企業(yè)合同管理審查與簽訂標(biāo)準(zhǔn)化流程工具指南一、適用范圍與核心價值本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)公司）在業(yè)務(wù)開展中對外合同的起草、審查、談判、簽訂及歸檔管理全流程，覆蓋采購、銷售、合作、服務(wù)、租賃等常見合同類型。通過規(guī)范各環(huán)節(jié)操作，可有效降低合同法律風(fēng)險、提高審批效率、明確權(quán)責(zé)劃分，保證合同條款符合企業(yè)戰(zhàn)略要求及法律法規(guī)規(guī)定，為企業(yè)經(jīng)營提供合規(guī)保障。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同需求發(fā)起與立項操作目的：明確合同業(yè)務(wù)背景及需求必要性，避免盲目簽約。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、需求申請人操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)（如采購原材料、拓展銷售渠道、技術(shù)服務(wù)合作等），填寫《合同需求申請表》，詳細(xì)說明合作對方基本信息、合作內(nèi)容、預(yù)計金額、合作期限、核心需求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、付款方式等）。部門負(fù)責(zé)人*對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點評估是否符合企業(yè)年度經(jīng)營計劃、預(yù)算是否可控。涉及重大投資、高風(fēng)險業(yè)務(wù)的合同（如金額超過XX萬元、跨境合作等），需提交公司管理層*進(jìn)行專項立項審批。輸出成果：《合同需求申請表》（含部門及管理層審批意見）。（二）合同文本起草操作目的：基于業(yè)務(wù)需求，形成初步合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)專員（或外聘律師）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人根據(jù)《合同需求申請表》內(nèi)容，選擇企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如無模板，可參考行業(yè)示范文本或由法務(wù)專員起草框架）。合同文本應(yīng)包含核心要素：合同主體信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表）、合作內(nèi)容與標(biāo)的、數(shù)量與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款及支付方式、履行期限與地點、違約責(zé)任、爭議解決方式、保密條款、合同生效條件等。法務(wù)專員*對合同條款的合規(guī)性、邏輯性進(jìn)行初步審核，重點排查法律風(fēng)險點（如格式條款無效、爭議解決約定不明等），并反饋修改意見。輸出成果：《合同草案（V1.0）》（含法務(wù)專員*審核意見）。（三）內(nèi)部多部門聯(lián)合審查操作目的：從法律、財務(wù)、業(yè)務(wù)等多維度評估合同風(fēng)險，保證條款全面可行。責(zé)任主體：法務(wù)部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門*、相關(guān)職能部門（如采購部、人力資源部等）操作內(nèi)容：法務(wù)審查：法務(wù)專員*重點審核合同主體資格（對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書是否有效）、條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)）、權(quán)利義務(wù)對等性（是否存在單方免責(zé)條款）、違約責(zé)任可執(zhí)行性（如違約金是否合理）、爭議解決方式（約定訴訟或仲裁，明確管轄法院/機(jī)構(gòu)）。財務(wù)審查：財務(wù)部*審核合同金額與預(yù)算匹配度、付款方式（如分期付款的節(jié)點設(shè)置是否合理）、稅費承擔(dān)約定、發(fā)票開具要求（如發(fā)票類型、開具時間）、財務(wù)數(shù)據(jù)保密條款等。業(yè)務(wù)審查：業(yè)務(wù)部門*審核合作內(nèi)容與實際需求一致性、技術(shù)參數(shù)或服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否明確、交付期限是否滿足項目進(jìn)度、對方履約能力（如過往合作業(yè)績、產(chǎn)能保障）。其他部門審查：涉及人力資源的（如勞動合同、服務(wù)外包合同），由人力資源部審核用工合規(guī)性；涉及知識產(chǎn)權(quán)的，由研發(fā)部審核權(quán)屬約定。輸出成果：《合同聯(lián)合審查意見表》（各部門簽字確認(rèn)，明確修改建議及最終通過意見）。（四）合同談判與修訂操作目的：與對方協(xié)商一致，解決審查中發(fā)覺的分歧，達(dá)成公平合理的條款。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)專員、授權(quán)談判代表*（一般為部門負(fù)責(zé)人或高管）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*根據(jù)《合同聯(lián)合審查意見表》，梳理需與對方協(xié)商的核心條款（如價格、付款周期、違約責(zé)任等），制定談判策略。授權(quán)談判代表與對方進(jìn)行面對面或書面談判，重點就存在爭議的條款進(jìn)行溝通，爭取企業(yè)利益最大化。法務(wù)專員全程參與談判，提供法律支持，保證修訂后的條款不新增法律風(fēng)險。談判達(dá)成一致后，業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*根據(jù)談判結(jié)果修訂《合同草案》，形成《合同修訂說明》，明確修改內(nèi)容及依據(jù)。輸出成果：《合同草案（V2.0）》（含修訂說明及談判記錄）。（五）最終審批與授權(quán)簽署操作目的：履行企業(yè)內(nèi)部審批程序，保證合同簽訂權(quán)限合規(guī)，規(guī)避越權(quán)風(fēng)險。責(zé)任主體：審批負(fù)責(zé)人（根據(jù)合同金額及重要性分級）、授權(quán)簽署代表操作內(nèi)容：分級審批：一般合同（金額≤XX萬元）：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部、財務(wù)部聯(lián)合審批后，報分管副總審批；重大合同（金額＞XX萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）：需經(jīng)分管副總、總經(jīng)理（或董事會）審批，必要時提交股東大會審議。簽署授權(quán)：審批通過后，由法定代表人簽發(fā)《合同授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍（如簽署合同類型、金額上限）、授權(quán)期限、授權(quán)代表（需提供證件號碼復(fù)印件及授權(quán)委托書原件）。簽署蓋章：授權(quán)代表*在合同文本上簽字并加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），騎縫章必須齊全；若對方為個人，需核實其證件號碼原件并留存復(fù)印件；若對方為企業(yè)，需核實其公章與營業(yè)執(zhí)照名稱一致。輸出成果：已簽署的合同正本（一式X份，雙方各執(zhí)X份，企業(yè)留存X份歸檔）。（六）合同履行與歸檔管理操作目的：跟蹤合同履行情況，保證條款落實，規(guī)范合同檔案保存。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、檔案管理員操作內(nèi)容：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人建立《合同履行臺賬》，記錄合同履行進(jìn)度（如交付時間、驗收情況、付款節(jié)點），定期向部門負(fù)責(zé)人匯報；發(fā)覺對方違約或履行異常時，及時啟動應(yīng)對措施（如發(fā)函催告、協(xié)商變更或解除合同），并同步法務(wù)部*。驗收與結(jié)算：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門組織驗收（如產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)效果），填寫《合同驗收單》，經(jīng)對方確認(rèn)及財務(wù)部*審核后，辦理付款結(jié)算。歸檔管理：檔案管理員*在合同簽訂后10個工作日內(nèi)，將合同正本、審批文件、修訂說明、履行記錄等資料整理歸檔，錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，建立電子及紙質(zhì)檔案，檔案保存期限不少于合同履行期滿后5年（涉及長期保密或知識產(chǎn)權(quán)的，永久保存）。輸出成果：《合同履行臺賬》《合同驗收單》、合同檔案（電子+紙質(zhì)）。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表單模板（一）合同需求申請表申請部門申請日期合同名稱需求申請人聯(lián)系方式合作對方名稱合作內(nèi)容簡述□采購□銷售□服務(wù)□合作□租賃□其他：________預(yù)計金額大寫：________小寫：________合作期限核心需求說明（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、付款方式等）部門負(fù)責(zé)人審核意見簽字：________日期：________管理層審批意見（如需）簽字：________日期：________（二）合同聯(lián)合審查意見表合同名稱合同編號審查日期審查部門□法務(wù)部□財務(wù)部□業(yè)務(wù)部門□其他：________審查人審查要點及意見：（一）主體資格：□合格□不合格（需補(bǔ)充對方營業(yè)執(zhí)照/資質(zhì)證書復(fù)印件）（二）條款合法性：□無問題□存在問題（具體說明：________________）（三）權(quán)利義務(wù)對等性：□平衡□不對等（需修改：________________）（四）違約責(zé)任：□明確□不明確（需補(bǔ)充：________________）（五）財務(wù)審核：□預(yù)算匹配□不匹配（說明：________________）綜合審查結(jié)論：□通過□需修改后重審□不通過（說明理由：________________）審查人簽字：________部門負(fù)責(zé)人簽字：________（三）合同履行臺賬合同編號合同名稱對方名稱簽訂日期履行期限履行節(jié)點計劃實際履行情況責(zé)任人完成狀態(tài)備注如：______年_月_日交付□按時□延遲□未完成*□已完成□進(jìn)行中如：______年_月_日驗收□合格□不合格*□已完成□進(jìn)行中付款節(jié)點：______年_月_日□已付□未付*□已完成□進(jìn)行中異常情況記錄：四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵風(fēng)險提示主體資格審查風(fēng)險：簽約前務(wù)必核實對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等）是否真實有效，避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的主體簽約，必要時可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢其信用記錄。條款完整性風(fēng)險：合同核心條款（如標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決）不得缺失或模糊表述，例如“質(zhì)量合格”需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)/行標(biāo)/雙方約定標(biāo)準(zhǔn)），“驗收”需約定驗收流程及異議處理方式。授權(quán)簽署風(fēng)險：非法定代表人簽署合同時必須要求對方提供《授權(quán)委托書》及授權(quán)人證件號碼復(fù)印件，核實授權(quán)范圍是否清晰（如“全權(quán)代理”或“專項代理”），避免因無權(quán)代理導(dǎo)致合同無效。保密與知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險：涉及技術(shù)秘密、商業(yè)信息的合同，需明保證密范圍、期限及違約責(zé)任；若涉及知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如專