)效果評估階段培訓(xùn)部門在培訓(xùn)課程結(jié)束后，通過問卷調(diào)查、面談、實際工作表現(xiàn)觀察等方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，撰寫培訓(xùn)后評估報告，并收集相關(guān)評估數(shù)據(jù)和資料。在培訓(xùn)結(jié)束后的一段時間內(nèi)，持續(xù)跟蹤員工培訓(xùn)的長期效果，記錄相關(guān)數(shù)據(jù)和案例，形成培訓(xùn)長期效果跟蹤檔案。5.培訓(xùn)證書與資料收集員工在獲得培訓(xùn)證書后，應(yīng)及時將證書原件及復(fù)印件提交給所在部門，所在部門審核后統(tǒng)一提交給人力資源部門歸檔。培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)收集培訓(xùn)過程中使用的教材、講義、參考資料、課件等資料，并按照培訓(xùn)課程分類整理后提交給人力資源部門。四、培訓(xùn)檔案的保管與維護(hù)（一）保管方式與地點1.保管方式培訓(xùn)檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類裝訂成冊，便于查閱和管理；電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則和文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可檢索性。2.保管地點設(shè)立專門的檔案保管室，用于存放紙質(zhì)培訓(xùn)檔案。檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的完整性和安全性。電子培訓(xùn)檔案存儲在公司/組織的內(nèi)部服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.員工基本信息檔案永久性保存，直至員工離職或公司/組織終止。2.培訓(xùn)計劃檔案年度培訓(xùn)計劃和專項培訓(xùn)計劃保存期限為[X]年（根據(jù)公司實際情況設(shè)定），以便對培訓(xùn)規(guī)劃的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和參考。3.培訓(xùn)記錄檔案培訓(xùn)課程記錄、考勤記錄、作業(yè)與考核記錄等保存期限為[X]年，自培訓(xùn)結(jié)束之日起計算。保存期限屆滿后，經(jīng)審批可進(jìn)行銷毀處理。4.培訓(xùn)效果評估檔案培訓(xùn)后評估報告和培訓(xùn)長期效果跟蹤檔案保存期限為[X]年，以跟蹤培訓(xùn)對員工長期發(fā)展的影響，并為后續(xù)培訓(xùn)改進(jìn)提供依據(jù)。5.培訓(xùn)證書與資料檔案培訓(xùn)證書原件及復(fù)印件保存期限為永久性；培訓(xùn)教材與資料保存期限為[X]年，根據(jù)實際使用頻率和重要性確定，保存期限屆滿后可根據(jù)需要進(jìn)行清理。（三）檔案維護(hù)1.定期檢查人力資源部門定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。檢查內(nèi)容包括檔案的裝訂、存儲、標(biāo)識等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行整改。2.更新與補(bǔ)充根據(jù)員工培訓(xùn)情況的變化和公司/組織培訓(xùn)管理的需要，及時更新培訓(xùn)檔案內(nèi)容。如員工崗位變動、參加新的培訓(xùn)課程、獲得新的培訓(xùn)證書等信息，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行更新和補(bǔ)充，確保檔案信息的時效性。3.檔案修復(fù)與數(shù)字化處理對破損、褪色或字跡模糊的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)，確保檔案內(nèi)容清晰可讀。同時，根據(jù)實際情況，逐步推進(jìn)培訓(xùn)檔案的數(shù)字化處理工作，提高檔案查閱和管理的效率。五、培訓(xùn)檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限與流程1.查閱權(quán)限員工本人有權(quán)查閱自己的培訓(xùn)檔案，了解自己的培訓(xùn)經(jīng)歷、培訓(xùn)成績等信息。公司/組織內(nèi)部相關(guān)管理人員因工作需要，在履行審批手續(xù)后，可以查閱員工培訓(xùn)檔案。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的內(nèi)容，不得隨意泄露員工隱私信息。外部單位或個人因特殊原因需要查閱培訓(xùn)檔案的，必須經(jīng)過公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，方可查閱指定范圍內(nèi)的檔案信息。2.查閱流程查閱人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表提交至人力資源部門。人力資源部門根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，對于符合條件的申請，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人只能在規(guī)定的查閱地點查閱檔案，不得擅自復(fù)印、拍照、帶出檔案原件。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管人員，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（二）使用規(guī)定1.內(nèi)部使用公司/組織內(nèi)部各部門在進(jìn)行員工培訓(xùn)需求分析、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、績效考核等工作時，可以根據(jù)需要合理使用培訓(xùn)檔案中的相關(guān)信息，但不得用于其他非工作目的。使用培訓(xùn)檔案信息時，應(yīng)遵循保密原則，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。2.外部提供如因法律法規(guī)要求或與外部單位合作需要，必須向外部單位提供培訓(xùn)檔案信息的，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并確保外部單位對檔案信息的使用符合保密要求。在提供檔案信息前，應(yīng)對涉及員工隱私和公司機(jī)密的內(nèi)容進(jìn)行必要的處理和屏蔽。六、培訓(xùn)檔案的數(shù)據(jù)安全與保密（一）數(shù)據(jù)安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)對存儲培訓(xùn)檔案電子數(shù)據(jù)的服務(wù)器和存儲設(shè)備采取網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對培訓(xùn)檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。3.用戶權(quán)限管理：嚴(yán)格設(shè)置不同人員對培訓(xùn)檔案電子數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要分配不同級別的查閱、修改、刪除等權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和篡改數(shù)據(jù)。（二）保密制度1.保密責(zé)任所有接觸培訓(xùn)檔案的人員都有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，不得泄露檔案中的任何信息。人力資源部門、培訓(xùn)部門及員工所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門員工的保密行為進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保保密制度的有效執(zhí)行。2.保密協(xié)議對于涉及外部單位或個人查閱培訓(xùn)檔案的情況，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)，以及違反保密協(xié)議應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。3.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)有人違反培訓(xùn)檔案保密制度，泄露檔案信息，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、解除勞動合同等。如因泄露檔案信息給公司/組織或員工造成損失的，將依法追究其法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如有未盡事宜或需要進(jìn)一步明確的問題，由人力資源部門根據(jù)實際情況進(jìn)行補(bǔ)充和修訂