行政辦公室文件檔案管理制度一、總則為規(guī)范行政辦公室文件檔案管理工作，確保文件檔案的完整、安全與高效利用，提升辦公規(guī)范化水平，依據(jù)國家檔案管理相關(guān)法規(guī)及單位內(nèi)部管理要求，結(jié)合工作實際，制定本制度。本制度適用于本單位行政辦公室（以下簡稱“辦公室”）各類文件、檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀及保密管理工作；各部門需移交辦公室歸檔的文件檔案，參照本制度執(zhí)行。文件檔案管理遵循“統(tǒng)一管理、分級負責、規(guī)范有序、安全保密、便于利用”的原則，確保文件檔案真實反映單位工作開展情況，為日常辦公及決策提供可靠依據(jù)。二、職責分工（一）辦公室職責辦公室作為文件檔案管理的責任部門，統(tǒng)籌推進相關(guān)工作：制定并完善文件檔案管理制度，指導(dǎo)各部門開展文件資料預(yù)整理；配備專職（或兼職）檔案管理員，明確其崗位職責與工作標準；負責文件檔案的集中保管、分類編目、檢索利用及安全防護；定期組織文件檔案的鑒定、銷毀及移交工作，優(yōu)化檔案資源管理。（二）檔案管理員職責檔案管理員具體承擔日常管理工作：按規(guī)范收集、整理各類文件檔案，確保資料完整、編目清晰；維護檔案保管場所的安全環(huán)境，定期檢查檔案完好狀態(tài)，做好防潮、防火、防蟲、防盜等防護；辦理文件檔案的借閱、查閱登記，嚴格把控利用權(quán)限，確保檔案信息安全；參與文件檔案的鑒定與銷毀工作，如實記錄管理過程中的重要事項。（三）各部門職責各部門配合做好前端工作：指定專人負責本部門文件資料的日常收集、初步整理，確保文件形成規(guī)范、內(nèi)容完整；按規(guī)定時間向辦公室移交需歸檔的文件資料，移交時附《文件移交清單》，雙方簽字確認；借閱本部門相關(guān)檔案時，嚴格遵守辦公室借閱制度，妥善保管并按時歸還。三、文件檔案的分類與范圍（一）分類方式文件檔案按內(nèi)容性質(zhì)、形成來源及管理要求，分為以下類別（可根據(jù)單位實際調(diào)整）：文書檔案：含單位各類公文（請示、報告、通知等）、會議資料（紀要、議程等）、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議等；業(yè)務(wù)檔案：涉及單位業(yè)務(wù)開展的專項資料（項目申報材料、調(diào)研報告、業(yè)務(wù)臺賬等）；聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄的重要活動、工作場景資料；電子檔案：通過計算機系統(tǒng)形成、傳輸、存儲的電子文件（電子文檔、數(shù)據(jù)庫文件、郵件等），需按規(guī)范備份與歸檔。（二）歸檔范圍凡反映單位工作活動、具有查考價值的文件資料均應(yīng)歸檔，具體包括：上級機關(guān)印發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、批示；本單位制發(fā)的各類公文及配套資料；單位召開的各類會議、舉辦的重要活動形成的資料；單位與外部簽訂的合同、協(xié)議及相關(guān)履約資料；單位人員管理、財務(wù)管理、項目管理等專項工作形成的資料；其他對單位工作具有參考價值的資料（如行業(yè)政策、調(diào)研成果等）。已過時效、無查考價值的臨時性文件（如一般性通知、便簽等），經(jīng)部門負責人審核后可不予歸檔，但需做好登記說明。四、文件檔案的收集與整理（一）收集要求日常收集：各部門在文件形成后及時收集，確保無遺漏；電子文件同步備份至指定存儲設(shè)備，避免數(shù)據(jù)丟失。定期移交：各部門每月（或每季度）末向辦公室移交需歸檔的文件資料；年度總結(jié)、重要項目資料等在工作完成后15個工作日內(nèi)移交，移交時填寫《文件移交清單》。特殊收集：重要活動、突發(fā)事件形成的文件資料，檔案管理員應(yīng)主動介入，及時收集確保完整性。（二）整理流程分類排序：按文件類別、年度、重要程度分類，同一事項的文件按時間或邏輯關(guān)系排序（如請示與批復(fù)、項目申報與審批資料合并整理）。編號立卷：對分類后的文件編號，編制《檔案目錄》，注明文件編號、名稱、形成時間、保管期限、密級等；需立卷的文件按“一事一卷”或“一類一卷”組卷，卷內(nèi)文件排列有序、編目清晰。裝訂歸檔：紙質(zhì)文件采用線裝或膠裝；電子文件按格式要求（PDF、DOC、MP4等）統(tǒng)一命名，存儲至專用檔案服務(wù)器或移動硬盤并備份。歸檔后更新《檔案管理臺賬》，確保賬實相符。五、文件檔案的保管與利用（一）保管要求保管場所：檔案保管場所具備良好通風、防潮、防火、防蟲條件，配備檔案柜、除濕機、滅火器、防蟲藥劑等；電子檔案存儲在專用服務(wù)器，定期病毒查殺與數(shù)據(jù)備份。保管期限：文件檔案保管期限分永久、長期（10年以上）、短期（10年以下），參照《國家檔案保管期限表》及單位需求確定；保管期限屆滿前6個月，由辦公室組織鑒定，確定是否延長或銷毀。安全檢查：檔案管理員每月檢查檔案完好性、設(shè)備運行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄；每年年底全面盤點，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。（二）利用管理借閱流程內(nèi)部人員借閱檔案，填寫《檔案借閱申請表》（注明名稱、用途、歸還時間），經(jīng)部門負責人及辦公室主任審批后辦理手續(xù)；借閱密級檔案的，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，原則上僅限在辦公室查閱，確需帶出的簽訂《保密承諾書》；外部單位借閱檔案的，持單位介紹信及有效證件，經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員陪同查閱，嚴禁復(fù)制或帶出。利用要求借閱人員妥善保管檔案，不得涂改、圈劃、折疊或損壞；如需復(fù)制，需經(jīng)辦公室主任批準；借閱期限一般不超過7個工作日，確需延期的提前1個工作日辦理續(xù)借；檔案歸還時，檔案管理員檢查完好性，確認無誤后注銷借閱記錄。六、文件檔案的銷毀管理（一）鑒定與審批保管期限屆滿的文件檔案，由辦公室牽頭，組織相關(guān)部門成立鑒定小組，對檔案價值進行鑒定。經(jīng)鑒定確無保存價值的，填寫《檔案銷毀鑒定表》（說明銷毀理由、數(shù)量、方式），報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀實施檔案銷毀指定專人監(jiān)銷，全程監(jiān)督確保無遺漏、無外流；紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀或送指定機構(gòu)處理，電子檔案徹底刪除并格式化存儲設(shè)備；銷毀后監(jiān)銷人員在《檔案銷毀登記表》簽字確認；銷毀過程做好記錄（時間、地點、方式、參與人員、檔案清單等），相關(guān)記錄存檔備查。七、保密管理（一）保密責任全體工作人員嚴格遵守國家保密法規(guī)及單位制度，對知悉的檔案信息承擔保密責任；檔案管理員加強保密意識，嚴格把控借閱、復(fù)制權(quán)限，防止信息泄露。（二）保密措施密級檔案單獨存放，借閱、復(fù)制履行嚴格審批手續(xù)，僅限在指定場所使用；電子檔案存儲設(shè)備設(shè)置密碼保護，定期更新密碼