商務(wù)合同審核及歸檔標準模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本標準模板適用于公司各類商務(wù)合同的審核、修訂、簽署及歸檔全流程管理，覆蓋但不限于以下場景：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、技術(shù)許可、定制化服務(wù)等；合作類合同：項目合作、聯(lián)合研發(fā)、代理協(xié)議等；其他商務(wù)協(xié)議：保密協(xié)議、補充協(xié)議、框架協(xié)議等。通過標準化流程，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責清晰，降低業(yè)務(wù)風險，保障公司權(quán)益。二、合同審核及歸檔操作流程（一）合同接收與初步登記責任主體：行政部（或合同管理部門）為合同接收的歸口部門。操作內(nèi)容：對接收到的合同文本（含紙質(zhì)版及電子版）進行統(tǒng)一登記，唯一合同編號（編號規(guī)則：年份-部門代碼-合同類型-序號，如“2024-CG-SC-001”）；登記信息包括：合同名稱、對方單位全稱、我方對接人（*經(jīng)理）、合同類型、預估金額、接收日期、提交部門等；在《合同信息登記表》（見模板一）中完整記錄上述信息，并同步更新合同管理系統(tǒng)（如有）。輸出成果：《合同信息登記表》電子版及紙質(zhì)版簽字確認。（二）初步審核（業(yè)務(wù)部門主導）責任主體：業(yè)務(wù)部門負責人及經(jīng)辦人（*專員）。審核重點：基礎(chǔ)信息完整性：合同雙方單位名稱、地址、法定代表人/授權(quán)代表信息是否準確；合同編號、簽約日期、金額等關(guān)鍵要素是否清晰；商務(wù)條款合理性：標的物描述、數(shù)量/質(zhì)量標準、履行期限、付款方式/周期、違約責任等是否與業(yè)務(wù)需求一致；附件完整性：技術(shù)參數(shù)、圖紙、報價單等附件是否齊全，與內(nèi)容是否沖突。操作內(nèi)容：審核完成后，在《合同審核意見表》（見模板二）中填寫“業(yè)務(wù)部門審核意見”，明確“通過”“需修訂”或“不通過”的結(jié)論；對于“需修訂”的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方溝通修訂內(nèi)容，修訂后重新提交審核；對于“不通過”的合同，說明原因并退回提交部門。輸出成果：《合同審核意見表》（業(yè)務(wù)部門簽字版）。（三）專業(yè)審核（法務(wù)及財務(wù)部門協(xié)同）責任主體：法務(wù)部（法務(wù)主管）、財務(wù)部（財務(wù)經(jīng)理）。審核重點：法務(wù)審核：合同主體資格是否合法（對方是否為法人或其他組織，是否具備履約能力）；合同條款是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等），是否存在無效或可撤銷情形；權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責任是否明確、可執(zhí)行，爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄約定是否合理；知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等特殊條款是否完整。財務(wù)審核：合同金額與預算是否匹配，付款條件是否符合公司財務(wù)制度；發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票信息、稅務(wù)責任等約定是否清晰；涉及保證金、質(zhì)保金、尾款等條款是否合理，資金安排是否安全。操作內(nèi)容：法務(wù)及財務(wù)部門分別填寫《合同審核意見表》中“法務(wù)審核意見”“財務(wù)審核意見”，對存在問題的條款提出具體修改建議；若審核意見存在分歧，由合同管理部門組織三方協(xié)商，達成一致后修訂合同。輸出成果：《合同審核意見表》（法務(wù)、財務(wù)部門簽字版）。（四）修訂確認與最終審批責任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、財務(wù)部及公司分管領(lǐng)導（*總）。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)、財務(wù)部門的審核意見，與對方完成合同修訂，形成最終版合同文本；最終版合同經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、財務(wù)部負責人聯(lián)合簽字確認后，提交分管領(lǐng)導審批；分管領(lǐng)導重點審核合同是否符合公司戰(zhàn)略、風險是否可控，審批通過后方可進入簽署環(huán)節(jié)。輸出成果：最終版合同文本（三方簽字確認版）、分管領(lǐng)導審批意見。（五）合同簽署與歸檔準備責任主體：行政部、業(yè)務(wù)部門。操作內(nèi)容：行政部根據(jù)審批通過的最終版合同，協(xié)調(diào)雙方簽署流程（如需法定代表人簽署，需提前準備授權(quán)委托書）；簽署時保證合同文本為最終版，雙方簽字/蓋章清晰（單位需加蓋公章或合同專用章，個人需簽字并按手印）；業(yè)務(wù)部門收集合同正本（一式X份，根據(jù)雙方約定）、簽署頁掃描件、附件材料（如技術(shù)協(xié)議、報價單等），提交行政部歸檔。輸出成果：簽署完成的合同正本、附件材料、電子掃描件。（六）歸檔與后續(xù)管理責任主體：行政部、檔案管理員（*專員）。操作內(nèi)容：行政部對歸材料進行分類整理，按《合同歸檔目錄表》（見模板三）編號存放，保證合同正本、附件、審核意見等材料一一對應(yīng)；在合同管理系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已歸檔”，記錄歸檔日期、保管位置、保管期限（根據(jù)合同類型確定，一般3-10年）；建立合同借閱登記制度，內(nèi)部部門借閱需填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后借閱，借閱期限不超過5個工作日；每半年對歸檔合同進行一次盤點，保證檔案完整、無丟失，發(fā)覺問題及時上報處理。輸出成果：《合同歸檔目錄表》、合同檔案（紙質(zhì)+電子）、借閱登記記錄。三、模板文件模板一：合同信息登記表合同編號合同名稱對方單位全稱我方對接人合同類型預估金額（元）接收日期提交部門審核狀態(tài)歸檔日期模板二：合同審核意見表合同編號合同名稱審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見處理結(jié)果審核日期業(yè)務(wù)部門審核*專員法務(wù)審核*法務(wù)主管財務(wù)審核*財務(wù)經(jīng)理最終審批*總模板三：合同歸檔目錄表檔案編號合同名稱合同編號歸檔日期保管期限存放位置（柜號/文件夾）附件數(shù)量備注四、關(guān)鍵管理要點（一）信息準確性保障合同登記、審核、歸檔各環(huán)節(jié)需保證單位名稱、金額、日期等關(guān)鍵信息與合同文本一致，避免因信息錯誤導致法律風險或財務(wù)糾紛。（二）保密義務(wù)履行合同內(nèi)容涉及公司商業(yè)秘密的，參與審核、歸檔人員需簽訂《保密協(xié)議》，嚴禁泄露合同內(nèi)容及條款，違者按公司規(guī)定追責。（三）歸檔及時性要求合同簽署完成后，需在3個工作日內(nèi)完成歸檔，保證檔案材料完整、無遺漏，避免因延遲歸檔導致資料丟失。（四）修訂痕跡管理合同修訂需保留各版本修訂記錄（如修訂時間、修訂人、修訂內(nèi)容），最終版合同需明確標注“最終版本”，避免版本混淆。