行政辦公文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)一、制定背景與適用范圍為規(guī)范行政辦公文件檔案管理工作，確保文件檔案的完整留存、安全保管及高效利用，結(jié)合行政辦公實(shí)際需求與《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)要求，制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于本單位（含下屬分支機(jī)構(gòu)）行政辦公過(guò)程中形成的各類(lèi)文件檔案的管理，涵蓋紙質(zhì)檔案、電子檔案及音像、實(shí)物等特殊載體檔案。二、管理職責(zé)劃分（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)檔案管理部門(mén)（如辦公室檔案科）作為檔案管理的核心責(zé)任主體，需統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理工作：制定完善檔案管理制度、流程及操作規(guī)范，定期修訂并組織實(shí)施；指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展文件形成、收集、整理等前期工作，提供專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與技術(shù)支持；負(fù)責(zé)檔案的集中保管、數(shù)字化加工、利用服務(wù)及安全防護(hù)，定期檢查檔案保管狀況；牽頭組織檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交永久保存的檔案。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)各業(yè)務(wù)部門(mén)需指定專(zhuān)人（檔案聯(lián)絡(luò)員）負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作：規(guī)范本部門(mén)文件的起草、審批、流轉(zhuǎn)流程，確保文件形成質(zhì)量（如格式規(guī)范、簽署完整、內(nèi)容準(zhǔn)確）；及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的文件材料，按要求進(jìn)行初步整理（如分類(lèi)、排序、編號(hào)），定期移交檔案管理部門(mén)；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案鑒定、利用及專(zhuān)項(xiàng)檢查工作，提供業(yè)務(wù)背景說(shuō)明。（三）檔案管理人員要求檔案管理人員（含專(zhuān)職、兼職）應(yīng)具備以下能力與素養(yǎng)：熟悉檔案管理法規(guī)及專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握檔案整理、數(shù)字化、保護(hù)等技能，定期參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)；嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容及利用信息履行保密義務(wù)；具備責(zé)任心與服務(wù)意識(shí)，確保檔案管理工作規(guī)范、高效開(kāi)展。三、文件檔案的形成與收集（一）文件形成規(guī)范1.格式規(guī)范：行政公文需符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》要求，使用規(guī)范文種、格式（如版頭、主體、版記要素完整）；業(yè)務(wù)文件（如報(bào)告、合同）需采用單位統(tǒng)一模板，確保字體、排版、頁(yè)碼等格式一致。2.編號(hào)與簽署：公文需標(biāo)注發(fā)文字號(hào)（唯一性），業(yè)務(wù)文件需編制部門(mén)內(nèi)部編號(hào)；文件簽署需完整（如簽發(fā)人、經(jīng)辦人簽字，日期清晰），電子文件需保留簽署痕跡（如電子簽章）。（二）收集范圍與要求1.收集范圍：涵蓋行政辦公全流程產(chǎn)生的文件，包括但不限于：行政公文（請(qǐng)示、批復(fù)、通知、紀(jì)要等）；會(huì)議材料（議程、記錄、決議、講話稿）；合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告；音像資料（照片、視頻）、實(shí)物檔案（獎(jiǎng)牌、證書(shū)）；電子文件（郵件、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)圖紙等）。2.收集時(shí)間：日常文件：部門(mén)按月收集，于次月5日前移交檔案管理部門(mén)；專(zhuān)項(xiàng)文件（如項(xiàng)目檔案、活動(dòng)材料）：項(xiàng)目/活動(dòng)結(jié)束后10日內(nèi)完成收集；年度歸檔：各部門(mén)于次年第一季度完成上年度文件的整理與移交。3.收集方式：部門(mén)移交：由檔案聯(lián)絡(luò)員按要求整理后移交，附《文件移交清單》；個(gè)人移交：?jiǎn)T工離職或崗位調(diào)整時(shí)，需移交個(gè)人保管的工作文件；電子文件同步收集：通過(guò)OA系統(tǒng)、郵件服務(wù)器等渠道，自動(dòng)或手動(dòng)采集電子文件，確保元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄）完整。四、整理與歸檔（一）分類(lèi)與編號(hào)1.分類(lèi)方法：采用“年度—部門(mén)—文件類(lèi)型—保管期限”四級(jí)分類(lèi)法，例如：2024年—辦公室—公文—永久。2.檔號(hào)編制：檔號(hào)格式為“年度+部門(mén)代碼+類(lèi)別代碼+件號(hào)”（如2024-BGS-GW-001），確保唯一性與可追溯性。（二）整理步驟1.區(qū)分年度：按文件形成年度歸類(lèi)，跨年度文件（如跨年項(xiàng)目）歸入辦結(jié)年度；2.分類(lèi)排序：同一年度、部門(mén)、類(lèi)型的文件，按時(shí)間順序（或重要性）排列；3.編號(hào)編目：為每份文件編制件號(hào)，填寫(xiě)《歸檔文件目錄》，內(nèi)容包括文號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等，電子目錄需與紙質(zhì)目錄同步更新。（三）歸檔要求1.紙質(zhì)檔案：需齊全完整（正文、附件、簽報(bào)單等），字跡清晰（禁用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)），破損文件需修復(fù)后歸檔；2.電子檔案：格式為PDF、DOCX、JPG等通用格式，分辨率≥300dpi（照片、圖紙），備份至少兩份（一份本地保管，一份異地存儲(chǔ)）；3.特殊載體：音像檔案需標(biāo)注內(nèi)容、時(shí)間、拍攝人，實(shí)物檔案需附文字說(shuō)明（如獲獎(jiǎng)時(shí)間、事由）；4.移交手續(xù)：檔案移交時(shí)填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，清單存檔備查。五、保管與利用（一）保管要求1.庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房需滿(mǎn)足“八防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵、防高溫），安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度45-60%；2.保管期限：根據(jù)檔案價(jià)值劃分保管期限（參考《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》）：永久：?jiǎn)挝徽鲁?、年度總結(jié)、干部任免文件等；30年：重要合同、審計(jì)報(bào)告、入黨材料等；10年：一般性通知、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；3.檔案裝具：使用無(wú)酸紙檔案盒、檔案柜，電子檔案存儲(chǔ)于專(zhuān)用服務(wù)器或云平臺(tái)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與病毒查殺。（二）利用流程與方式1.內(nèi)部利用：借閱：填寫(xiě)《檔案借閱單》，部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，檔案員登記借閱信息（如借閱人、時(shí)間、用途），借閱期限一般不超過(guò)15天；查閱：可在檔案閱覽室查閱，如需復(fù)制，需經(jīng)審批后加蓋檔案專(zhuān)用章；電子利用：通過(guò)檔案管理系統(tǒng)在線查閱，權(quán)限由管理員根據(jù)崗位需求分配，系統(tǒng)自動(dòng)記錄訪問(wèn)日志。2.外部利用：需持單位介紹信或有效證件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可提供復(fù)制件（標(biāo)注“僅供參考”），原則上不對(duì)外提供原件；涉及保密內(nèi)容的檔案，需按保密規(guī)定辦理利用手續(xù)。六、鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定周期與主體每5年組織一次檔案鑒定工作，由檔案管理部門(mén)牽頭，業(yè)務(wù)部門(mén)、法律部門(mén)等組成鑒定小組，對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。（二）鑒定與銷(xiāo)毀流程1.價(jià)值鑒定：鑒定小組結(jié)合文件內(nèi)容、利用頻率、法律法規(guī)要求，提出“繼續(xù)保管”或“銷(xiāo)毀”意見(jiàn)，形成《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》；2.審批銷(xiāo)毀：《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》（含檔案編號(hào)、標(biāo)題、日期、保管期限）；3.銷(xiāo)毀實(shí)施：銷(xiāo)毀時(shí)由兩人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人需核對(duì)檔案與清冊(cè)內(nèi)容，銷(xiāo)毀后在清冊(cè)上簽字，清冊(cè)永久保存；