建筑工程檔案安全管理辦法一、總則建筑工程檔案是工程建設(shè)全周期的真實記錄，承載著質(zhì)量追溯、責(zé)任認(rèn)定及行業(yè)發(fā)展的核心信息。為強(qiáng)化檔案安全管理，保障其完整性、準(zhǔn)確性與可用性，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等法規(guī)，結(jié)合建筑工程管理實踐，制定本辦法。本辦法適用于各類新建、改建、擴(kuò)建及拆除類建筑工程的檔案安全管理，涵蓋工程前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工驗收及后期運維階段形成的文字、圖紙、聲像、電子等各類檔案。檔案安全管理遵循“預(yù)防為主、分級負(fù)責(zé)、全程管控、科學(xué)規(guī)范”原則，兼顧利用效率與保密要求，確保檔案實體與信息安全。二、管理職責(zé)（一）建設(shè)單位作為工程檔案安全管理第一責(zé)任主體，統(tǒng)籌各參建單位檔案管理工作：制定項目檔案安全細(xì)則，明確各階段安全要求；協(xié)調(diào)施工、監(jiān)理等單位，保障檔案收集、整理的及時性與規(guī)范性；落實檔案保管場所建設(shè)或租賃，配備防火、防潮等安全設(shè)施；組織檔案專項驗收，確保質(zhì)量符合安全管理要求。（二）施工單位負(fù)責(zé)施工階段檔案的形成與初驗：建立檔案管理小組，指定專人負(fù)責(zé)安全工作；按規(guī)范收集施工日志、隱蔽工程記錄等檔案，確保內(nèi)容真實、簽署完整；分類整理檔案，電子檔案采用防篡改介質(zhì)存儲并定期備份；配合檢查，及時整改安全隱患。（三）監(jiān)理單位對檔案真實性、完整性承擔(dān)監(jiān)督責(zé)任：審核施工單位檔案資料，簽署監(jiān)理意見并留存記錄；監(jiān)督檔案形成合規(guī)性，制止違規(guī)操作并要求整改；參與檔案驗收，提供監(jiān)理檔案及審核材料。（四）檔案管理部門履行行業(yè)監(jiān)管職責(zé)：指導(dǎo)參建單位建立安全制度，提供專業(yè)技術(shù)支持；定期開展安全檢查，通報隱患并跟蹤整改；接收合格檔案，納入館藏管理并提供利用服務(wù)；組織安全培訓(xùn)與應(yīng)急演練，提升管理水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍涵蓋工程全周期檔案：前期：立項批復(fù)、規(guī)劃許可、勘察設(shè)計文件、招投標(biāo)資料等；施工：施工方案、技術(shù)交底、檢驗批驗收記錄、變更簽證、竣工圖等；驗收：竣工驗收報告、消防環(huán)保驗收文件、質(zhì)量檢測報告等；運維：使用說明書、維護(hù)記錄、改造方案等（若有）。電子檔案同步收集原始數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)及軟件環(huán)境說明，確保長期可讀。（二）整理規(guī)范1.分類與編號：按工程階段、專業(yè)類別（如建筑、結(jié)構(gòu)、給排水）分類，采用唯一性編號（如“JS-____”），避免重復(fù)混淆。2.立卷要求：紙質(zhì)檔案去除金屬物，無酸紙裝訂，案卷封面標(biāo)注工程名稱、卷內(nèi)文件清單；電子檔案轉(zhuǎn)換為通用格式（PDF、TIFF等），與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系。3.質(zhì)量審核：檔案形成單位自查內(nèi)容準(zhǔn)確性、簽署完備性，監(jiān)理單位復(fù)核后報建設(shè)單位終審。四、安全保管（一）保管場所要求檔案庫房獨立設(shè)置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、潮濕區(qū)域，具備“六防”（防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防磁）功能；溫度14-24℃、相對濕度45%-60%，配備恒溫恒濕設(shè)備；安裝門禁、監(jiān)控、消防報警系統(tǒng)，庫房內(nèi)禁止吸煙、使用明火，定期檢查電路。（二）防護(hù)措施1.實體防護(hù)：紙質(zhì)檔案存放于防磁防潮柜，重要檔案雙層封裝；電子檔案存儲于專用服務(wù)器或云平臺，設(shè)置訪問權(quán)限，定期殺毒修復(fù)漏洞。2.備份機(jī)制：電子檔案至少保存2份，1份異地備份（距原庫房≥50公里），備份周期≤3個月；紙質(zhì)檔案每5年數(shù)字化備份，確保災(zāi)備安全。3.定期檢查：每月檢查庫房環(huán)境及設(shè)施，每半年抽查檔案完好性，發(fā)現(xiàn)霉變、破損、數(shù)據(jù)丟失立即處置。五、利用與保密（一）利用管理內(nèi)部利用填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；外部利用（審計、司法調(diào)?。┬杼峁﹩挝唤榻B信及經(jīng)辦人身份證明，由建設(shè)單位或檔案管理部門審核。利用過程嚴(yán)禁涂改、抽取、損毀檔案，電子檔案利用通過專用終端，禁止拷貝原始數(shù)據(jù)。（二）保密管理劃分檔案密級（絕密、機(jī)密、秘密），涉密檔案單獨保管，借閱需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，利用時全程監(jiān)控；電子涉密檔案加密存儲，傳輸使用VPN或?qū)＞€，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)；檔案管理人員離崗時，移交全部檔案及權(quán)限，簽訂保密承諾書。六、應(yīng)急處置（一）預(yù)案制定建設(shè)單位聯(lián)合參建單位制定《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、水災(zāi)、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)情況處置流程，報檔案管理部門備案。（二）應(yīng)急演練每年度組織一次應(yīng)急演練，模擬檔案受損場景，檢驗響應(yīng)速度、設(shè)施可靠性及方案有效性，演練后總結(jié)改進(jìn)。（三）災(zāi)難恢復(fù)災(zāi)害發(fā)生后立即啟動預(yù)案：實體檔案：搶救受水浸、煙熏檔案，采用冷凍干燥、消毒等技術(shù)修復(fù)；電子檔案：啟用異地備份數(shù)據(jù)，修復(fù)受損系統(tǒng)，評估數(shù)據(jù)完整性并補(bǔ)充缺失部分。七、監(jiān)督檢查（一）檢查主體建設(shè)單位每季度自查，檔案管理部門每年抽查，重點工程納入專項檢查。（二）檢查內(nèi)容管理制度執(zhí)行：職責(zé)分工、流程規(guī)范、人員培訓(xùn)等；檔案質(zhì)量：內(nèi)容完整性、格式規(guī)范性、簽署有效性；安全措施：庫房環(huán)境、設(shè)施運行、備份機(jī)制、保密管理等。（三）整改與問責(zé)對問題下達(dá)《整改通知書》，限期15個工作日整改；逾期