文書(shū)檔案歸檔制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等行業(yè)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于檔案管理的指導(dǎo)意見(jiàn)及公司內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控、業(yè)務(wù)流程規(guī)范化需求制定。旨在規(guī)范公司文書(shū)檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用及銷毀等全流程管理，防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案信息安全，提升檔案管理效能。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經(jīng)營(yíng)、管理、科研、基建、人事、行政等所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景下形成的具有保存價(jià)值的文書(shū)檔案，包括但不限于會(huì)議記錄、合同文件、業(yè)務(wù)憑證、工作報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、電子文件等。第三條本制度下列術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“文書(shū)檔案專項(xiàng)管理”指公司通過(guò)制度規(guī)范、流程控制、技術(shù)保障等措施，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案全生命周期管理的系統(tǒng)性活動(dòng)。（二）“檔案管理風(fēng)險(xiǎn)”指因檔案管理不善可能導(dǎo)致檔案損毀、失密、泄密或利用不便的風(fēng)險(xiǎn)，如制度缺失、流程混亂、技術(shù)缺陷等。（三）“檔案合規(guī)”指檔案管理活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部制度要求，確保檔案完整性、安全性、可用性。第四條文書(shū)檔案專項(xiàng)管理遵循以下原則：（一）全面覆蓋原則：檔案管理范圍覆蓋公司所有部門(mén)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，不留管理盲區(qū)。（二）責(zé)任到人原則：明確各級(jí)管理人員的檔案管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦檔案管理中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，優(yōu)先管控重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評(píng)估檔案管理效果，優(yōu)化管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司文書(shū)檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司檔案管理第一責(zé)任人，直接負(fù)責(zé)檔案管理制度建設(shè)、資源調(diào)配及重大風(fēng)險(xiǎn)處置。第六條設(shè)立公司文書(shū)檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理專責(zé)人員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，審批重大事項(xiàng)，監(jiān)督考核各層級(jí)責(zé)任落實(shí)情況。第七條公司[綜合管理部]（或指定牽頭部門(mén)）為文書(shū)檔案專項(xiàng)管理的牽頭部門(mén)，職責(zé)包括：（一）制定和完善檔案管理制度，組織制度宣貫與培訓(xùn)；（二）統(tǒng)籌開(kāi)展檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；（三）審核重大檔案管理事項(xiàng)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)規(guī)范歸檔行為；（四）定期匯總檔案管理報(bào)告，向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)工作。第八條各業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位為檔案管理的專責(zé)部門(mén)，職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)本領(lǐng)域檔案業(yè)務(wù)合規(guī)性審核，優(yōu)化歸檔流程；（二）組織開(kāi)展檔案風(fēng)險(xiǎn)排查，處置日常檔案管理問(wèn)題；（三）配合牽頭部門(mén)開(kāi)展檔案培訓(xùn)，提升員工檔案意識(shí)；（四）建立本領(lǐng)域檔案目錄清單，實(shí)行動(dòng)態(tài)更新。第九條各業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位負(fù)責(zé)人為本單位檔案管理的直接責(zé)任人，職責(zé)包括：（一）落實(shí)檔案管理制度，確保檔案形成規(guī)范；（二）審核本單位檔案歸檔質(zhì)量，監(jiān)督檔案保管環(huán)境；（三）協(xié)調(diào)解決檔案管理中的疑難問(wèn)題，及時(shí)上報(bào)重大事項(xiàng)；（四）組織本單位檔案專項(xiàng)檢查，持續(xù)改進(jìn)管理效果。第十條基層執(zhí)行崗位員工為檔案管理的基本責(zé)任主體，職責(zé)包括：（一）按照制度要求形成、收集、移交檔案，確保檔案要素完整；（二）遵守檔案保密規(guī)定，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播涉密檔案；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理問(wèn)題及時(shí)上報(bào)，協(xié)助完成檔案處置工作；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，明確個(gè)人檔案管理責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條文書(shū)檔案收集要求：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：各部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理目錄清單，及時(shí)收集與業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相關(guān)的文件材料，確保收集范圍覆蓋決策、執(zhí)行、監(jiān)督等全流程。禁止性行為：嚴(yán)禁遺漏關(guān)鍵檔案或虛構(gòu)檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁將涉密文件非必要擴(kuò)散。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)電子文件收集的規(guī)范性，確保元數(shù)據(jù)完整、格式統(tǒng)一，防范數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。第十二條文書(shū)檔案整理要求：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：按照“來(lái)源、時(shí)間、事由”原則進(jìn)行分類，統(tǒng)一采用公司規(guī)定的檔案編號(hào)規(guī)則，確保分類準(zhǔn)確、排序合理。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自修改檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁將不同價(jià)值檔案混裝歸檔。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)電子文件歸檔的元數(shù)據(jù)管理，確保長(zhǎng)期保存的技術(shù)可行性。第十三條文書(shū)檔案鑒定要求：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立檔案價(jià)值鑒定制度，區(qū)分保管期限，明確鑒定流程，定期開(kāi)展鑒定工作。禁止性行為：嚴(yán)禁未按規(guī)定程序銷毀檔案，嚴(yán)禁擅自延長(zhǎng)保管期限。重點(diǎn)防控點(diǎn)：完善鑒定標(biāo)準(zhǔn)，防范因標(biāo)準(zhǔn)模糊導(dǎo)致檔案過(guò)度保存或過(guò)早銷毀。第十四條文書(shū)檔案保管要求：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)置專用檔案庫(kù)房，符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防光等要求，重要檔案采取異地備份措施。禁止性行為：嚴(yán)禁在非檔案庫(kù)房存放檔案，嚴(yán)禁擅自借閱涉密檔案。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)庫(kù)房定期巡檢，防范因環(huán)境問(wèn)題導(dǎo)致檔案損毀。第十五條文書(shū)檔案利用要求：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立檔案查閱審批制度，明確查閱范圍、權(quán)限及流程，確保利用規(guī)范。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自復(fù)印涉密檔案，嚴(yán)禁將檔案內(nèi)容用于非公務(wù)活動(dòng)。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)電子檔案利用的權(quán)限控制，防范數(shù)據(jù)外泄風(fēng)險(xiǎn)。第十六條文書(shū)檔案銷毀要求：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格履行銷毀審批程序，采用合規(guī)銷毀方式（如碎紙機(jī)粉碎），并做好銷毀記錄。禁止性行為：嚴(yán)禁將涉密檔案遺失或隨意丟棄。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)銷毀過(guò)程的監(jiān)督，確保銷毀徹底。第十七條電子文件管理要求：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一采用公司指定的電子文件管理系統(tǒng)，規(guī)范電子文件元數(shù)據(jù)采集，確保長(zhǎng)期保存的技術(shù)兼容性。禁止性行為：嚴(yán)禁使用非合規(guī)軟件編輯電子文件，嚴(yán)禁擅自刪除重要電子文件。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)電子文件格式轉(zhuǎn)換的標(biāo)準(zhǔn)化，防范因技術(shù)迭代導(dǎo)致數(shù)據(jù)不可讀。第十八條檔案信息安全要求：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立檔案信息安全責(zé)任制，明確涉密檔案的定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)及保護(hù)措施。禁止性行為：嚴(yán)禁將涉密檔案存儲(chǔ)在非安全設(shè)備中，嚴(yán)禁跨區(qū)域傳輸涉密電子文件。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，防范黑客攻擊導(dǎo)致檔案泄露。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：公司[綜合管理部]每年聯(lián)合各業(yè)務(wù)部門(mén)評(píng)估制度有效性，根據(jù)國(guó)家法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風(fēng)險(xiǎn)變化，及時(shí)修訂檔案管理制度，確保制度適用性。修訂后的制度經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后發(fā)布，各部門(mén)同步執(zhí)行。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：公司每季度組織專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，由[綜合管理部]牽頭，各業(yè)務(wù)部門(mén)參與，對(duì)檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布預(yù)警通知，明確整改要求及時(shí)限。重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組直接督辦。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：將檔案管理合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，在采購(gòu)合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)、年度審計(jì)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)開(kāi)展專項(xiàng)審查，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則。審查結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組組織專項(xiàng)小組處置，明確應(yīng)急流程、責(zé)任協(xié)同及上報(bào)要求。風(fēng)險(xiǎn)處置過(guò)程及結(jié)果納入檔案管理臺(tái)賬。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反檔案管理制度的情形，依據(jù)情節(jié)輕重分別采取批評(píng)教育、績(jī)效扣減、紀(jì)律處分等措施，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)處理。責(zé)任追究與績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先聯(lián)動(dòng)實(shí)施。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：公司每年開(kāi)展檔案管理有效性評(píng)估，從制度完善度、風(fēng)險(xiǎn)控制力、資源保障力等維度進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，形成評(píng)估報(bào)告，明確優(yōu)化方向。評(píng)估結(jié)果作為制度修訂的重要依據(jù)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：公司主要負(fù)責(zé)人每年聽(tīng)取檔案管理工作報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)每月檢查制度執(zhí)行情況，各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本單位檔案管理負(fù)直接責(zé)任，確保責(zé)任層層壓實(shí)。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：將檔案管理合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核指標(biāo)，與績(jī)效工資、評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤；對(duì)檔案管理先進(jìn)部門(mén)和個(gè)人予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)履職不力的予以通報(bào)批評(píng)。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點(diǎn)培訓(xùn)操作規(guī)范，每年不少于2次集中培訓(xùn)，確保全員掌握制度要求。第二十八條信息化支撐：建設(shè)公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化、流程自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，通過(guò)系統(tǒng)工具固化制度要求，提升管理效率。第二十九條文化建設(shè)：編制《公司檔案管理手冊(cè)》，發(fā)布合規(guī)承諾書(shū)，利用宣傳欄、內(nèi)部平臺(tái)等載體營(yíng)造全員合規(guī)氛圍，將檔案意識(shí)納入新員工入職培訓(xùn)內(nèi)容。第三十條報(bào)告制度：各部門(mén)每月報(bào)送檔案管理情