企業(yè)采購管理流程及制度手冊一、采購管理總則（一）管理目標以“保障需求、控制成本、合規(guī)高效、風險可控”為核心目標，通過規(guī)范流程、優(yōu)化資源配置，實現(xiàn)采購活動科學化管理，提升供應鏈協(xié)同能力，為企業(yè)生產(chǎn)運營提供堅實支撐。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各部門（含下屬分支機構(gòu)）的物資采購（如設備、耗材）、服務采購（如咨詢、運維）及工程采購（如基建、裝修）活動。特殊項目（涉密、應急采購）可在遵循本手冊基本原則的前提下，按專項制度執(zhí)行。（三）職責分工需求部門：提出采購需求，參與供應商考察、驗收，對需求的真實性、合理性負責。采購管理部門：統(tǒng)籌采購計劃編制、供應商管理、采購執(zhí)行、合同管理，協(xié)調(diào)跨部門采購事務。財務部門：審核采購預算、資金支付、成本核算，監(jiān)督資金合規(guī)使用。審計/風控部門：開展采購審計、合規(guī)檢查，識別并防控風險，提出改進建議。二、采購流程規(guī)范（一）需求申報與計劃編制1.需求提出：各部門填寫《采購需求申報表》，明確標的、規(guī)格、數(shù)量、預算、交付周期等，經(jīng)部門負責人審批后提交采購管理部門。2.需求評審：采購管理部門聯(lián)合財務、技術等部門評審需求，重點審核必要性、預算匹配度、技術參數(shù)合理性，形成《采購需求評審意見》。3.計劃編制：采購管理部門結(jié)合評審結(jié)果，編制年度/季度/月度《采購計劃》，明確采購方式（招標、詢價等）、時間節(jié)點，報分管領導審批后執(zhí)行。（二）供應商管理1.準入管理：建立《供應商信息庫》，通過公開征集、行業(yè)推薦等渠道拓展資源。新供應商提交資質(zhì)證明（營業(yè)執(zhí)照、信用報告等），經(jīng)采購、技術、法務聯(lián)合審核后納入備選庫。2.考察與評估：對重要/大額采購的供應商，組織跨部門考察組實地考察，形成《供應商考察報告》。3.分級管理：按履約表現(xiàn)、質(zhì)量水平等將供應商分為“戰(zhàn)略級”“優(yōu)先級”“普通級”，實施差異化合作（如戰(zhàn)略級可簽年度框架協(xié)議）。4.動態(tài)更新：每年度評估供應商，淘汰不合格者、補充優(yōu)質(zhì)資源，確保供應商庫有效性。（三）采購實施1.采購方式選擇：招標采購：符合招標條件（金額/復雜度需充分競爭）的項目，遵循《招標投標法》及企業(yè)細則，采用公開/邀請招標。詢價采購：標準化產(chǎn)品/服務，選擇≥3家供應商詢價，對比價格、交貨期等確定最優(yōu)方。單一來源采購：僅限專利、獨家授權(quán)、應急搶修等特殊情形，需提供說明并經(jīng)審批。2.談判與合同簽訂：采購人員與供應商談判價格、付款方式等，形成《采購談判記錄》。合同文本經(jīng)法務審核，明確雙方權(quán)利義務，簽訂后同步備案至財務、審計部門。（四）驗收與付款1.到貨驗收：需求部門聯(lián)合技術、質(zhì)檢人員，對照合同及標準驗收，填寫《采購驗收單》；驗收不合格的，按合同約定整改或退換貨。2.發(fā)票與結(jié)算：供應商按約定開具發(fā)票，采購管理部門審核發(fā)票與合同、驗收單的一致性后，提交財務部門。3.資金支付：財務部門根據(jù)付款節(jié)點（預付款、到貨款等），結(jié)合合同條款及驗收結(jié)果辦理支付，留存憑證。三、采購管理制度體系（一）預算與成本管理1.采購預算納入全面預算管理，超預算采購需履行追加審批流程。2.建立成本分析機制，定期對比采購價格與市場行情、歷史數(shù)據(jù)，通過集中采購、戰(zhàn)略協(xié)議壓降成本。（二）權(quán)限與審批制度1.按采購金額、項目重要性分級審批：小額采購（如辦公耗材）由部門負責人審批；大額采購（如設備、工程）需經(jīng)分管領導、總經(jīng)理（或董事會）審批。2.審批流程通過OA系統(tǒng)線上流轉(zhuǎn)，留存痕跡，確保權(quán)責清晰。（三）合同與檔案管理1.合同管理遵循“統(tǒng)一模板、分級審核、全程備案”原則，法務部門定期更新模板，防范法律風險。2.建立采購檔案，包含需求申報、供應商資料、合同、驗收單等，保存期限不少于規(guī)定年限，便于追溯審計。（四）廉政與合規(guī)制度1.嚴禁采購人員接受供應商回扣、禮品等利益輸送，定期開展廉政培訓，簽訂《廉潔采購承諾書》。2.采購活動嚴格遵守《反壟斷法》《反不正當競爭法》等法律法規(guī)，防范合規(guī)風險。四、監(jiān)督與改進機制（一）內(nèi)部審計與檢查審計部門定期開展采購專項審計，重點檢查需求合理性、供應商選擇合規(guī)性、合同執(zhí)行情況等，出具《采購審計報告》并督促整改。（二）績效評估建立采購人員績效考核體系，從成本控制、流程合規(guī)、供應商管理、服務滿意度等維度考核，結(jié)果與薪酬、晉升掛鉤。（三）投訴與反饋設立采購投訴渠道（郵箱、熱線），接受內(nèi)部員工及供應商舉報，對投訴事項及時調(diào)查、處理并反饋結(jié)果（涉密事項除外）。（四）持續(xù)改進采購管理部門定期總結(jié)問題與經(jīng)驗，結(jié)合行業(yè)趨勢、企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整流程與制度，每年度修訂本手冊，確保其適用性。五、附則1.本手冊自發(fā)布之日起施行，