行政流程標準化文件歸檔分類指引一、引言為規(guī)范公司行政流程文件的管理，保證文件分類科學、歸檔及時、檢索高效，保障行政信息的完整性與安全性，特制定本指引。本指引旨在統(tǒng)一文件歸檔標準，提升行政工作效率，為日常管理、審計檢查及歷史追溯提供可靠依據(jù)。二、適用范圍與應用情境本指引適用于公司各部門在行政流程中形成的各類紙質(zhì)及電子文件，涵蓋但不限于以下情境：日常行政管理：如會議紀要、請示報告、通知公告、工作計劃與總結等；制度流程文件：如公司章程、管理制度、業(yè)務流程規(guī)范、操作手冊等；證照資質(zhì)文件：如營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、各類資質(zhì)證書、許可證等；合同協(xié)議文件：如行政類采購合同、服務協(xié)議、租賃合同等；審計與檢查文件：如內(nèi)外部審計報告、整改通知書、合規(guī)檢查材料等；人事與后勤文件：如員工入職登記表、勞動合同、固定資產(chǎn)臺賬、后勤服務記錄等（不含涉密人事薪酬信息）。三、標準化歸檔分類操作流程（一）文件收集：明確范圍與責任收集范圍：各部門需在文件正式生效后3個工作日內(nèi)，將文件正本（含電子版）提交至行政部歸檔，復印件由部門自行留存。責任分工：文件形成部門：負責文件的初步整理（檢查完整性、簽字蓋章規(guī)范性），填寫《文件歸檔移交清單》（見模板1）；行政部*主管：負責對接收文件的完整性、合規(guī)性進行審核，確認無誤后簽收。（二）初步分類：按屬性與層級劃分根據(jù)文件性質(zhì)與業(yè)務關聯(lián)性，將文件分為一級分類、二級分類，具體一級分類二級分類涵蓋文件類型A綜合管理A1會議管理各類會議通知、議程、簽到表、會議紀要、決議事項跟蹤表等A2制度流程公司級管理制度、部門流程規(guī)范、修訂說明、廢止文件等A3公文通知上級單位來文、公司內(nèi)部通知、通報、公告等B證照資質(zhì)B1公司證照營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人證件號碼明等B2業(yè)務資質(zhì)行業(yè)許可證、資質(zhì)證書、認證證書（如ISO體系認證）、專利證書等C合同協(xié)議C1采購合同辦公用品采購、設備采購、服務外包等行政類采購合同C2其他協(xié)議租賃協(xié)議（辦公場地、設備）、服務協(xié)議（保潔、維修）等D審計檢查D1審計報告內(nèi)部審計報告、外部審計報告（如稅務、工商審計）、專項審計總結等D2整改記錄審計整改方案、整改完成報告、問題跟蹤表等E人事后勤E1人事基礎員工入職登記表、勞動合同（副本）、崗位說明書、部門架構圖等E2后勤保障固定資產(chǎn)臺賬（辦公設備、車輛）、辦公用品領用記錄、后勤服務合同及驗收單等（三）編碼編制：統(tǒng)一規(guī)則與標識編碼結構：一級分類代碼（1位字母）+二級分類代碼（1位數(shù)字）+年份（4位數(shù)字）+流水號（3位數(shù)字），示例：A1-2023-001（2023年會議管理類第1號文件）。編制要求：流水號按年度從“001”開始順序編制，跨年重新編號；電子文件編碼需與紙質(zhì)文件一致，并在文件名中體現(xiàn)（如：A1-2023-001_XX公司2023年度第一次辦公會議紀要.pdf）；編碼由行政部*專員統(tǒng)一編制，文件形成部門不得擅自修改。（四）歸檔存放：規(guī)范物理與電子管理物理歸檔：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長×寬×高=330mm×240mm×30mm），檔案盒正面標注“一級分類-二級分類-年份”（如“綜合管理-會議管理-2023”），側面標注編碼范圍；文件按編碼順序垂直存放，檔案盒內(nèi)附《文件歸檔登記表》（見模板2），記錄文件編號、名稱、頁數(shù)、歸檔日期等信息；檔案柜按“一級分類”分區(qū)存放，標注區(qū)域名稱（如“A綜合管理區(qū)”），并張貼存檔清單。電子歸檔：電子文件存儲于公司指定服務器（如“行政文件歸檔”文件夾），按“一級分類”層級建立文件夾；文件格式優(yōu)先采用PDF（防止篡改），特殊文件可保留原格式（如Excel表格），但需注明轉(zhuǎn)換日期；定期（每月末）對電子文件進行備份，備份介質(zhì)（如移動硬盤）需標注備份日期并異地存放。（五）檢索維護：動態(tài)更新與利用建立索引：行政部每季度更新《行政文件分類索引表》（見模板3），包含文件編號、名稱、分類、存放位置（物理柜號/電子路徑）、保管期限等信息，并通過公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布。借閱管理：紙質(zhì)文件借閱需填寫《文件借閱登記表》（見模板4），經(jīng)部門負責人審批后，由行政部*專員登記發(fā)放，借閱期限不超過5個工作日；電子文件借閱通過OA系統(tǒng)提交申請，審批后可在線查閱或，文件需添加“僅供查閱”水印。定期檢查：每年12月，行政部組織對歸檔文件進行全面檢查，包括物理文件的完整性、電子文件的可用性，發(fā)覺問題及時整改并更新記錄。四、常用歸檔管理模板示例模板1：文件歸檔移交清單序號文件編號文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)密級移交人移交日期接收人備注1A1-2023-0012023年度第一次辦公會議紀要行政部2023-01-153普通張*2023-01-16李*無2C1-2023-002辦公設備采購合同（XX公司）采購部2023-01-208普通王*2023-01-21李*含附件模板2：文件歸檔登記表（檔案盒內(nèi)附）文件編號文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)保管期限存放頁碼備注A1-2023-0012023年度第一次辦公會議紀要行政部2023-01-15310年1-3無A1-2023-0022023年春節(jié)放假安排通知行政部2023-01-2513年4無模板3：行政文件分類索引表（部分示例）文件編號文件名稱一級分類二級分類年份存放位置（物理）存放位置（電子）保管期限A1-2023-0012023年度第一次辦公會議紀要A綜合管理A1會議管理2023A區(qū)-01柜-01盒\(zhòng)2023\10年B1-2023-001營業(yè)執(zhí)照（副本）B證照資質(zhì)B1公司證照2023B區(qū)-01柜-01盒\(zhòng)2023\長期C1-2023-002辦公設備采購合同（XX公司）C合同協(xié)議C1采購合同2023C區(qū)-01柜-01盒\(zhòng)2023\合同到期后5年模板4：文件借閱登記表借閱人部門借閱日期文件編號文件名稱借閱用途歸還日期審批人備注趙*市場部2023-02-01A1-2023-0012023年度第一次辦公會議紀要知曉會議決議2023-02-03周*無錢*財務部2023-02-05C1-2023-002辦公設備采購合同（XX公司）財務審計2023-02-08吳*復印后歸還五、歸檔管理關鍵注意事項保密要求：涉密文件（如未公開的合同、戰(zhàn)略規(guī)劃）需單獨存放，標注“密級”字樣，借閱需經(jīng)總經(jīng)理*審批，嚴禁擅自復制外傳。及時性：文件需在生效后3個工作日內(nèi)完成歸檔，避免積壓；年度歸檔工作需在次年1月31日前完成。規(guī)范性：文件內(nèi)容需清晰、無涂改（如有修改需加蓋“修改章”并簽字確認），紙質(zhì)文件需使用A4紙打印，電子文件不得加密（特殊情況需報行政部備案）。完整性：合同類文件需附審批單、簽訂過程記錄等支撐材料；會議紀要需附參會人員簽到表、會議議程。