行政費用審批及報銷規(guī)范模板一、規(guī)范適用場景與范圍日常辦公支出：包括辦公用品采購、打印復印、通訊費、辦公設(shè)備維護等；差旅相關(guān)費用：員工因公出差的交通、住宿、市內(nèi)交通及合理伙食補助等；會議及活動費用：部門內(nèi)部會議、跨部門協(xié)調(diào)會、小型業(yè)務(wù)推廣活動的場地、物料及茶歇等；其他行政性開支：如快遞費、咨詢費（小額）、辦公區(qū)域綠化等。不適用范圍：員工個人消費、與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的支出、資本性支出（如大額設(shè)備采購，需另走資產(chǎn)采購流程）。二、全流程操作步驟說明（一）費用申請：事前規(guī)劃與預算提報明確需求：申請人根據(jù)實際工作需要，確定費用類型、用途及預估金額，保證支出與公司行政管理制度相符。填寫申請單：登錄公司OA系統(tǒng)或使用紙質(zhì)版《行政費用申請單》，完整填寫以下信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式；費用類型（勾選“辦公用品”“差旅”等具體類別）；費用用途詳細說明（如“采購部門2024年Q3辦公用A4紙”）；預算金額及明細（如“A4紙：5包/80元，合計400元”）；希望執(zhí)行時間（如“2024年7月15日前完成采購”）。提交初審：將申請單提交至部門負責人，說明費用必要性及預算合理性。（二）逐級審批：權(quán)限合規(guī)與責任審核部門負責人審批：部門負責人重點審核費用是否屬于部門年度/季度行政預算范圍、金額是否在部門可控權(quán)限內(nèi)，確認無誤后簽字（OA系統(tǒng)需“同意”）。權(quán)限說明：單筆費用≤500元，由部門負責人審批；500元＜單筆費用≤2000元，需部門負責人+分管行政副總審批；單筆費用＞2000元，需部門負責人+分管行政副總+總經(jīng)理審批。財務(wù)部門復核：財務(wù)部門收到審批通過的申請單后，1個工作日內(nèi)完成復核，重點檢查：預算科目是否正確；金額是否符合公司成本控制要求；費用用途是否符合“必要性、合理性”原則。復核通過后，財務(wù)部門在系統(tǒng)中標注“預算已鎖定”，方可進入執(zhí)行環(huán)節(jié)。（三）費用執(zhí)行：規(guī)范操作與憑證留存采購/消費實施：申請人根據(jù)審批通過的申請單，通過公司指定供應(yīng)商（如辦公用品集采平臺、協(xié)議酒店）或合規(guī)渠道執(zhí)行，優(yōu)先選擇性價比高的方案。獲取合規(guī)憑證：實物類費用（如辦公用品）：需提供供應(yīng)商蓋章的明細清單、采購合同（如有）；服務(wù)類費用（如會議場地）：需提供服務(wù)協(xié)議、結(jié)算單；差旅類費用：需保留交通票據(jù)（如行程單、付款憑證）、住宿水單（需注明入住人及事由）。注意：所有憑證需注明費用歸屬部門、申請人及日期，保證與申請單信息一致。（四）費用報銷：及時提交與核對整理報銷材料：費用發(fā)生后3個工作日內(nèi)，申請人登錄OA系統(tǒng)填寫《行政費用報銷單》，以下附件（掃描件或照片需清晰完整）：審批通過的《行政費用申請單》；合規(guī)支出憑證（如采購清單、服務(wù)結(jié)算單、消費記錄等）；差旅類費用需附出差審批單（如有）。提交報銷流程：在系統(tǒng)中提交報銷單，依次流轉(zhuǎn)至部門負責人（確認費用已發(fā)生且與申請一致）、財務(wù)部門（審核憑證真實性、金額準確性）、分管領(lǐng)導（按權(quán)限審批）。款項支付：審批完成后，財務(wù)部門于2個工作日內(nèi)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將款項支付至申請人工資卡或?qū)~戶，并在系統(tǒng)中更新報銷狀態(tài)。（五）資料歸檔：留存?zhèn)洳榕c追溯管理財務(wù)歸檔：財務(wù)部門每月對報銷單據(jù)分類整理，按部門、時間順序裝訂成冊，保存期限不少于3年。部門備案：各部門自行留存本部門費用申請單、報銷單復印件，作為部門行政支出臺賬的補充。三、標準化表格模板（一）《行政費用申請單》申請日期年月日申請部門申請人*某某聯(lián)系方式費用類型□辦公用品□差旅□會議□其他______預算總額（元）費用明細項目名稱單位數(shù)量費用用途說明（請詳細描述費用使用場景、必要性，如“采購部門季度會議所需橫幅、簽到表及飲用水”）審批意見部門負責人：日期：財務(wù)復核：日期：分管領(lǐng)導：日期：總經(jīng)理（如需）：日期：（二）《行政費用報銷單》報銷日期年月日報銷人*某某報銷部門費用類型□辦公用品□差旅□會議□其他______實際支出總額（元）申請單編號費用明細項目名稱金額（元）備注報銷事由（需與申請單用途一致，如“2024年7月10日部門季度會議場地租賃費”）附件清單□申請單□采購憑證□服務(wù)結(jié)算單□其他______（請注明具體名稱）審批意見部門負責人：日期：財務(wù)審核：日期：分管領(lǐng)導：日期：報銷狀態(tài)：□已支付□退回（原因：______）四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點時限要求：費用申請需在支出前3個工作日提交，緊急事項（如臨時維修）需提前1個工作日郵件報備分管領(lǐng)導，事后2個工作日內(nèi)補全申請流程；報銷需在費用發(fā)生后5個工作日內(nèi)提交，逾期未提交需部門負責人書面說明原因，財務(wù)部門有權(quán)不予受理。憑證規(guī)范：所有支出需提供真實、有效的原始憑證，禁止涂改、偽造憑證；憑證抬頭需為公司全稱，不得以個人名義報銷；多人共同發(fā)生的費用（如會議茶歇），需注明分攤明細及各部門承擔金額。預算控制：部門年度行政預算超支10%以內(nèi)，需提交書面說明至財務(wù)部門；超支10%以上，需總經(jīng)理審批后方可申請；嚴禁拆分費用規(guī)避審批權(quán)限（如將2000元費用拆分為兩筆1000元報銷）。責任追溯：申請人需對費用真實性、合規(guī)性負直接責任；部門負責人需對本部門費用支出合理性負管理責任；財務(wù)部門定期對行政費用進行審計，發(fā)覺問題及時上報并督促整