企業(yè)日常行政流程手冊一、辦公設(shè)備申領(lǐng)與領(lǐng)用管理適用情境新員工入職需配置辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、辦公桌椅等）；現(xiàn)有設(shè)備因損壞、功能不足或崗位調(diào)整需補(bǔ)充或更換設(shè)備時適用。操作流程指引提交申請：申請人登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或填寫《辦公設(shè)備申領(lǐng)表》，注明申領(lǐng)設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、申領(lǐng)原因及預(yù)計(jì)使用時間，提交至部門負(fù)責(zé)人*審批。部門審核：部門負(fù)責(zé)人*根據(jù)崗位實(shí)際需求及部門設(shè)備配置情況，審核申領(lǐng)必要性，確認(rèn)通過后流轉(zhuǎn)至行政部。行政部復(fù)核：行政部核對部門設(shè)備臺賬，判斷申領(lǐng)設(shè)備是否符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如電腦配置是否匹配崗位層級、是否有閑置設(shè)備可調(diào)撥等），2個工作日內(nèi)反饋復(fù)核結(jié)果。領(lǐng)用登記：復(fù)核通過后，申請人至行政部設(shè)備管理崗領(lǐng)用設(shè)備，核對設(shè)備型號、數(shù)量及配件（如電源適配器、鼠標(biāo)等），簽字確認(rèn)《辦公設(shè)備領(lǐng)用登記表》。設(shè)備入庫與貼標(biāo)：新購設(shè)備需先辦理入庫手續(xù)（行政部登記資產(chǎn)編號、采購日期等信息），粘貼企業(yè)資產(chǎn)標(biāo)簽后發(fā)放；閑置設(shè)備直接辦理調(diào)撥手續(xù)，更新臺賬信息。標(biāo)準(zhǔn)化表單辦公設(shè)備申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人聯(lián)系方式申領(lǐng)日期申領(lǐng)設(shè)備信息設(shè)備名稱規(guī)格型號申領(lǐng)數(shù)量單價（元）審批意見部門負(fù)責(zé)人*：日期：行政部復(fù)核：日期：執(zhí)行要點(diǎn)提示申領(lǐng)設(shè)備需符合企業(yè)《固定資產(chǎn)管理辦法》標(biāo)準(zhǔn)，非必要不得申領(lǐng)高端配置；設(shè)備領(lǐng)用后，個人負(fù)責(zé)日常保管，離職時需辦理歸還手續(xù)，設(shè)備完好方可辦理離職交接；行政部每季度對設(shè)備使用情況進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。二、會議室預(yù)約與使用管理適用情境部門內(nèi)部會議、跨部門協(xié)作會議、客戶接待會議、培訓(xùn)講座等需使用企業(yè)內(nèi)部會議室時適用。操作流程指引預(yù)約會議室：申請人通過企業(yè)會議室管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)模塊）或聯(lián)系行政部前臺，填寫會議室預(yù)約信息，包括會議名稱、時間（起止時間精確到30分鐘內(nèi)）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板等）、特殊需求（如茶水、橫幅等）。確認(rèn)可用性：系統(tǒng)或行政部前臺根據(jù)會議室使用情況，反饋預(yù)約結(jié)果；若遇沖突，協(xié)商調(diào)整會議時間或更換會議室。提交審批：部門內(nèi)部會議需部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門或外部會議需提前1個工作日提交至行政部負(fù)責(zé)人審批。會前準(zhǔn)備：行政部根據(jù)預(yù)約信息，提前30分鐘開啟會議室，調(diào)試設(shè)備，擺放桌椅，準(zhǔn)備茶水（如需）；申請人需提前檢查會議材料是否齊全。會議使用：參會人員需遵守會議室使用規(guī)范，保持環(huán)境整潔，禁止吸煙；會議結(jié)束后，申請人確認(rèn)設(shè)備完好，關(guān)閉燈光、空調(diào)，通知行政部前臺檢查。記錄歸檔：行政部更新會議室使用記錄，系統(tǒng)自動月度使用報(bào)表。標(biāo)準(zhǔn)化表單會議室預(yù)約申請表預(yù)約人所屬部門聯(lián)系方式預(yù)約日期會議信息會議名稱會議時間參會人數(shù)會議類型（內(nèi)部/外部）設(shè)備與需求所需設(shè)備（投影儀/麥克風(fēng)/白板等）茶水需求（是/否）其他特殊需求審批意見部門負(fù)責(zé)人/行政部負(fù)責(zé)人：日期：執(zhí)行要點(diǎn)提示會議室預(yù)約遵循“先到先得、重要優(yōu)先”原則，部門會議需提前1個工作日預(yù)約，外部會議需提前2個工作日預(yù)約；使用期間如需變更時間或取消，需提前4小時通知行政部，避免資源浪費(fèi)；禁止在會議室進(jìn)行與工作無關(guān)的活動，會議產(chǎn)生的垃圾需自行清理。三、差旅費(fèi)報(bào)銷管理適用情境員工因公出差（包括客戶拜訪、項(xiàng)目調(diào)研、參加會議等）產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食補(bǔ)貼等費(fèi)用報(bào)銷時適用。操作流程指引出差申請：員工出差前填寫《出差申請表》，注明出差事由、時間、地點(diǎn)、交通工具（需符合企業(yè)差旅標(biāo)準(zhǔn)）、預(yù)估費(fèi)用，提交部門負(fù)責(zé)人審批；出差超3天或跨省需額外提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。差旅執(zhí)行：員工按審批行程出差，全程保留合規(guī)憑證（如交通票據(jù)、住宿發(fā)票等），住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)貼不得超過企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（詳見《差旅費(fèi)管理辦法》）。整理單據(jù)：出差返回后3個工作日內(nèi)，員工按費(fèi)用類別整理報(bào)銷憑證，粘貼在《差旅費(fèi)報(bào)銷單》后，票據(jù)需注明事由、日期、金額，并與行程一致。部門審核：部門負(fù)責(zé)人*審核報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性及出差必要性，簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)復(fù)核：財(cái)務(wù)部核對票據(jù)是否符合稅法規(guī)定及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算報(bào)銷金額，1-3個工作日內(nèi)反饋結(jié)果；退回修改需注明原因。報(bào)銷到賬：復(fù)核通過后，財(cái)務(wù)部提交至出納，5個工作日內(nèi)將報(bào)銷款項(xiàng)轉(zhuǎn)入員工工資卡。標(biāo)準(zhǔn)化表單差旅費(fèi)報(bào)銷單報(bào)銷人所屬部門出差日期出差地點(diǎn)費(fèi)用明細(xì)費(fèi)用類型交通費(fèi)住宿費(fèi)市內(nèi)交通費(fèi)票據(jù)信息票據(jù)張數(shù)金額（元）票據(jù)類型（火車票/飛機(jī)票/住宿發(fā)票等）備注審批意見部門負(fù)責(zé)人*：日期：財(cái)務(wù)部復(fù)核：日期：執(zhí)行要點(diǎn)提示出差需優(yōu)先選擇公共交通工具，特殊情況（如緊急任務(wù)）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)后方可乘坐飛機(jī)；住宿發(fā)票需為增值稅普通發(fā)票，抬頭為企業(yè)全稱，住宿標(biāo)準(zhǔn)按城市級別劃分（如一線城市不超過500元/晚）；超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用需由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批同意后方可報(bào)銷，否則由個人承擔(dān)；禁止虛報(bào)、冒報(bào)差旅費(fèi)用，一經(jīng)發(fā)覺將按企業(yè)規(guī)章制度處理。四、內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)管理適用情境企業(yè)內(nèi)部制度發(fā)布、部門間工作請示與批復(fù)、項(xiàng)目方案審批、通知公告?zhèn)鬟_(dá)等需跨部門或?qū)蛹墏鬟f的文件適用。操作流程指引文件起草：起草人根據(jù)工作需求，使用企業(yè)統(tǒng)一模板起草文件，內(nèi)容需準(zhǔn)確、簡潔，注明文件編號、密級（如內(nèi)部公開、秘密）、發(fā)送范圍。部門審核：文件內(nèi)容涉及部門業(yè)務(wù)的，需提交部門負(fù)責(zé)人*審核，確認(rèn)內(nèi)容無誤、符合部門職責(zé)后簽字。會簽（如需）：文件內(nèi)容涉及多個部門的，需發(fā)送至相關(guān)部門會簽，相關(guān)部門在1個工作日內(nèi)反饋意見，起草人匯總修改后再次審核。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)文件重要性，提交至對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如一般制度由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要制度由總經(jīng)理審批）。印發(fā)與歸檔：審批通過后，由行政部統(tǒng)一編號、排版、印發(fā)（電子文件至OA系統(tǒng)，紙質(zhì)文件加蓋公章）；正本文件由行政部歸檔，副本發(fā)送至相關(guān)部門或人員。執(zhí)行與反饋：接收部門需及時組織學(xué)習(xí)并執(zhí)行，執(zhí)行過程中如有問題，在3個工作日內(nèi)向發(fā)文部門反饋。標(biāo)準(zhǔn)化表單內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)單文件標(biāo)題文件編號密級起草部門起草人流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)部門審核意見：部門負(fù)責(zé)人*簽字：日期：會簽意見（部門1）：簽字：日期：會簽意見（部門2）：簽字：日期：領(lǐng)導(dǎo)審批意見：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字：日期：行政部印發(fā)記錄：經(jīng)辦人：日期：印發(fā)份數(shù)：執(zhí)行要點(diǎn)提示文件編號需按“企業(yè)簡稱-部門簡稱-年份-序號”規(guī)則編制（如“XX行總辦〔2024〕001號”）；涉密文件需嚴(yán)格按照保密規(guī)定管理，禁止通過非加密渠道傳遞；文件歸檔需保存紙質(zhì)版及電子版，保存期限按《檔案管理辦法》執(zhí)行（一般文件保存5年，重要文件保存10年以上）。五、訪客接待管理適用情境外部客戶、合作伙伴、部門、應(yīng)聘人員等來訪需企業(yè)接待時適用。操作流程指引訪客預(yù)約：接待部門提前1個工作日聯(lián)系行政部前臺，填寫《訪客接待預(yù)約表》，注明訪客單位、姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式、來訪人數(shù)、來訪事由、接待部門、陪同人及預(yù)計(jì)到訪/離開時間。接待準(zhǔn)備：行政部前臺根據(jù)預(yù)約信息，安排訪客接待區(qū)域（如會議室、會客室），準(zhǔn)備茶水、紙巾、企業(yè)宣傳資料等；陪同人需提前確認(rèn)訪客需求，準(zhǔn)備相關(guān)資料（如合同、方案等）。訪客接待：訪客到達(dá)時，前臺引導(dǎo)至接待區(qū)域，通知陪同人；陪同人需提前5分鐘到達(dá)，主動問候，核對訪客身份，引導(dǎo)入座。接待過程：接待過程中，需保持專業(yè)禮儀，控制會談時間；如需參觀辦公區(qū)域，需提前報(bào)備行政部，遵守企業(yè)保密規(guī)定。訪客送別：會談結(jié)束后，陪同人送訪客至企業(yè)門口，如需安排交通（如出租車），提前聯(lián)系行政部協(xié)助；前臺記錄訪客離開時間。記錄歸檔：行政部更新《訪客接待登記表》，每月匯總接待信息，反饋至接待部門。標(biāo)準(zhǔn)化表單訪客接待預(yù)約表接待部門陪同人聯(lián)系方式預(yù)約日期訪客信息訪客單位姓