檔案管理員日常安全職責(zé)與操作手冊(cè)一、前言檔案作為單位歷史記憶與業(yè)務(wù)脈絡(luò)的核心載體，其安全管理直接關(guān)系到信息完整、保密及長期可用。本手冊(cè)旨在明確檔案管理員日常安全職責(zé)，規(guī)范安全操作流程，防范安全風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案資源安全可控。二、日常安全職責(zé)（一）安全管理職責(zé)1.制度建設(shè)與執(zhí)行參與制定檔案安全管理制度（含保管、借閱、銷毀等細(xì)則），確保制度貼合實(shí)際并嚴(yán)格落地；結(jié)合技術(shù)迭代（如數(shù)字化檔案管理）、環(huán)境變化（如庫房改造）定期修訂制度，填補(bǔ)管理盲區(qū)。2.日常巡檢與隱患排查每日對(duì)檔案庫房、辦公區(qū)域開展安全巡檢：檢查門窗鎖具、消防設(shè)施（滅火器壓力、煙感靈敏度）、安防設(shè)備（監(jiān)控存儲(chǔ)、門禁識(shí)別）是否正常；每周抽查檔案架體穩(wěn)固性、防蟲防霉措施落實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)隱患立即記錄并聯(lián)動(dòng)整改。3.權(quán)限與流程管控嚴(yán)格把控檔案查閱、借閱、復(fù)制的審批鏈條，核對(duì)申請(qǐng)人身份與權(quán)限范圍；每季度審計(jì)數(shù)字化檔案系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限，禁止超權(quán)限操作，確?！罢l操作、誰負(fù)責(zé)”可追溯。（二）保密安全職責(zé)1.涉密檔案管理區(qū)分涉密與非涉密檔案，實(shí)行物理/系統(tǒng)雙重隔離（如涉密檔案單獨(dú)存放于密碼柜，數(shù)字化后加密存儲(chǔ)）；涉密檔案借閱、復(fù)制需經(jīng)單位保密辦審批，全程登記并跟蹤歸還軌跡。2.信息脫敏與防護(hù)對(duì)外提供檔案利用時(shí)，對(duì)個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息進(jìn)行脫敏處理；傳輸電子檔案時(shí)采用加密通道，禁止通過非涉密網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備傳遞涉密或敏感檔案。（三）設(shè)施維護(hù)職責(zé)1.庫房環(huán)境維護(hù)監(jiān)控檔案庫房溫濕度（目標(biāo)：溫度14-24℃、相對(duì)濕度45%-60%），發(fā)現(xiàn)異常時(shí)啟動(dòng)空調(diào)、除濕機(jī)或加濕器；定期清潔庫房，封堵縫隙防止蟲鼠侵入，避免灰塵、雜物堆積加速檔案老化。2.設(shè)備運(yùn)維管理每月檢查消防設(shè)備（滅火器有效期、壓力值）、安防設(shè)備（監(jiān)控存儲(chǔ)時(shí)長、門禁識(shí)別率）的運(yùn)行狀態(tài)；數(shù)字化設(shè)備（掃描儀、服務(wù)器）定期殺毒、備份數(shù)據(jù)，避免硬件故障或病毒入侵導(dǎo)致檔案損壞、丟失。（四）應(yīng)急處置職責(zé)1.預(yù)案制定與演練參與制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案（火災(zāi)、水災(zāi)、失竊、信息泄露等場景），每年組織至少1次應(yīng)急演練，確保熟悉檔案搶救、系統(tǒng)恢復(fù)等關(guān)鍵流程。2.突發(fā)事件響應(yīng)發(fā)生安全事件時(shí)（如庫房進(jìn)水、檔案失竊），立即啟動(dòng)預(yù)案：第一時(shí)間保護(hù)現(xiàn)場、搶救核心檔案（優(yōu)先轉(zhuǎn)移珍貴、涉密檔案），同步上報(bào)主管部門，配合后續(xù)調(diào)查與整改。三、安全操作手冊(cè)（一）檔案接收與入庫1.接收檢查接收檔案時(shí)，核對(duì)移交清單與實(shí)物的完整性、準(zhǔn)確性，檢查檔案載體（紙質(zhì)、電子）是否存在破損、霉變、病毒感染等問題；電子檔案需驗(yàn)證哈希值，確保數(shù)據(jù)未被篡改。2.分類與存放紙質(zhì)檔案按類別、年度、保管期限分類，存入對(duì)應(yīng)檔案架（架體編號(hào)清晰，便于定位）；涉密檔案單獨(dú)存放于專用庫房或密碼柜，電子檔案加密后存入指定服務(wù)器目錄，同步做好異地備份。3.環(huán)境適配入庫前確保庫房溫濕度達(dá)標(biāo)，紙質(zhì)檔案需去除金屬物（如訂書釘）防止銹蝕，電子檔案需經(jīng)殺毒軟件掃描設(shè)備（如移動(dòng)硬盤）后再導(dǎo)入系統(tǒng)。（二）檔案保管1.溫濕度監(jiān)控每日9:00、15:00記錄庫房溫濕度，超出范圍時(shí)啟動(dòng)調(diào)控設(shè)備；每月匯總溫濕度數(shù)據(jù)，分析波動(dòng)趨勢（如雨季提前啟動(dòng)除濕機(jī)）。2.防蟲防霉與修復(fù)每季度在檔案架放置防蟲藥（如樟腦丸，避免直接接觸檔案），檢查檔案是否有蟲蛀、霉變跡象；發(fā)現(xiàn)輕微霉變的檔案，立即隔離并采用干燥、清潔措施修復(fù)，嚴(yán)重時(shí)移交專業(yè)機(jī)構(gòu)。3.定期清點(diǎn)每年對(duì)紙質(zhì)檔案開展全面清點(diǎn)，電子檔案核對(duì)備份完整性；清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)缺失、損壞，立即追溯操作記錄，排查原因并上報(bào)。（三）檔案利用與借閱1.審批流程查閱檔案需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明用途、范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案需額外經(jīng)保密辦審批，借閱期限一般不超過7天（特殊情況可續(xù)借）。2.借閱登記3.歸還檢查歸還時(shí)檢查檔案是否破損、缺頁，電子檔案需驗(yàn)證是否被修改；發(fā)現(xiàn)問題立即記錄并要求借閱人說明，必要時(shí)啟動(dòng)追責(zé)流程。（四）檔案銷毀1.鑒定與審批到期檔案由檔案鑒定小組（含管理員、業(yè)務(wù)部門、保密人員）鑒定，確定是否銷毀；需銷毀的檔案填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀操作紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚毀方式（涉密檔案需雙人監(jiān)督、全程錄像），電子檔案需多次覆蓋刪除或物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)；銷毀后填寫《檔案銷毀登記表》，參與人員簽字存檔。四、日常管理與持續(xù)改進(jìn)（一）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)每半年參加檔案安全培訓(xùn)（含保密法規(guī)、應(yīng)急技能、數(shù)字化安全），學(xué)習(xí)行業(yè)最新安全標(biāo)準(zhǔn)（如《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》），提升安全意識(shí)與操作能力。（二）記錄與報(bào)告建立《檔案安全日志》，記錄巡檢、溫濕度、設(shè)備維護(hù)等情況；每月匯總安全隱患與整改情況，向主管部門提交《檔案安全月報(bào)》，重大問題即時(shí)報(bào)告。（三）制度優(yōu)化每年結(jié)合安全事件、新業(yè)務(wù)需求（如電子檔案單套制管理），修訂安全制度與操作流程，確保管理體系持續(xù)適配實(shí)際場景。五、附則本手冊(cè)自發(fā)布之日起實(shí)施，由單位檔案