行政工作申請及審批流程指導(dǎo)書一、適用范圍與常見需求場景本流程適用于公司內(nèi)部各類行政事務(wù)的規(guī)范化管理，涵蓋但不限于以下場景：辦公資源需求（如辦公用品申領(lǐng)、辦公設(shè)備調(diào)配、會議室使用申請）；行政服務(wù)支持（如文件印刷、快遞寄送、維修服務(wù)申請）；場地與設(shè)施使用（如辦公區(qū)域調(diào)整、公共區(qū)域布置、臨時場地占用）；其他需行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的常規(guī)行政事務(wù)。當(dāng)員工或部門需上述行政支持時，均需通過本流程提交申請，保證資源合理分配、流程可追溯、工作高效推進。二、全流程操作步驟詳解（一）第一步：發(fā)起申請——填寫需求信息申請入口：登錄公司OA系統(tǒng)（或行政部指定線上平臺），進入“行政申請”模塊，選擇對應(yīng)申請類型（如“辦公用品申領(lǐng)”“會議室使用”等）。信息填寫：基礎(chǔ)信息：申請人姓名（*）、所在部門、聯(lián)系方式（內(nèi)線）、申請日期；事項詳情：明確申請具體內(nèi)容（如“申領(lǐng)A4紙5包”“申請3月15日14:00-16:00使用301會議室”），需注明數(shù)量、規(guī)格、用途等關(guān)鍵要素；附件：如需補充說明（如設(shè)備維修需故障照片、場地布置需方案簡圖），可相關(guān)圖片或文檔（單次附件大小不超過5MB）。提交確認：檢查信息無誤后“提交”，系統(tǒng)自動申請編號（如“XZ202403150001”），申請人需記錄編號以便后續(xù)查詢。（二）第二步：部門審核——確認必要性及合理性審核人：申請人所在部門負責(zé)人*（或部門指定授權(quán)人）。審核時限：收到申請后1個工作日內(nèi)完成。審核要點：申請事項是否符合部門工作需求及預(yù)算范圍；數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否存在浪費或重復(fù)申請；涉及跨部門協(xié)作的事項，是否已提前溝通相關(guān)方。審核結(jié)果：通過：系統(tǒng)自動推送至下一環(huán)節(jié)；駁回：需填寫駁回原因（如“超出季度預(yù)算”“與已申領(lǐng)物資重復(fù)”），并退回申請人修改后重新提交。（三）第三步：行政部審核——統(tǒng)籌資源與可行性審核人：行政部專員*（根據(jù)申請類型分配，如物資申領(lǐng)由物資管理員審核，場地使用由場地管理員審核）。審核時限：收到申請后1-2個工作日內(nèi)完成（復(fù)雜事項如場地布置可延長至3個工作日）。審核要點：資源匹配：庫存物資是否充足（如辦公用品需核對庫存臺賬，不足時是否需緊急采購）；規(guī)章符合：是否符合公司行政管理制度（如會議室使用需避開已預(yù)訂時段，維修服務(wù)需明確是否在保修期內(nèi)）；沖突排查：涉及公共資源（如會議室、車輛）時，是否與其他部門申請存在時間或場地沖突。審核結(jié)果：通過：推送至審批領(lǐng)導(dǎo)環(huán)節(jié)；駁回：說明具體原因（如“該時段會議室已被預(yù)訂”“維修設(shè)備需走外部采購流程”），并同步建議解決方案（如“推薦3月15日16:00后使用會議室”“提交外部維修申請單”）。（四）第四步：領(lǐng)導(dǎo)審批——最終授權(quán)與決策審批人：根據(jù)申請事項金額/重要性分級審批：常規(guī)事項（如單次申領(lǐng)金額≤500元、日常會議室使用）：行政部主管*審批；重要事項（如單次申領(lǐng)金額＞500元、跨部門場地占用）：分管行政副總*審批。審批時限：收到申請后1個工作日內(nèi)完成（緊急事項可加急處理，需在申請時標注“緊急”并說明原因）。審批要點：事項是否符合公司整體行政規(guī)劃；預(yù)算是否在部門年度/季度計劃范圍內(nèi)；涉及成本的事項，性價比是否合理。審批結(jié)果：批準：系統(tǒng)自動審批完成通知，推送至申請人及行政部；否決：注明否決理由（如“超出年度預(yù)算”“不符合行政規(guī)范”），流程終止，行政部同步通知申請人。（五）第五步：執(zhí)行與反饋——落地實施與結(jié)果告知執(zhí)行主體：行政部專員*根據(jù)審批結(jié)果啟動執(zhí)行：物資申領(lǐng)：從庫存調(diào)配或發(fā)起采購，完成后通知申請人領(lǐng)取（領(lǐng)取時需在《物資領(lǐng)用登記表》簽字）；場地/設(shè)備使用：提前準備場地（如調(diào)試設(shè)備、布置桌椅），并在使用前1小時通過OA系統(tǒng)發(fā)送提醒；維修/服務(wù)：聯(lián)系相關(guān)供應(yīng)商或內(nèi)部維修人員，跟蹤進度并在完成后反饋處理結(jié)果。反饋時限：執(zhí)行完成后1個工作日內(nèi)，通過OA系統(tǒng)或郵件向申請人同步結(jié)果（如“物資已備好，請于今日17:00前至前臺領(lǐng)取”“301會議室已按要求布置，請?zhí)崆叭雸觥保?。（六）第六步：資料存檔——流程閉環(huán)與記錄留存存檔內(nèi)容：申請表、審批記錄、附件材料（如故障照片、采購單據(jù)）、執(zhí)行反饋結(jié)果等。存檔方式：行政部專員*將紙質(zhì)材料整理歸檔（按申請編號排序），電子材料備份至指定服務(wù)器，保存期限不少于2年。三、行政工作申請表（模板）申請基本信息申請編號（系統(tǒng)自動）申請人姓名*所在部門聯(lián)系方式（內(nèi)線）申請日期年月日申請事項詳情申請類型（可多選）□辦公用品申領(lǐng)□辦公設(shè)備調(diào)配□會議室使用□文件印刷□快遞寄送□維修服務(wù)□其他______具體需求描述（請詳細說明物品名稱/規(guī)格/數(shù)量、場地使用時段/用途、維修設(shè)備型號/故障點等，保證信息完整可執(zhí)行）所需資源明細（如涉及預(yù)算，需填寫預(yù)估金額及費用說明）附件（支持圖片、文檔，單次不超過5MB）審批意見部門負責(zé)人審核□同意□不同意（原因：_______________________）審批人：*日期：年月日行政部審核□同意□不同意（原因：_______________________）審批人：*日期：年月日領(lǐng)導(dǎo)審批□同意□不同意（原因：_______________________）審批人：*日期：年月日執(zhí)行反饋行政部執(zhí)行情況□已完成□處理中（預(yù)計完成時間：_______）執(zhí)行人：*日期：年月日申請人確認簽字□已收到/已完成□未收到/未完成（原因：_______________________）日期：年月日四、操作要點與注意事項提醒（一）申請規(guī)范信息真實準確：申請人需保證填寫信息真實、完整，避免因模糊描述（如“申領(lǐng)一批紙張”未注明規(guī)格數(shù)量）導(dǎo)致審核延誤或執(zhí)行偏差。提前合理規(guī)劃：常規(guī)事項（如辦公用品申領(lǐng)、會議室預(yù)訂）需至少提前2個工作日提交，緊急事項需提前與行政部電話溝通（內(nèi)線：*）并同步提交申請。避免重復(fù)申請：同一事項在未完成前不得重復(fù)提交，如需變更或補充，需在原申請備注欄說明或聯(lián)系行政部專員*撤回重提。（二）審核配合部門負責(zé)人需及時審核，若因出差等原因無法處理，需提前指定授權(quán)人并報備行政部，避免流程停滯。行政部審核中發(fā)覺問題，會第一時間通過OA系統(tǒng)或電話聯(lián)系申請人，申請人需在1個工作日內(nèi)響應(yīng)并修改，否則申請自動駁回。（三）執(zhí)行與反饋申請人需在行政部通知的時限內(nèi)領(lǐng)取物資或使用場地，逾期未領(lǐng)取/使用的，視為自動放棄（特殊情況需提前1個工作日說明）。執(zhí)行結(jié)果有異議的，需在