PAGE培訓(xùn)辦檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)辦檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高培訓(xùn)工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)辦在開(kāi)展各類(lèi)培訓(xùn)活動(dòng)過(guò)程中形成的文件、資料、記錄等檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)辦檔案資料由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過(guò)程，保證內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查詢(xún)、借閱和使用。二、檔案資料管理職責(zé)（一）培訓(xùn)辦主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)培訓(xùn)辦檔案資料管理工作，貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案資料管理的法律法規(guī)和方針政策。2.制定和完善培訓(xùn)辦檔案資料管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案資料管理人員的工作。3.審核重要檔案資料的保管期限和密級(jí)，審批檔案資料的銷(xiāo)毀、借閱等事項(xiàng)。（二）檔案資料管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)辦檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.按照檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理，建立健全檔案資料檢索體系。3.做好檔案資料的安全保管工作，定期檢查檔案資料的保管狀況，采取有效措施防止檔案資料的損壞、變質(zhì)和丟失。4.負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、查閱服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱的檔案資料。5.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，提出檔案資料的存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后做好檔案資料的銷(xiāo)毀工作。（三）培訓(xùn)辦其他人員職責(zé)1.按照檔案資料管理的要求，及時(shí)將各自工作中形成的文件、資料、記錄等移交檔案資料管理人員歸檔。2.在工作中妥善保管好與培訓(xùn)活動(dòng)相關(guān)的檔案資料，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改或丟失。3.配合檔案資料管理人員做好檔案資料的整理、歸檔和查詢(xún)等工作。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)辦制定的各類(lèi)培訓(xùn)計(jì)劃、方案、大綱等文件。2.培訓(xùn)活動(dòng)的通知、報(bào)名登記表、學(xué)員信息等資料。3.培訓(xùn)教材、講義、課件、參考資料等。4.培訓(xùn)教師的教案、講稿、考核評(píng)價(jià)等材料。5.學(xué)員的考勤記錄、作業(yè)、考試試卷、成績(jī)?cè)u(píng)定等資料。6.培訓(xùn)活動(dòng)的照片、視頻、音頻等影像資料。7.培訓(xùn)工作總結(jié)、評(píng)估報(bào)告、反饋意見(jiàn)等文件。8.與培訓(xùn)活動(dòng)相關(guān)的其他文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門(mén)和人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案資料的完整性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照培訓(xùn)辦檔案資料的內(nèi)容和性質(zhì)，分為培訓(xùn)計(jì)劃類(lèi)、培訓(xùn)實(shí)施類(lèi)、培訓(xùn)成果類(lèi)、培訓(xùn)師資類(lèi)、培訓(xùn)學(xué)員類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢(xún)。3.編目：編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊、牢固。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案資料管理人員應(yīng)按照檔案資料的分類(lèi)和編號(hào)，及時(shí)將整理好的檔案資料歸檔入庫(kù)。2.歸檔的檔案資料應(yīng)填寫(xiě)檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，注明檔案資料的類(lèi)別、編號(hào)、年度等內(nèi)容。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄。（二）保管期限1.培訓(xùn)辦檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案資料包括培訓(xùn)辦的重要文件、法規(guī)性文件、年度總結(jié)、評(píng)估報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案資料包括培訓(xùn)計(jì)劃、教材、學(xué)員信息等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案資料包括培訓(xùn)活動(dòng)的臨時(shí)通知、考勤記錄等，保管期限為[X]年。（三）保管措施1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案資料庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案資料庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.建立檔案資料借閱登記制度，對(duì)檔案資料的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案資料的借閱安全。五、檔案資料的利用與借閱（一）利用范圍1.培訓(xùn)辦內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位或人員因工作需要查閱培訓(xùn)辦檔案資料。3.其他經(jīng)培訓(xùn)辦主任批準(zhǔn)的人員查閱檔案資料。（二）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)檔案資料借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、用途、借閱期限等內(nèi)容。2.檔案資料管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，報(bào)培訓(xùn)辦主任批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案資料管理人員按照借閱申請(qǐng)表的要求提供檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損毀、丟失或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱人如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案資料管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人歸還檔案資料時(shí)，檔案資料管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向借閱人提出。六、檔案資料的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案資料管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的存毀價(jià)值。2.全面審查原則：鑒定檔案資料時(shí)，應(yīng)全面審查檔案資料的內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等情況，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：成立檔案資料鑒定小組，由培訓(xùn)辦主任擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案資料管理人員和相關(guān)部門(mén)人員為成員，對(duì)檔案資料進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案資料進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案資料的內(nèi)容和價(jià)值確定其存毀。2.分析比較法：將檔案資料與同類(lèi)檔案資料進(jìn)行分析比較，判斷其價(jià)值大小。3.效益評(píng)估法：評(píng)估檔案資料對(duì)培訓(xùn)辦工作和發(fā)展的效益，確定其是否具有保存價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案資料鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案資料進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)培訓(xùn)辦主任批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案資料管理人員填寫(xiě)檔案資料銷(xiāo)毀清單，注明銷(xiāo)毀檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。3.檔案資料銷(xiāo)毀清單應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)辦主任和檔案資料鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。4.檔案資料銷(xiāo)毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并做好記錄。5.銷(xiāo)毀后的檔案資料應(yīng)在檔案資料銷(xiāo)毀清單上注明“已銷(xiāo)毀”字樣，并將檔案資料銷(xiāo)毀清單歸檔保存。七、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立培訓(xùn)辦檔案資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理和信息化查詢(xún)。2.提高檔案資料管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，方便培訓(xùn)辦內(nèi)部人員和外部人員查詢(xún)和利用檔案資料。3.加強(qiáng)檔案資料的安全保密管理，防止檔案資料的泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案資料管理軟件，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。2.將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案資料管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案資料索引和目錄。3.對(duì)檔案資料管理信息系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。4.加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息化管理水平和操作技能。（三）信息化安全管理1.建立檔案資料管理信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、檔案資料管理人員和其他使用人員的安全職責(zé)。2.設(shè)置系統(tǒng)用戶(hù)權(quán)限