企業(yè)文檔管理制度范本一、制度適用范圍與背景本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類文檔（包括但不限于制度文件、合同協(xié)議、財務報表、技術資料、會議紀要、人事檔案等）的全生命周期管理，旨在規(guī)范文檔的創(chuàng)建、審批、存儲、使用、歸檔及銷毀流程，保證文檔的安全性、完整性、可追溯性，同時提高文檔管理效率，降低信息泄露風險，支撐企業(yè)合規(guī)運營與業(yè)務發(fā)展。本制度適用于企業(yè)各部門、全體員工及外部合作單位（如需接觸企業(yè)文檔）的相關文檔管理行為。二、管理職責分工（一）行政部（或綜合管理部）負責本制度的制定、修訂、解釋及監(jiān)督執(zhí)行；統(tǒng)一管理企業(yè)文檔分類標準、密級劃分及存儲規(guī)范；負責企業(yè)級文檔（如制度類、檔案類）的歸檔、保管及借閱審批；組織開展文檔管理培訓，監(jiān)督各部門文檔管理合規(guī)性。（二）各部門負責人負責本部門文檔的日常管理，保證文檔創(chuàng)建、審批、存儲等環(huán)節(jié)符合制度要求；指定本部門文檔管理員，負責部門文檔的收集、整理、歸檔及臺賬維護；監(jiān)督本員工遵守文檔保密規(guī)定，杜絕違規(guī)操作。（三）文檔管理員負責本部門文檔的接收、登記、分類、暫存及定期歸檔；維護部門文檔臺賬，保證文檔與臺賬信息一致；協(xié)助辦理部門文檔借閱、復制手續(xù)，跟蹤文檔使用狀態(tài)。（四）全體員工嚴格按制度要求創(chuàng)建、使用、存儲文檔，對本人創(chuàng)建或使用的文檔內(nèi)容真實性、合規(guī)性負責；遵守保密規(guī)定，嚴禁泄露文檔密級信息，嚴禁未經(jīng)授權復制、傳播、銷毀文檔；發(fā)覺文檔丟失、泄露或違規(guī)情況，立即向部門負責人或行政部報告。三、文檔分類與密級劃分（一）文檔分類根據(jù)業(yè)務屬性及內(nèi)容，企業(yè)文檔分為以下類別（各部門可根據(jù)實際補充子類）：一級分類二級分類示例說明管理制度類戰(zhàn)略規(guī)劃企業(yè)年度規(guī)劃、中長期發(fā)展戰(zhàn)略行政管理考勤制度、會議管理辦法財務管理費用報銷制度、預算管理辦法業(yè)務文檔類合同協(xié)議采購合同、銷售合同、服務協(xié)議項目資料項目立項書、可行性研究報告客戶/供應商資料客戶檔案、供應商資質文件技術文檔類研發(fā)成果技術方案、專利申請文件產(chǎn)品資料產(chǎn)品說明書、測試報告系統(tǒng)文檔系統(tǒng)架構圖、操作手冊人事檔案類員工信息勞動合同、入職登記表、考核記錄培訓資料培訓課件、員工技能檔案其他類臨時性文件會議通知、活動方案、內(nèi)部函件（二）密級劃分根據(jù)文檔重要性及影響范圍，文檔密級分為四級，具體標準密級定義審批權限公開級可向企業(yè)內(nèi)外公開，無保密風險的信息（如企業(yè)宣傳冊、公開產(chǎn)品信息）部門負責人審批內(nèi)部級企業(yè)內(nèi)部使用，不得對外泄露（如部門工作計劃、普通會議紀要）部門負責人審批秘密級僅限特定范圍人員知悉，泄露可能對企業(yè)造成一定損失（如未公開財務數(shù)據(jù)、核心技術方案）分管領導*審批機密級核心敏感信息，泄露將對企業(yè)造成重大損失（如并購方案、重大合同草案、核心）總經(jīng)理*審批四、文檔全生命周期管理操作流程（一）文檔創(chuàng)建與審批文檔創(chuàng)建文檔創(chuàng)建需使用企業(yè)統(tǒng)一模板（如合同模板、報告模板），內(nèi)容真實、準確、完整，符合相關法律法規(guī)及企業(yè)制度要求；涉及多部門協(xié)作的文檔，需由牽頭部門組織會簽，會簽部門需在1個工作日內(nèi)反饋意見，逾期視為無異議；文檔命名格式統(tǒng)一為：“[部門簡稱]-[文檔分類]-[主題]-[版本號]-[日期]”，例如：“行政部-管理制度-考勤管理-V1.0-20240501”。文檔審批審批流程：擬稿人→部門負責人→（根據(jù)密級）分管領導/總經(jīng)理→行政部備案（如需）；審批時限：部門負責人需在收到文檔后1個工作日內(nèi)完成審批，密級文檔審批時限不超過2個工作日；審批要求：審批人需對文檔內(nèi)容合規(guī)性、準確性進行審核，如需修改，應明確修改意見并退回擬稿人重新提交；審批通過后，審批人在《文檔審批表》（見附件1）中簽字確認。（二）文檔存儲與保管電子文檔存儲電子文檔需存儲于企業(yè)指定服務器或云盤（如企業(yè)OA系統(tǒng)、共享文件夾），嚴禁存儲在個人電腦、私人U盤或非加密郵箱中；密級電子文檔需進行加密處理，訪問權限由行政部統(tǒng)一分配，定期核查權限清單；電子文檔需定期備份（重要文檔每日備份，一般文檔每周備份），備份介質需單獨存放，保證數(shù)據(jù)安全。紙質文檔存儲紙質文檔需使用企業(yè)統(tǒng)一檔案盒存放，檔案盒標注清晰信息（包括部門、文檔分類、密級、保管期限、起止日期）；密級紙質文檔存放于帶鎖檔案柜中，鑰匙由文檔管理員專人保管，無關人員不得接觸；紙質文檔存儲環(huán)境需防火、防潮、防蟲、防鼠，定期檢查存儲條件，保證文檔物理安全。（三）文檔使用與借閱內(nèi)部使用員工因工作需要使用文檔時，需通過OA系統(tǒng)或書面形式向文檔管理員提出申請，說明使用目的、范圍及期限；公開級、內(nèi)部級文檔經(jīng)部門負責人審批后即可使用；秘密級、機密級文檔需經(jīng)對應密級審批人批準，文檔管理員登記《文檔借閱登記表》（見附件2）后方可借閱；借閱期限：公開級≤3個工作日，內(nèi)部級≤5個工作日，秘密級≤3個工作日，機密級≤1個工作日，到期需歸還，如需續(xù)借需提前1個工作日申請。外部使用外部單位或人員因業(yè)務需要使用企業(yè)文檔時，需由對接部門提交申請，經(jīng)分管領導及總經(jīng)理審批后，由行政部專人陪同查閱，嚴禁復印、拍照；特殊情況需復制的，需經(jīng)總經(jīng)理批準，由行政部加蓋公章后提供復印件，復印件需標注“僅供XX用途，再次無效”字樣。（四）文檔歸檔與銷毀文檔歸檔歸檔范圍：所有具有保存價值的文檔，包括審批完成的正式文件、重要會議紀要、已履行完畢的合同、項目總結等；歸檔時間：電子文檔于審批完成后1個工作日內(nèi)至企業(yè)歸檔系統(tǒng)，紙質文檔于每季度末前整理歸檔；歸檔要求：歸檔文檔需為最終版本，內(nèi)容完整，審批手續(xù)齊全，歸檔后由行政部統(tǒng)一編制檔案編號，錄入檔案管理系統(tǒng)。文檔銷毀銷毀范圍：超過保管期限、無保存價值的文檔（如臨時性通知、草稿文件等）；銷毀流程：各部門向行政部提交《文檔銷毀申請表》（見附件3），注明銷毀文檔清單、保管期限及銷毀原因，經(jīng)行政部審核、分管領導批準后，由行政部監(jiān)督銷毀；銷毀方式：紙質文檔需采用碎紙機銷毀，電子文檔需徹底刪除（低級格式化或專業(yè)銷毀軟件），銷毀過程需全程記錄，銷毀人員簽字確認。五、安全保密與責任追究（一）安全保密要求員工需嚴格遵守保密規(guī)定，嚴禁將密級文檔通過QQ等非加密社交軟件傳輸，嚴禁在公共場所談論文檔敏感內(nèi)容；文檔管理員需定期檢查文檔存儲設備及權限清單，及時清理過期權限，修復安全漏洞；如發(fā)覺文檔丟失、泄露或疑似泄露，需立即啟動應急預案，保護現(xiàn)場，并向行政部及分管領導報告，24小時內(nèi)提交書面調(diào)查報告。（二）責任追究對違反本制度規(guī)定，造成文檔丟失、泄露或損壞的，根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、記過、降職等處分；造成企業(yè)損失的，需承擔賠償責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任；對認真執(zhí)行本制度、在文檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，企業(yè)給予表彰獎勵。六、附則本制度由行政部負責解釋和修訂，修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后發(fā)布；本制度自2024年X月X日起施行，原有相關規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準；各部門可根據(jù)本制度結合實際制定部門實施細則，報行政部備案。附件列表附件1：《文檔審批表》文檔名稱文檔分類密級版本號擬稿人部門審批意見部門負責人意見：簽字：日期：分管領導意見：簽字：日期：總經(jīng)理意見