2026年跨境營銷策劃公司行政后勤部崗位工作規(guī)范管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司行政后勤部各項工作開展，明確各崗位工作職責與工作標準，提升行政后勤保障效率和服務質量，確保公司跨境營銷策劃核心業(yè)務順利推進，依據國家相關法律法規(guī)及公司整體管理制度，結合行政后勤部工作實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司行政后勤部全體在崗人員，包括部門負責人、行政專員、后勤保障專員、物資采購專員等相關崗位。第三條行政后勤部工作核心原則：統(tǒng)籌協調、高效便捷、保障有力、服務至上，圍繞公司跨境營銷業(yè)務發(fā)展需求，提供全方位行政后勤支持。第二章崗位設置與核心職責第四條部門負責人崗位（一）統(tǒng)籌規(guī)劃部門整體工作，制定年度、季度行政后勤工作計劃，明確工作目標和實施細則，確保計劃落地執(zhí)行。（二）負責部門內部崗位分工、人員調配及團隊建設，組織開展員工業(yè)務培訓和績效考核，提升團隊整體業(yè)務能力。（三）協調部門與公司其他業(yè)務部門（如跨境營銷部、市場部、財務部等）的工作銜接，及時響應各部門行政后勤需求，保障跨部門協作順暢。（四）負責行政后勤相關制度的制定、修訂與完善，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，及時糾正執(zhí)行過程中出現的問題。（五）審批部門各項費用支出（如物資采購費、后勤維修費、接待費等），嚴格控制成本，確保費用使用合理合規(guī)。（六）處理行政后勤工作中的重大問題和突發(fā)事件，如辦公區(qū)域安全事故、大型活動保障突發(fā)狀況等，制定應急處置方案并組織實施。第五條行政專員崗位（一）負責公司日常行政事務處理，包括公文收發(fā)、整理歸檔、印章管理、會議組織等工作。公文處理需確保及時傳遞、準確歸檔，印章使用嚴格遵循審批流程，會議組織需提前做好場地布置、設備調試、資料準備等籌備工作，并做好會議記錄。（二）負責公司辦公區(qū)域日常管理，包括辦公環(huán)境維護、辦公用品領用登記、辦公設備（電腦、打印機、投影儀等）日常巡檢與維護協調工作，確保辦公環(huán)境整潔有序，辦公設備正常運行。（三）協助組織公司各類集體活動，如員工團建、年度會議、跨境業(yè)務交流活動等，負責活動方案細化、流程銜接、物資準備等具體執(zhí)行工作。（四）負責公司員工考勤統(tǒng)計、假期管理工作，嚴格執(zhí)行公司考勤制度，及時匯總考勤數據并上報人力資源部門。（五）處理公司日常行政接待工作，包括來訪客戶、合作方的接待安排，做好接待流程銜接和服務保障，展現公司良好形象。第六條后勤保障專員崗位（一）負責公司辦公區(qū)域安全保障工作，定期開展安全巡查（包括消防安全、用電安全、防盜安全等），排查安全隱患，建立安全巡查臺賬，發(fā)現問題及時整改；定期檢查消防設施、應急設備的完好性，確保其正常使用。（二）負責公司后勤服務保障工作，包括辦公區(qū)域水電維修、空調維護、環(huán)境衛(wèi)生保潔等工作的統(tǒng)籌協調，對接外部服務供應商，監(jiān)督服務質量，及時處理后勤服務投訴。（三）負責公司員工福利保障相關工作，如員工食堂管理、宿舍管理（如有）、節(jié)日福利采購發(fā)放等，確保員工福利落實到位，提升員工滿意度。（四）負責公司車輛調度與管理工作（如有），建立車輛使用臺賬，統(tǒng)籌安排車輛出行，保障公務用車需求；監(jiān)督車輛日常維護保養(yǎng)，確保車輛安全運行。（五）協助處理跨境業(yè)務相關的后勤保障需求，如境外客戶來訪的住宿、交通安排，跨境營銷活動的后勤支持等。第七條物資采購專員崗位（一）負責公司各類物資的采購工作，包括辦公用品、辦公設備、后勤保障物資、活動物料等，根據各部門需求制定采購計劃，嚴格遵循采購審批流程。（二）建立供應商管理體系，負責供應商的篩選、評估與維護，對比不同供應商的產品質量、價格及服務，選擇性價比最優(yōu)的供應商，確保采購物資質量可靠、價格合理。（三）負責采購合同的擬定、審核與執(zhí)行，跟蹤采購物資的到貨進度，及時處理采購過程中出現的問題（如物資質量不達標、延期到貨等）。（四）負責采購物資的入庫驗收、登記臺賬工作，配合財務部做好采購費用結算，確保采購流程閉環(huán)管理。（五）關注跨境采購相關政策及市場動態(tài)（如進口物資關稅、物流時效等），為公司跨境業(yè)務所需物資采購提供合理化建議。第三章工作規(guī)范與操作要求第八條日常行政工作規(guī)范（一）公文處理：實行“收發(fā)登記-審核傳閱-歸檔留存”全流程管理，收到公文后1個工作日內完成登記與初步審核，根據公文性質及時傳遞至相關部門或人員；發(fā)文需經部門負責人及相關領導審批后，方可印發(fā)并歸檔。（二）印章使用：嚴格執(zhí)行“先審批、后使用”原則，使用印章需填寫《印章使用申請表》，經部門負責人及相關領導審批同意后，方可加蓋印章；印章使用后及時登記臺賬，確保印章使用可追溯。（三）會議組織：接到會議通知后，需提前2個工作日做好籌備工作，確認會議時間、地點、參會人員，完成場地布置、設備調試、資料打印分發(fā)等工作；會議結束后1個工作日內整理會議紀要，經審批后分發(fā)至相關人員并歸檔。（四）辦公用品管理：實行“按需領用、登記備案”制度，每月底匯總各部門辦公用品需求，制定采購計劃；員工領用辦公用品需填寫《領用登記表》，嚴禁浪費；定期盤點辦公用品庫存，確保庫存充足且無積壓。第九條后勤保障工作規(guī)范（一）安全巡查：每周至少開展1次全面安全巡查，重點檢查辦公區(qū)域消防設施、用電設備、門窗鎖具等，發(fā)現安全隱患立即整改，無法立即整改的需制定整改計劃并明確責任人，跟蹤整改到位；重大節(jié)假日前后需開展專項安全巡查，確保節(jié)日期間辦公區(qū)域安全。（二）后勤維修：接到維修申請后，1個工作日內對接維修人員或供應商，明確維修事項與時間；維修完成后，需現場驗收維修質量，確保維修合格；建立維修臺賬，記錄維修事項、費用、時間等信息。（三）員工福利管理：員工食堂需嚴格遵守食品安全相關規(guī)定，定期檢查食材質量、衛(wèi)生狀況，合理搭配菜品；節(jié)日福利需提前1周制定采購計劃，確保福利按時發(fā)放；宿舍管理需明確入住、退宿流程，定期檢查宿舍衛(wèi)生與安全。（四）車輛使用：員工申請公務用車需提前1個工作日填寫《車輛使用申請表》，經部門負責人審批后，由后勤保障專員統(tǒng)籌調度；車輛使用過程中需遵守交通規(guī)則，嚴禁違章駕駛；車輛返回后需及時清理車內衛(wèi)生，登記行駛里程、油耗等信息。第十條物資采購工作規(guī)范（一）采購流程：各部門提交物資需求后，采購專員需在2個工作日內審核需求合理性，制定采購計劃，經部門負責人及財務部審批同意后實施采購；采購金額較大的物資（具體標準按公司財務制度執(zhí)行）需進行多方比價或招標采購，確保采購公開透明。（二）供應商管理：每季度對供應商進行1次評估，評估指標包括產品質量、價格、交貨時效、售后服務等，淘汰不合格供應商；建立供應商檔案，記錄供應商基本信息、合作情況等，確保供應商管理規(guī)范化。（三）驗收與入庫：采購物資到貨后，采購專員需聯合需求部門、倉儲人員（如有）進行現場驗收，核對物資數量、規(guī)格、質量等是否符合要求；驗收合格后，及時登記采購臺賬與庫存臺賬，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，需立即與供應商溝通退換貨事宜。第十一條跨境相關后勤保障規(guī)范（一）境外客戶接待：接到境外客戶接待需求后，需提前3個工作日制定接待方案，包括機場接送、住宿安排、餐飲預訂、行程規(guī)劃等，確保接待流程符合國際禮儀，同時做好翻譯協調工作。（二）跨境物資采購：涉及跨境采購的，需提前了解進口關稅、報關流程、物流時效等相關信息，選擇具備跨境采購資質的供應商，確保采購物資能夠按時、合規(guī)入境；建立跨境采購臺賬，詳細記錄采購流程各環(huán)節(jié)信息，以備核查。第四章考核與獎懲第十二條考核機制：行政后勤部全體人員實行“月度考核+年度考核”相結合的考核方式，考核內容包括崗位職責履行情況、工作效率、服務質量、制度執(zhí)行情況等?？己私Y果由部門負責人根據日常工作表現及相關記錄進行評定，考核結果與績效工資、評優(yōu)評先直接掛鉤。第十三條獎勵措施：對于在工作中表現突出、圓滿完成工作任務的人員，公司將給予以下獎勵：（一）月度/年度評優(yōu)評先，頒發(fā)榮譽證書及獎金；（二）績效工資上?。唬ㄈ﹥?yōu)先獲得培訓、晉升機會；（四）其他物質或精神獎勵。具體獎勵標準按公司績效考核制度執(zhí)行。第十四條懲處措施：對于違反本制度規(guī)定、未履行崗位職責或工作出現重大失誤的人員，公司將根據情節(jié)輕重給予以下懲處：（一）口頭警告；（二）書面警告，扣除部分績效工資；