企業(yè)日常報(bào)銷流程標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)一、手冊(cè)說明為規(guī)范企業(yè)日常費(fèi)用報(bào)銷管理，保障資金使用合理、高效，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為員工提供清晰的報(bào)銷指引，為財(cái)務(wù)部門及審批人員提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證報(bào)銷流程順暢、合規(guī)。二、適用范圍與場景描述本手冊(cè)適用于企業(yè)全體員工（含試用期員工）因履行工作職責(zé)產(chǎn)生的各項(xiàng)日常費(fèi)用的報(bào)銷管理。（一）適用費(fèi)用類型差旅費(fèi)用：員工因公出差產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食補(bǔ)貼等；辦公費(fèi)用：日常辦公所需的文具、耗材、通訊費(fèi)、快遞費(fèi)等；業(yè)務(wù)相關(guān)費(fèi)用：開展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需的會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、市場推廣費(fèi)（不含禮品）、客戶接待費(fèi)（標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)）等；其他日常費(fèi)用：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部確認(rèn)的、與工作直接相關(guān)的其他零星支出。（二）不適用場景與企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)無關(guān)的個(gè)人消費(fèi)；超出費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)或未按規(guī)定流程申請(qǐng)的大額支出；未取得合規(guī)憑證或憑證信息不全的費(fèi)用。三、報(bào)銷全流程操作指引（一）第一步：費(fèi)用發(fā)生前申請(qǐng)（特殊費(fèi)用除外）適用情況：單次費(fèi)用預(yù)計(jì)超過500元（含）或涉及多人參與的業(yè)務(wù)活動(dòng)（如客戶接待、會(huì)議等），需提前申請(qǐng)。操作說明：員工登錄企業(yè)OA系統(tǒng)，填寫《費(fèi)用預(yù)申請(qǐng)單》，注明費(fèi)用用途、預(yù)算金額、發(fā)生時(shí)間、參與人員等信息；部門負(fù)責(zé)人審核預(yù)申請(qǐng)的合理性及必要性；財(cái)務(wù)部復(fù)核預(yù)算額度，確認(rèn)是否符合企業(yè)費(fèi)用管理制度；審批通過后，員工方可開展相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)；審批未通過的，需調(diào)整預(yù)算或取消計(jì)劃。（二）第二步：費(fèi)用發(fā)生與憑證收集憑證要求：費(fèi)用發(fā)生時(shí)，需取得合法、合規(guī)的原始憑證（如票據(jù)、收據(jù)等），憑證上需注明費(fèi)用明細(xì)、金額、日期及收款單位蓋章；差旅住宿需提供住宿清單（含房費(fèi)、日期等），交通費(fèi)需注明出發(fā)地、目的地及乘坐方式；多人共同發(fā)生的費(fèi)用（如客戶餐費(fèi)），需在憑證上注明參與人員及業(yè)務(wù)事由。憑證整理：按費(fèi)用類型分類整理原始憑證，在憑證右上角用鉛筆注明“費(fèi)用所屬月份”；如有電子憑證（如電子票據(jù)），需打印紙質(zhì)版并加蓋“電子憑證專用章”，同時(shí)保留電子版?zhèn)洳?。（三）第三步：填寫?bào)銷單據(jù)登錄系統(tǒng)：員工通過OA系統(tǒng)進(jìn)入“報(bào)銷管理”模塊，選擇對(duì)應(yīng)費(fèi)用類型填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》。填寫規(guī)范：基本信息：準(zhǔn)確填寫報(bào)銷人姓名、所屬部門、報(bào)銷日期、費(fèi)用所屬月份；費(fèi)用明細(xì)：逐項(xiàng)填寫每筆費(fèi)用的名稱、金額、發(fā)生日期、業(yè)務(wù)事由，不得合并填寫（如“交通費(fèi)+餐費(fèi)”需分列）；附件信息：填寫附件張數(shù)，需與實(shí)際粘貼的原始憑證數(shù)量一致；審批信息：根據(jù)企業(yè)審批權(quán)限表，選擇對(duì)應(yīng)的審批人（部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等）。提交前檢查：核對(duì)報(bào)銷單與原始憑證的金額、信息是否一致，保證無漏填、錯(cuò)填。（四）第四步：部門負(fù)責(zé)人審核審核內(nèi)容：報(bào)銷費(fèi)用是否與部門工作計(jì)劃相關(guān)，是否符合預(yù)算；業(yè)務(wù)事由是否真實(shí)、合理，是否存在虛報(bào)、冒領(lǐng)風(fēng)險(xiǎn)；報(bào)銷單填寫是否規(guī)范，附件是否齊全。審核結(jié)果處理：審核通過：在OA系統(tǒng)中“同意”，提交至財(cái)務(wù)部；審核不通過：注明退回原因（如“事由不清晰”“附件缺失”），退回員工修改后重新提交。（五）第五步：財(cái)務(wù)部復(fù)核復(fù)核內(nèi)容：報(bào)銷單與原始憑證的金額、數(shù)量、計(jì)算是否準(zhǔn)確（如交通費(fèi)補(bǔ)貼是否按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算）；原始憑證是否合規(guī)（如印章是否清晰、是否在有效期內(nèi)）；審批流程是否完整（部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等審批節(jié)點(diǎn)是否均已通過）。復(fù)核結(jié)果處理：復(fù)核通過：在OA系統(tǒng)中標(biāo)記“復(fù)核通過”，提交至下一審批環(huán)節(jié)；復(fù)核不通過：注明退回原因（如“金額計(jì)算錯(cuò)誤”“憑證無效”），退回員工補(bǔ)充或修正。（六）第六步：分級(jí)審批根據(jù)企業(yè)《費(fèi)用審批權(quán)限表》，由不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批：500元（含）以下：部門負(fù)責(zé)人審批通過即可；500-2000元（含）：部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；2000-5000元（含）：部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人+分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批；5000元以上：部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理審批。（七）第七步：出納付款付款準(zhǔn)備：審批完成后，出納從OA系統(tǒng)導(dǎo)出已審批通過的報(bào)銷單，與財(cái)務(wù)部復(fù)核后的原始憑證進(jìn)行核對(duì)；付款方式：選擇銀行轉(zhuǎn)賬的，員工需提前提供正確的銀行卡號(hào)（需在OA系統(tǒng)中維護(hù)“收款賬戶信息”），出納在3個(gè)工作日內(nèi)完成打款；選擇現(xiàn)金支付的，員工需攜帶本人證件號(hào)碼到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取，出納核對(duì)身份信息后付款。付款確認(rèn)：付款完成后，出納在OA系統(tǒng)中標(biāo)記“已支付”，并通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)向員工發(fā)送到賬通知。四、報(bào)銷相關(guān)表格模板及填寫說明（一）費(fèi)用報(bào)銷單（模板）報(bào)銷部門報(bào)銷人報(bào)銷日期費(fèi)用所屬月份費(fèi)用項(xiàng)目發(fā)生日期業(yè)務(wù)事由金額（元）附件張數(shù)交通費(fèi)2023-10-08出差至XX市洽談業(yè)務(wù)350.002住宿費(fèi)2023-10-08同上680.001市內(nèi)交通費(fèi)2023-10-09同上45.001合計(jì)金額（大寫）人民幣：壹仟零柒拾伍元整合計(jì)金額（小寫）￥1,075.00審批意見部門負(fù)責(zé)人：__________財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：__________分管領(lǐng)導(dǎo)：__________總經(jīng)理：__________填寫說明：“費(fèi)用項(xiàng)目”需按明細(xì)填寫，不得合并（如“交通費(fèi)”需注明“高鐵票”“出租車票”等）；“業(yè)務(wù)事由”需簡明扼要，說明與工作的關(guān)聯(lián)性（如“參加行業(yè)會(huì)議”“客戶現(xiàn)場調(diào)研”）；金額大小寫需一致，小寫前加“￥”，大寫后加“整”字；附件需粘貼在報(bào)銷單背面，按從上到下順序排列，每張憑證需用膠水粘貼牢固，避免遮擋關(guān)鍵信息。（二）差旅費(fèi)報(bào)銷明細(xì)表（模板）出差人所屬部門出差地點(diǎn)出差起止日期出差事由*某市場部XX市2023-10-08至10-10參加行業(yè)展會(huì)費(fèi)用類型發(fā)生日期票據(jù)類型金額（元）備注往返交通費(fèi)2023-10-08高鐵票520.00二等座住宿費(fèi)2023-10-08增值稅普通發(fā)票680.00/晚含早餐住宿費(fèi)2023-10-09增值稅普通發(fā)票680.00/晚含早餐市內(nèi)交通費(fèi)2023-10-08出租車發(fā)票35.00市內(nèi)交通費(fèi)2023-10-09地鐵充值發(fā)票20.00伙食補(bǔ)貼2023-10-08（按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算）100.00200元/天伙食補(bǔ)貼2023-10-09（按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算）100.00200元/天合計(jì)2,135.00填寫說明：伙食補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼按企業(yè)《差旅費(fèi)管理辦法》標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算（如伙食補(bǔ)貼200元/天，市內(nèi)交通費(fèi)100元/天）；住宿費(fèi)需注明房型、單價(jià)及每晚金額，若住宿費(fèi)超標(biāo)，需由分管領(lǐng)導(dǎo)審批說明原因；往返交通費(fèi)需注明交通工具、座位等級(jí)及單程/往返金額。五、報(bào)銷操作常見問題與要點(diǎn)提示（一）時(shí)間要求費(fèi)用需在發(fā)生后10個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷，逾期未報(bào)的，需向部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部說明原因，特殊情況最長不超過30天；月度報(bào)銷截止日期為次月5日，超過截止日期的需順延至下月報(bào)銷。（二）票據(jù)粘貼規(guī)范原始憑證需粘貼在A4紙上，超出部分可折疊但需保證關(guān)鍵信息（如金額、日期、印章）清晰可見；禁止使用回形針、訂書針等金屬物品粘貼，以免損壞票據(jù)；同一類型的票據(jù)需集中粘貼（如所有出租車票粘貼在同一區(qū)域），并標(biāo)注“出租車票合計(jì)X張，金額X元”。（三）審批權(quán)限說明審批人需親自在OA系統(tǒng)中審批，不得委托他人代批；審批人因出差等原因無法及時(shí)審批的，需提前在OA系統(tǒng)中設(shè)置“代理審批人”，或通過企業(yè)通訊工具告知財(cái)務(wù)部臨時(shí)審批人。（四）退回與修改報(bào)銷單被退回的，員工需在2個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交，逾期未修改的視為放棄本次報(bào)銷；因原始憑證問題（如無效票據(jù)）導(dǎo)致無法報(bào)銷的，費(fèi)用由員工自行承擔(dān)，財(cái)務(wù)部需及時(shí)反饋退回原因。（五）特殊情況處理員工因緊急業(yè)務(wù)需墊付大額資金的，可提前向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)“預(yù)借款”，填寫《預(yù)借款單》，按審批權(quán)限審批后領(lǐng)取，預(yù)借款需在費(fèi)用發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)沖銷；原始憑證遺失的，員工需填寫《憑證遺失說明》，經(jīng)部門