PAGE培訓(xùn)資料歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司培訓(xùn)資料的管理，確保培訓(xùn)資料的完整性、準確性和可追溯性，提高培訓(xùn)工作的質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓(xùn)活動所產(chǎn)生的資料歸檔管理，包括但不限于培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核資料等。（三）管理原則1.真實性原則：歸檔資料應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的實際情況，確保資料的真實性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動全過程的各類資料，保證資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和流程進行歸檔管理，確保資料的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對涉及公司機密和員工個人隱私的培訓(xùn)資料，嚴格保密，防止信息泄露。二、培訓(xùn)資料分類與歸檔要求（一）培訓(xùn)計劃1.年度培訓(xùn)計劃：應(yīng)明確培訓(xùn)目標、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等信息，由人力資源部門制定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。2.月度培訓(xùn)計劃：根據(jù)年度培訓(xùn)計劃分解制定，詳細列出當月的培訓(xùn)安排，確保培訓(xùn)活動有序進行。3.臨時培訓(xùn)計劃：因特殊需求臨時組織的培訓(xùn)，應(yīng)及時填寫臨時培訓(xùn)計劃申請表，說明培訓(xùn)原因、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)對象等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后實施，并及時歸檔。（二）培訓(xùn)教材1.內(nèi)部編寫教材：由公司內(nèi)部培訓(xùn)師或相關(guān)部門編寫的培訓(xùn)教材，應(yīng)注明編寫人員、編寫時間、適用對象等信息，并進行審核和修訂，確保教材內(nèi)容準確、實用。2.外部引進教材：采購或獲取的外部培訓(xùn)教材，應(yīng)保留教材的版權(quán)頁、目錄、前言等信息，同時對教材內(nèi)容進行篩選和整理，確保與公司培訓(xùn)需求相符。3.電子教材：包括PPT、視頻、音頻等電子形式的培訓(xùn)資料，應(yīng)進行分類存儲，并注明資料名稱、來源、適用對象等信息，確保電子教材的可訪問性和可讀性。（三）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)簽到表：記錄培訓(xùn)學(xué)員的姓名、部門、職務(wù)、簽到時間等信息，確保培訓(xùn)學(xué)員的真實性和參與度。2.培訓(xùn)課程記錄：詳細記錄培訓(xùn)課程的內(nèi)容、授課方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點等信息，可采用文字記錄、錄音、錄像等方式進行記錄。3.培訓(xùn)互動記錄：包括學(xué)員提問、討論、案例分析等互動環(huán)節(jié)的記錄，反映培訓(xùn)過程中學(xué)員的參與情況和學(xué)習(xí)效果。4.培訓(xùn)考核記錄：記錄學(xué)員的考核成績、考核方式、考核時間等信息，作為學(xué)員培訓(xùn)效果評估的重要依據(jù)。（四）考核資料1.考核試卷：包括理論考試試卷、實踐操作考核試卷等，應(yīng)注明考核科目、考核時間、考核對象等信息，并進行密封保存。2.考核評分表：記錄學(xué)員的考核成績、評分標準、評分人等信息，確?？己私Y(jié)果的公正性和客觀性。3.補考記錄：對考核不合格學(xué)員的補考情況進行記錄，包括補考時間、補考成績等信息。三、培訓(xùn)資料歸檔流程（一）資料收集1.培訓(xùn)活動結(jié)束后，培訓(xùn)組織部門應(yīng)及時收集相關(guān)培訓(xùn)資料，確保資料的完整性和準確性。2.培訓(xùn)資料收集人員應(yīng)認真核對資料的內(nèi)容和格式，對不符合要求的資料及時進行補充和修正。（二）資料整理1.對收集到的培訓(xùn)資料進行分類整理，按照培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核資料等類別進行歸檔。2.對每一類資料進行編號和標注，確保資料的唯一性和可識別性。3.對資料中的重復(fù)內(nèi)容進行清理，避免資料的冗余和混亂。（三）資料審核1.培訓(xùn)組織部門負責(zé)人對整理好的培訓(xùn)資料進行審核，確保資料的真實性、完整性和規(guī)范性。2.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與資料收集人員溝通，要求其進行整改和完善。（四）資料歸檔1.審核通過的培訓(xùn)資料應(yīng)及時歸檔，按照檔案管理的要求進行存儲。2.培訓(xùn)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引和目錄，方便查詢和使用。（五）資料保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對培訓(xùn)資料進行檢查和維護，確保資料的安全和完整。2.對紙質(zhì)資料應(yīng)注意防潮、防蟲、防火等，對電子資料應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、培訓(xùn)資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓(xùn)資料，應(yīng)填寫《培訓(xùn)資料查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱培訓(xùn)資料，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照公司相關(guān)規(guī)定進行查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《培訓(xùn)資料查閱申請表》，提交所在部門負責(zé)人審批。2.部門負責(zé)人審批通過后，查閱人員將申請表交至檔案管理部門。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的培訓(xùn)資料，并做好查閱記錄。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將資料歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱培訓(xùn)資料，應(yīng)填寫《培訓(xùn)資料借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《培訓(xùn)資料借閱申請表》，提交所在部門負責(zé)人審批。2.部門負責(zé)人審批通過后，借閱人員將申請表交至檔案管理部門負責(zé)人審批。3.檔案管理部門負責(zé)人審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的培訓(xùn)資料，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時將資料歸還檔案管理部門，并在借閱記錄上簽字確認。（五）歸還要求1.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還培訓(xùn)資料，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。2.歸還的培訓(xùn)資料應(yīng)保持完好無損，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、培訓(xùn)資料保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密和員工個人隱私的培訓(xùn)資料進行保密管理。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，任何人不得擅自將培訓(xùn)資料帶出公司或泄露給外部人員。3.在查閱和借閱培訓(xùn)資料時，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱和借閱人員的行為，防止資料被不當使用或泄露。（二）銷毀條件1.培訓(xùn)資料超過保存期限或已失去保存價值的，可進行銷毀處理。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，不再需要保存的培訓(xùn)資料，可進行銷毀處理。（三）銷毀流程1.檔案管理部門提出培訓(xùn)資料銷毀申請，填寫《培訓(xùn)資料銷毀申請表》，注明銷毀原因、銷毀資料名稱、數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門組織實施培訓(xùn)資料銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式等信息。4.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。六、培訓(xùn)資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司人力資源部門負責(zé)對培訓(xùn)資料歸檔管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.培訓(xùn)資料的收集、整理、歸檔情況是否符合要求。2.培訓(xùn)資料的查閱、借閱手續(xù)是否齊全。3.培訓(xùn)資料的保密措施是否落實到位。4.培訓(xùn)資料的銷毀流程是否規(guī)范。（三）檢查頻率人力資源部門定期對培訓(xùn)資料管理情況進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并根據(jù)檢查結(jié)果提出改進意見和建議。（四）違規(guī)處理1.對違反培訓(xùn)資料歸檔管理制度規(guī)定的行為，