PAGE公益培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公益培訓檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公益培訓工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的各類公益培訓活動所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公益培訓檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映公益培訓活動的實際情況，數據準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及個人隱私和敏感信息的檔案嚴格保密。4.便于利用原則：檔案管理應便于公益培訓工作的查詢、參考和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公益培訓檔案管理制度，并組織實施。2.負責公益培訓檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立公益培訓檔案數據庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和利用。4.定期對公益培訓檔案進行檢查和評估，確保檔案質量。5.負責向有關部門和人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤工作。6.對過期或無保存價值的檔案進行鑒定和銷毀處理。（二）培訓業(yè)務部門職責1.負責本部門公益培訓活動中各類文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理要求及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好公益培訓檔案的收集、整理和歸檔工作，提供必要的業(yè)務指導和支持。3.在開展公益培訓工作過程中，嚴格按照檔案管理規(guī)定進行文件材料的形成和保管，確保檔案的真實、完整。4.根據工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并在規(guī)定時間內歸還。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。2.負責公益培訓檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.負責檔案的數字化錄入和維護工作，確保檔案信息的準確、完整和安全。5.為檔案查閱、借閱人員提供優(yōu)質服務，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并做好登記和跟蹤工作。6.保守檔案機密信息，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案收集（一）收集范圍1.公益培訓活動的策劃方案、通知、公告等文件。2.培訓課程安排、教學大綱、講義、教材等教學資料。3.學員報名登記表、考勤記錄、成績考核表等學員信息資料。4.培訓教師的基本信息、授課記錄、教學評估等資料。5.培訓活動的照片、視頻、音頻等多媒體資料。6.培訓活動的總結報告、評估報告、反饋意見等文件。7.與公益培訓相關的其他文件材料，如捐贈協(xié)議、合作協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門和人員應及時將公益培訓活動中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應真實、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應進行備份，并確保其可讀性和可利用性。（三）收集時間1.公益培訓活動結束后[X]個工作日內，培訓業(yè)務部門應將相關文件材料整理好并移交檔案管理部門。2.對于臨時性的公益培訓活動，在活動結束后立即進行文件材料的收集和移交。四、檔案整理（一）分類標準1.按照公益培訓活動的類別進行分類，如職業(yè)技能培訓、文化藝術培訓、科普知識培訓等。2.每個類別下再按照文件材料的性質進行細分，如培訓方案類、教學資料類、學員管理類、師資管理類等。（二）整理方法1.對收集到的文件材料進行分類排序，按照時間順序或重要程度進行排列。2.去除文件材料中的重復頁、空白頁和無關材料，確保文件內容的簡潔明了。3.對破損或褪色的文件材料進行修復或復制，保證檔案的完整性。4.編寫文件材料的頁碼，確保頁碼的準確性和連續(xù)性。5.為每份文件材料編制目錄，目錄應包括文件名稱、日期、編號、頁碼等信息，方便查閱。（三）裝訂要求1.對紙張規(guī)格不一致的文件材料進行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。2.采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保裝訂牢固，不易散落。3.裝訂時應注意文件的順序和頁碼，避免出現(xiàn)顛倒或錯頁現(xiàn)象。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的文件材料進行再次審核，確保檔案的質量符合要求。2.將審核通過的文件材料按照分類標準進行歸檔，放入相應的檔案盒或檔案柜中。3.在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。4.將歸檔情況記錄在檔案管理臺賬上，包括檔案名稱、編號、歸檔日期、保管期限等。（二）歸檔時間1.每月定期對當月收集整理的公益培訓檔案進行歸檔。2.對于重大或緊急的公益培訓活動，在活動結束后及時完成檔案的歸檔工作。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案庫房內配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設備。（二）保管方式1.采用紙質檔案和電子檔案相結合的保管方式，確保檔案的安全性和完整性。2.紙質檔案應按照分類順序排列存放，便于查找和利用。3.電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保數據的安全性。4.建立檔案保管期限表，明確各類公益培訓檔案的保管期限，到期及時進行鑒定和處理。（三）保管期限1.公益培訓活動的策劃方案、通知、公告等文件材料保管期限為[X]年。2.培訓課程安排、教學大綱、講義、教材等教學資料保管期限為[X]年。3.學員報名登記表、考勤記錄、成績考核表等學員信息資料保管期限為[X]年。4.培訓教師的基本信息、授課記錄、教學評估等資料保管期限為[X]年。5.培訓活動的照片、視頻、音頻等多媒體資料保管期限為[X]年。6.培訓活動的總結報告、評估報告、反饋意見等文件保管期限為[X]年。7.與公益培訓相關的其他文件材料，如捐贈協(xié)議、合作協(xié)議等，按照協(xié)議規(guī)定的期限進行保管。（四）檔案檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、安全性等。2.每月對檔案庫房進行一次全面檢查，檢查檔案的存放情況、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.每年對公益培訓檔案進行一次全面清查，核實檔案的數量、質量和保管情況，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。七、檔案利用（一）查閱權限1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱公益培訓檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱公益培訓檔案的，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經本公司/組織主管領導批準后，到檔案管理部門查閱。3.涉及個人隱私和敏感信息的檔案，未經相關人員同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息。2.申請表經批準后，檔案管理人員根據查閱人員的需求，提供相應的檔案。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。4.查閱人員如需復印或摘錄檔案內容，需經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）借閱權限1.本公司/組織內部人員因工作需要借閱公益培訓檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門借閱。2.外單位人員一般不得借閱公益培訓檔案，如有特殊情況需要借閱的，需持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經本公司/組織主管領導批準后，到檔案管理部門借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、日期、用途、借閱期限等信息。2.申請表經批準后，檔案管理人員將檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱人員在借閱期限屆滿后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時追究借閱人員的責任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、培訓業(yè)務部門負責人、相關專家等組成，負責對公益培訓檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案保管期限表，對到期的檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復文件、無關文件等進行鑒定。3.對涉及個人隱私和敏感信息的檔案，在保密期限屆滿后進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對公益培訓檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、日期、數量、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀申請表》經本公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質檔案采用焚