公司網(wǎng)絡(luò)電子郵件安全使用規(guī)范在數(shù)字化辦公場景中，電子郵件作為企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞的核心載體，其安全使用直接關(guān)系到公司商業(yè)機密保護、合規(guī)運營及品牌聲譽。為規(guī)范全員郵件操作行為，防范數(shù)據(jù)泄露、惡意攻擊等安全風險，結(jié)合行業(yè)監(jiān)管要求與公司實際運營需求，特制定本規(guī)范，明確郵件使用各環(huán)節(jié)的安全準則與操作指引。一、郵件賬號管理規(guī)范1.賬號申請與審批員工需通過OA系統(tǒng)提交郵件賬號申請，注明使用場景（如業(yè)務(wù)溝通、客戶對接等），經(jīng)部門負責人及信息安全崗審核通過后，由IT部門統(tǒng)一開通企業(yè)郵箱賬號。外部合作方如需臨時使用公司郵件服務(wù)，需由業(yè)務(wù)對接人提交《臨時郵箱使用申請》，明確使用期限與權(quán)限范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后方可開通。2.賬號使用與維護郵箱密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，長度不低于8位，每季度強制更新；禁止使用生日、工號等易被猜測的信息作為密碼。個人郵箱賬號僅限本人使用，嚴禁轉(zhuǎn)借、共享；若因工作需要需授權(quán)他人臨時操作，需通過郵件向部門負責人及信息安全崗報備，明確授權(quán)期限與操作范圍。郵箱需開啟“登錄異常提醒”功能，若收到陌生設(shè)備登錄提示，應(yīng)立即修改密碼并聯(lián)系IT部門核查。3.賬號注銷與交接員工離職、調(diào)崗或業(yè)務(wù)需求終止時，需在離職/調(diào)崗手續(xù)辦理前3個工作日內(nèi)，將郵箱內(nèi)重要文件備份至公司指定存儲系統(tǒng)，并清空敏感數(shù)據(jù)；IT部門在收到人力資源部的異動通知后，1個工作日內(nèi)注銷賬號。交接期間，需由直屬上級監(jiān)督郵件交接過程，確保業(yè)務(wù)聯(lián)系人信息、未完成事項等完整移交。二、郵件內(nèi)容安全準則1.禁止傳輸?shù)膬?nèi)容涉及公司核心機密（如未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)專利、戰(zhàn)略規(guī)劃等）的郵件，需通過加密通道發(fā)送，并在主題中標注“【機密】”字樣，收件人僅限內(nèi)部授權(quán)人員。嚴禁發(fā)送違反國家法律法規(guī)、侵害他人權(quán)益的內(nèi)容（如謠言、誹謗、侵權(quán)文件等）；禁止傳輸與工作無關(guān)的涉密信息、色情暴力、反動言論等內(nèi)容?？蛻粜畔ⅲㄈ缏?lián)系方式、合同細節(jié)、隱私數(shù)據(jù)等）需脫敏處理后發(fā)送，確需完整傳輸?shù)模柰ㄟ^加密郵件并經(jīng)合規(guī)部門審批。2.涉密郵件處理三、郵件傳輸安全要求1.傳輸通道選擇優(yōu)先使用公司內(nèi)部郵件服務(wù)器發(fā)送郵件，禁止在公共Wi-Fi（如商場、咖啡館網(wǎng)絡(luò)）、未授權(quán)的外部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳輸涉密郵件。若因出差等特殊情況需在外網(wǎng)發(fā)郵件，需通過公司VPN連接后操作，或使用加密郵件客戶端。2.郵件加密機制對包含商業(yè)秘密、客戶隱私的郵件，需啟用“郵件加密”功能（通過公司郵箱系統(tǒng)內(nèi)置的加密工具或第三方合規(guī)加密軟件），確保郵件內(nèi)容在傳輸過程中不被竊取、篡改。發(fā)送重要合同、財務(wù)報表等文件時，建議采用“郵件+驗證碼”雙重驗證方式，收件人需通過指定手機號獲取驗證碼后解密查看。四、郵件附件安全管理1.附件格式與大小限制2.附件安全檢查五、日常操作安全指引1.密碼與登錄安全郵箱密碼不得與其他賬號（如辦公系統(tǒng)、社交平臺）復用，避免因一個賬號泄露導致連鎖風險。在公共設(shè)備（如網(wǎng)吧電腦、共享打印機）登錄郵箱后，需立即退出并清除瀏覽器緩存；建議使用“隱私瀏覽”模式操作敏感郵件。2.自動轉(zhuǎn)發(fā)與規(guī)則設(shè)置禁止私自設(shè)置郵箱自動轉(zhuǎn)發(fā)至外部賬號（如個人郵箱、競爭對手域名郵箱）；確因工作需要轉(zhuǎn)發(fā)的，需提交《郵件轉(zhuǎn)發(fā)申請》，經(jīng)部門負責人、信息安全崗、合規(guī)部三重審批，且轉(zhuǎn)發(fā)期限最長不超過30天。3.郵件歸檔與清理每月定期清理郵箱，刪除過期通知、垃圾郵件等無關(guān)內(nèi)容；重要郵件需按“項目/客戶/部門”分類歸檔，歸檔后需在本地或公司存儲系統(tǒng)備份，避免因郵箱故障導致數(shù)據(jù)丟失。六、安全事件應(yīng)急處理1.異常情況處置斷開網(wǎng)絡(luò)連接，避免惡意程序擴散；聯(lián)系IT部門凍結(jié)賬號，核查異常操作日志；向直屬上級及信息安全崗提交《郵件安全事件報告》，說明事件時間、涉及內(nèi)容、可疑操作等細節(jié)。2.釣魚郵件識別與防范七、監(jiān)督考核與違規(guī)處理1.日常監(jiān)督IT部門每月對郵件系統(tǒng)進行安全審計，重點核查：賬號異常登錄、敏感內(nèi)容傳輸、違規(guī)轉(zhuǎn)發(fā)等行為；合規(guī)部每季度抽查郵件內(nèi)容，確保符合數(shù)據(jù)安全法、隱私保護條例等法規(guī)要求。2.違規(guī)處罰首次違規(guī)（如未加密傳輸敏感信息、共享賬號），給予書面警告，并處以部門內(nèi)通報批評；重復違規(guī)或造成輕微損失（如客戶信息泄露、病毒感染），扣除季度績效獎金，調(diào)崗至非涉密崗位；嚴重違規(guī)（如故意泄露商業(yè)機密、傳輸違法內(nèi)容），立即解除勞動合同，并依法追究法律責任。電子郵件安全是企業(yè)信息安全體系的重要環(huán)節(jié)，全