2026年生物科技服務公司采購計劃編制管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購計劃編制管理工作，建立科學、精準、高效的采購計劃體系，保障實驗檢測、研發(fā)協(xié)作、技術支持等核心業(yè)務的物資及服務供應，合理控制采購成本，優(yōu)化資金使用效率，防范采購風險，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》等相關法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，結合生物科技服務行業(yè)特性及公司業(yè)務實際，制定本制度。第二條本制度所稱采購計劃，是指公司根據(jù)業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、年度經營目標、實際需求及庫存狀況，對一定周期內所需采購的物資及服務進行統(tǒng)籌規(guī)劃后形成的書面文件，包括年度采購計劃、季度采購計劃、月度采購計劃及專項采購計劃（如重大項目采購計劃、緊急需求采購計劃等）。本制度所稱采購物資，主要包括但不限于：實驗用試劑（含標準品、對照品、?；吩噭嶒灪牟模ê淮涡砸埔簶岊^、離心管、培養(yǎng)皿等）、儀器設備及配件（含實驗儀器、檢測設備、維修配件）、安全防護物資（含防護服、護目鏡、防毒面具等）、辦公物資及客戶服務配套物資等。本制度所稱采購服務，主要包括但不限于：設備維修保養(yǎng)服務、實驗技術協(xié)作服務、物流運輸服務等。第三條本制度適用于公司及各分支機構所有采購計劃的編制、審核、審批、調整、執(zhí)行及監(jiān)督管理工作，涵蓋所有涉及采購需求的部門及相關人員。外部合作單位參與公司采購計劃相關協(xié)作的，參照本制度相關規(guī)定執(zhí)行。第四條采購計劃編制管理遵循以下基本原則：（一）需求導向原則。采購計劃編制嚴格以業(yè)務實際需求為核心，精準匹配需求與供應，避免無需求采購、超額采購或采購不足；（二）統(tǒng)籌兼顧原則。綜合平衡年度經營目標、業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、庫存水平、資金狀況及市場供應情況，實現(xiàn)短期需求與長期規(guī)劃的有機結合；（三）合規(guī)規(guī)范原則。采購計劃編制流程、內容及審批程序嚴格遵守相關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司制度要求，確保采購計劃合法合規(guī)；（四）精準高效原則。采購計劃內容需清晰、準確、完整，編制流程簡潔高效，保障采購工作有序推進，提升采購效率；（五）成本優(yōu)化原則。在保障質量及供應的前提下，通過合理規(guī)劃采購批量、采購時機，優(yōu)化采購成本，提高資金使用效益；（六）風險可控原則。充分考慮市場供應波動、物資價格變動、政策調整等潛在風險，在采購計劃中制定相應應對措施，降低采購風險。第五條公司采購計劃編制管理實行“統(tǒng)一領導、分級負責、協(xié)同聯(lián)動”的管理體制。公司決策層統(tǒng)籌審批年度采購計劃及重大專項采購計劃；采購部門牽頭組織采購計劃的匯總、編制、協(xié)調及推進工作；需求部門負責本部門采購需求的梳理、提報及初步審核；倉儲部門提供庫存數(shù)據(jù)支持；財務部門負責采購計劃的資金審核；質量部門、安全管理部門、法務部門等按職責分工對采購計劃相關內容進行審核。第二章職責分工第六條公司決策層職責：（一）審定公司采購計劃編制管理制度及相關配套文件；（二）審批公司年度采購計劃、季度采購計劃及重大專項采購計劃（如大額設備采購計劃、重大項目配套采購計劃等）；（三）協(xié)調解決采購計劃編制及執(zhí)行過程中的重大問題（如跨部門需求沖突、大額資金調配、重大采購風險處置等）；（四）審定采購計劃編制管理相關的重大獎懲事項。第七條采購部門職責：（一）牽頭制定、修訂公司采購計劃編制管理制度及相關實施細則（如采購需求提報規(guī)范、計劃編制標準、計劃審核流程等）；（二）負責組織各需求部門開展采購需求收集、匯總工作，指導需求部門規(guī)范提報采購需求；（三）結合各部門需求、倉儲庫存數(shù)據(jù)、市場供應情況及公司年度經營目標，牽頭編制公司年度、季度、月度采購計劃；（四）負責組織采購計劃的初審工作，協(xié)調解決需求部門之間的需求沖突，優(yōu)化采購資源配置；（五）負責將編制完成的采購計劃按審批流程上報審核、審批；（六）負責已審批采購計劃的分解、落實及執(zhí)行跟蹤工作，及時向相關部門反饋計劃執(zhí)行進度；（七）負責采購計劃調整的匯總、審核及上報工作，協(xié)調處理計劃執(zhí)行過程中的偏差；（八）建立采購計劃編制及執(zhí)行臺賬，記錄采購計劃全流程信息，定期對采購計劃編制及執(zhí)行情況進行總結分析，提出改進建議；（九）負責收集市場供應信息、價格變動趨勢等，為采購計劃編制提供數(shù)據(jù)支持。第八條需求部門職責：（一）指定專人作為本部門采購需求專員，負責統(tǒng)籌本部門采購需求的梳理、匯總、提報及初步審核工作；依據(jù)本部門業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、年度工作目標及實際運營需求，精準梳理采購需求，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、質量要求、數(shù)量、使用時間、預算金額等關鍵信息；（三）對提報的采購需求進行初步審核，確保需求真實、合理、準確，符合公司業(yè)務發(fā)展要求及相關制度規(guī)定；（四）按時向采購部門提報本部門采購需求，配合采購部門開展需求核實、匯總及計劃編制工作；（五）負責本部門提報采購需求的執(zhí)行跟蹤，及時向采購部門反饋需求變更情況；（六）配合采購部門、財務部門等開展采購計劃審核及執(zhí)行監(jiān)督工作。第九條倉儲部門職責：（一）負責提供實時、準確的庫存數(shù)據(jù)，包括現(xiàn)有庫存數(shù)量、規(guī)格型號、有效期、庫存預警線等信息，為采購計劃編制提供庫存依據(jù)；（二）定期對庫存物資進行梳理，識別臨界過期、積壓、短缺等庫存狀態(tài)，向采購部門及需求部門反饋，為優(yōu)化采購計劃提供建議；（三）配合采購部門核實需求部門的采購需求與庫存的匹配度，提出合理的采購批量建議；（四）跟蹤采購計劃執(zhí)行過程中的物資入庫情況，及時更新庫存臺賬，為采購計劃調整提供數(shù)據(jù)支持。第十條財務部門職責：（一）負責審核采購計劃的資金預算合理性，核查采購計劃所需資金與公司年度預算、資金狀況的匹配度；（二）對采購計劃的資金使用效益進行評估，提出優(yōu)化資金配置的建議；（三）根據(jù)已審批的采購計劃，統(tǒng)籌安排采購資金，保障采購計劃順利執(zhí)行；（四）監(jiān)督采購計劃執(zhí)行過程中的資金使用情況，確保資金使用合規(guī)、高效；（五）參與采購計劃編制管理制度的制定、修訂工作，從財務角度提出風險管控建議。第十一條質量部門職責：（一）負責審核采購計劃中物資及服務的質量要求，確保其符合國家相關標準、行業(yè)標準及公司質量管控規(guī)定；（二）對實驗試劑、標準品、精密儀器等關鍵物資的采購需求進行質量層面的審核，提出質量保障相關建議；（三）參與采購計劃編制過程中關于供應商質量能力的評估，為采購計劃中的供應商選擇要求提供參考；（四）監(jiān)督采購計劃執(zhí)行過程中的物資質量管控情況，確保采購物資符合質量要求。第十二條安全管理部門職責：（一）負責審核采購計劃中?；贰⒁兹家妆?、有毒有害物資等特殊物資的采購需求，確保其符合國家安全管理相關法律法規(guī)及公司安全管控要求；（二）審核特殊物資的采購數(shù)量、存儲條件、運輸方式等相關需求，提出安全保障措施建議；（三）參與特殊物資采購計劃的編制審核工作，防范安全風險；（四）監(jiān)督特殊物資采購計劃執(zhí)行過程中的安全措施落實情況。第十三條法務部門職責：（一）審核采購計劃編制管理制度及相關配套文件，確保符合相關法律法規(guī)要求；（二）審核采購計劃中涉及的采購方式、合同簽訂框架等內容，防范法律風險；（三）為采購計劃編制及執(zhí)行過程中的法律問題提供咨詢支持；（四）監(jiān)督采購計劃執(zhí)行過程中的合規(guī)性，防范違法違規(guī)行為。第三章采購計劃編制流程第十四條采購需求提報。各需求部門需根據(jù)本部門業(yè)務實際，按以下要求梳理并提報采購需求：（一）提報周期。年度采購需求需在每年12月10日前提報至采購部門；季度采購需求需在每季度末月25日前提報；月度采購需求需在每月20日前提報；專項采購需求（如重大項目、緊急需求）需在需求產生后3個工作日內提報；（二）提報內容。采購需求需以書面形式提報，明確采購需求類型（常規(guī)需求/專項需求/緊急需求）、采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、質量標準、數(shù)量、使用時間、預算金額、供應商初步建議（如有）、特殊要求（如存儲條件、運輸要求、安全要求等）等關鍵信息；（三）內部審核。需求部門提報采購需求前，需經部門負責人審核簽字，確保需求真實、合理、準確；涉及大額資金、特殊物資的采購需求，需經部門內部集體研討后提報。第十五條需求收集與匯總。采購部門在收到各需求部門提報的采購需求后，在3個工作日內完成需求收集、整理及初步核對工作：（一）核對需求信息的完整性，對信息不完整、不清晰的需求，及時與需求部門溝通補充完善；（二）對相同或同類采購需求進行初步匯總，梳理需求部門之間的共性需求，為集中采購、優(yōu)化采購成本提供依據(jù)；（三）建立采購需求匯總臺賬，詳細記錄需求部門、需求內容、提報時間、審核狀態(tài)等信息。第十六條庫存與市場調研核實。采購部門聯(lián)合倉儲部門對匯總后的采購需求進行庫存匹配核實，同時開展市場調研工作：（一）庫存核實。結合倉儲部門提供的實時庫存數(shù)據(jù)，核實各采購需求與現(xiàn)有庫存的匹配情況，對于庫存充足的物資，核減相應采購數(shù)量；對于庫存不足但可調劑使用的物資，協(xié)調相關部門進行內部調劑；對于短缺物資，確認采購緊迫性及合理采購批量；（二）市場調研。通過行業(yè)數(shù)據(jù)庫、供應商咨詢、市場報價等方式，調研采購物資及服務的市場供應狀況、價格變動趨勢、供應商資質及服務能力等信息；重點調研特殊物資、核心物資的供應穩(wěn)定性及替代方案，為采購計劃編制提供市場依據(jù)。第十七條采購計劃草案編制。采購部門根據(jù)需求匯總情況、庫存核實結果、市場調研信息及公司年度經營目標，編制采購計劃草案：（一）計劃內容。采購計劃草案需明確以下內容：計劃周期、采購項目名稱、采購物資/服務規(guī)格型號及技術參數(shù)、質量要求、采購數(shù)量、預算金額、資金來源、預計采購時間、采購方式建議、供應商選擇方向、交付時間及地點、特殊保障措施（如安全、運輸、存儲措施）、潛在風險及應對措施等；（二）分類編制。采購計劃草案按采購類型分為物資采購計劃和服務采購計劃；按緊急程度分為常規(guī)采購計劃和緊急采購計劃；按周期分為年度、季度、月度采購計劃，確保分類清晰、針對性強；（三）預算測算。采購部門結合市場調研價格及歷史采購數(shù)據(jù)，對采購計劃草案中的預算金額進行精準測算，確保預算合理、可控。第十八條采購計劃初審。采購部門完成采購計劃草案編制后，組織需求部門、倉儲部門開展初審工作，涉及大額資金、特殊物資、特殊服務的，需邀請財務部門、質量部門、安全管理部門參與初審：（一）初審重點。審核采購計劃草案的需求合理性、庫存匹配度、預算準確性、采購方式適用性、特殊保障措施可行性等；（二）沖突協(xié)調。對初審過程中發(fā)現(xiàn)的需求沖突、預算超支、采購方式不當?shù)葐栴}，由采購部門牽頭協(xié)調相關部門制定解決方案，優(yōu)化采購計劃草案；（三）初審確認。初審通過后，形成初審意見，由參與初審的部門負責人簽字確認，采購部門根據(jù)初審意見完善采購計劃草案。第十九條采購計劃審核與審批。完善后的采購計劃按以下分級審批流程上報審核、審批：（一）常規(guī)月度采購計劃。經采購部門負責人審核、財務部門資金審核后，報公司分管領導審批；（二）季度采購計劃。經采購部門負責人審核、財務部門資金審核、質量部門及安全管理部門（如需）專項審核后，報公司分管領導審核，再報公司決策層審批；（三）年度采購計劃。經采購部門負責人審核、財務部門資金審核、質量部門、安全管理部門、法務部門聯(lián)合審核后，報公司分管領導審核，再報公司決策層審批；（四）專項采購計劃。大額專項采購計劃、特殊物資采購計劃等，經采購部門負責人審核、財務部門資金審核、相關職能部門專項審核后，報公司分管領導審核，再報公司決策層審批；緊急專項采購計劃可簡化審核流程，經采購部門負責人、公司分管領導緊急審核后先行執(zhí)行，后續(xù)在3個工作日內補全審批手續(xù)。第二十條采購計劃發(fā)布與分解。采購計劃經審批通過后，采購部門在2個工作日內將正式采購計劃發(fā)布至各需求部門、倉儲部門、財務部門等相關部門，并根據(jù)采購計劃內容進行任務分解：（一）明確各采購項目的責任人員、完成時限、工作要求等；（二）將采購計劃與供應商開發(fā)、采購實施、合同簽訂等工作銜接，確保采購計劃有序推進。第四章不同類型采購計劃編制要求第二十一條年度采購計劃編制要求。年度采購計劃是公司全年采購工作的指導性文件，編制需立足公司年度經營目標及業(yè)務發(fā)展規(guī)劃，突出前瞻性和統(tǒng)籌性：（一）覆蓋范圍需全面，涵蓋公司全年各部門主要采購需求，包括常規(guī)物資、核心設備、長期服務等；（二）預算編制需精準，結合年度預算總額及市場價格趨勢，合理測算各采購項目預算，確保資金可控；（三）需明確年度采購重點項目及實施步驟，對大額采購、特殊采購項目進行專項規(guī)劃，制定詳細的推進計劃；（四）需對年度采購風險進行全面評估，包括市場供應風險、價格波動風險、政策合規(guī)風險等，制定針對性的風險應對預案。第二十二條季度/月度采購計劃編制要求。季度、月度采購計劃是年度采購計劃的細化和落實，編制需突出針對性和可操作性：（一）嚴格依據(jù)年度采購計劃分解細化，明確季度、月度采購任務，確保與年度計劃銜接一致；（二）結合近期業(yè)務需求變化、庫存動態(tài)及市場短期波動，精準調整采購數(shù)量、采購時間等內容；（三）明確各采購項目的具體執(zhí)行時間節(jié)點、責任人員及交付要求，確保采購工作有序推進；（四）月度采購計劃需重點關注緊急需求的響應，確保及時保障業(yè)務開展所需。第二十三條實驗試劑類物資采購計劃編制要求。實驗試劑類物資采購計劃編制需重點關注質量、有效期及安全合規(guī)性：（一）明確試劑的純度、濃度、規(guī)格、生產廠家資質、質量標準等技術參數(shù)，優(yōu)先選擇符合國家標準、行業(yè)標準的試劑；（二）根據(jù)試劑的有效期及使用頻率，合理確定采購批量，避免采購過多導致過期浪費，同時確保采購周期覆蓋使用需求，避免短缺；（三）?；吩噭┬鑶为毦幹茖ｍ棽少徲媱?，明確采購數(shù)量、存儲條件、運輸要求、安全防護措施及合規(guī)資質要求，嚴格遵守國家?；饭芾硐嚓P法律法規(guī)；（四）標準品、對照品需明確校準要求、溯源性要求，確保符合實驗檢測及研發(fā)工作的質量管控需求。第二十四條儀器設備及配件采購計劃編制要求。儀器設備及配件采購計劃編制需重點關注技術先進性、兼容性及性價比：（一）明確儀器設備的技術參數(shù)、性能指標、精度要求、兼容性要求（與現(xiàn)有設備匹配）、售后服務要求等，結合業(yè)務發(fā)展需求選擇技術先進、性能穩(wěn)定的設備；（二）大額儀器設備采購需進行可行性論證，包括技術可行性、經濟可行性、使用效益評估等，編制專項采購計劃及可行性研究報告；（三）儀器配件采購計劃需結合設備維護保養(yǎng)計劃、故障維修記錄，精準確定配件的規(guī)格型號、數(shù)量及采購時間，確保配件及時供應，保障設備正常運行；（四）進口儀器設備需考慮報關、商檢、運輸周期等因素，合理規(guī)劃采購時間，確保按時交付。第二十五條實驗耗材及安全防護物資采購計劃編制要求。實驗耗材及安全防護物資采購計劃編制需重點關注實用性、安全性及庫存合理性：（一）實驗耗材需根據(jù)實驗工作量、使用頻率，結合庫存水平，合理確定采購批量，實行定額管控；明確耗材的規(guī)格型號、無菌要求、質量標準等，確保符合實驗使用要求；（二）安全防護物資需根據(jù)崗位安全防護需求，明確物資的防護等級、質量標準、有效期等，結合崗位人員數(shù)量及使用周期，合理確定采購數(shù)量；定期評估防護物資的使用效果，及時更新采購需求；（三）對易損耗、消耗量大的耗材及防護物資，可采用集中采購方式，優(yōu)化采購成本。第二十六條服務類采購計劃編制要求。服務類采購計劃編制需重點關注服務質量、服務周期及合規(guī)性：（一）明確服務的范圍、內容、質量標準、驗收要求、服務周期、服務價格等關鍵信息；（二）設備維修保養(yǎng)服務需結合設備維護保養(yǎng)計劃，明確維修保養(yǎng)的頻次、內容、技術要求及服務響應時間，確保設備正常運行；（三）實驗技術協(xié)作服務需明確協(xié)作目標、技術要求、成果交付形式及知識產權歸屬等，確保服務成果符合業(yè)務需求；（四）物流運輸服務需根據(jù)采購物資的特性（如冷鏈、?；罚?，明確運輸方式、溫濕度控制要求、安全防護措施、交付時限等，選擇具備相應資質的運輸服務商。第五章采購計劃調整與執(zhí)行監(jiān)督第二十七條采購計劃調整條件。已審批的采購計劃在執(zhí)行過程中，出現(xiàn)以下情形之一的，可申請調整：（一）公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃調整，導致采購需求發(fā)生重大變化的；（二）市場供應狀況發(fā)生重大波動（如物資短缺、價格大幅上漲、供應商停產等），影響采購計劃正常執(zhí)行的；（三）采購需求部門因業(yè)務調整、緊急任務等原因，需新增、減少采購項目或調整采購數(shù)量、采購時間的；（四）庫存狀況發(fā)生重大變化（如物資積壓、損壞、過期等），需調整采購計劃的；（五）其他不可抗力因素或重大突發(fā)事件導致采購計劃無法正常執(zhí)行的。第二十八條采購計劃調整流程。采購計劃調整需按以下流程辦理：（一）申請?zhí)峤?。需求部門或采購部門根據(jù)實際情況，填寫《采購計劃調整申請表》，明確調整原因、調整內容（如新增/減少采購項目、調整數(shù)量/金額/時間等）、調整后的采購計劃草案及相關證明材料，經部門負責人簽字后提交至采購部門；（二）審核評估。采購部門收到調整申請后，在2個工作日內組織相關部門（如倉儲部門、財務部門、質量部門等）對調整申請進行審核評估，核實調整的必要性、合理性及可行性；（三）審批執(zhí)行。調整申請經審核通過后，按原采購計劃審批流程上報審批；審批通過后，由采購部門發(fā)布調整后的采購計劃，通知相關部門執(zhí)行；調整涉及大額資金、重大項目的，需報公司決策層審批；（四）記錄歸檔。采購部門將采購計劃調整申請、審核意見、審批文件等相關資料整理歸檔，更新采購計劃臺賬。第二十九條采購計劃執(zhí)行跟蹤。采購部門負責采購計劃執(zhí)行全過程的跟蹤管理，建立執(zhí)行跟蹤臺賬，實時掌握采購計劃的執(zhí)行進度：（一）定期梳理采購項目的執(zhí)行狀態(tài)，包括供應商確定、合同簽訂、物資/服務交付、驗收、付款等環(huán)節(jié)的進展情況；（二）對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的進度滯后、質量問題、供應中斷等情況，及時與相關部門及供應商溝通，制定解決方案，推動問題解決；（三）每月向各需求部門、公司分管領導提交采購計劃執(zhí)行情況報告，匯報執(zhí)行進度、存在問題及下一步工作計劃；（四）需求部門配合采購部門開展執(zhí)行跟蹤工作，及時反饋物資/服務的使用情況及相關問題。第三十條采購計劃執(zhí)行監(jiān)督。公司建立采購計劃執(zhí)行監(jiān)督機制，由采購部門牽頭，聯(lián)合財務部門、質量部門、審計部門（如需）定期開展監(jiān)督檢查工作：（一）監(jiān)督檢查內容包括：采購計劃執(zhí)行的及時性、合規(guī)性，采購物資/服務的質量符合性，資金使用的合理性，調整流程的規(guī)范性等；（二）監(jiān)督檢查可采用資料查閱、現(xiàn)場核查、進度核對等方式開展，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達《整改通知書》，明確整改責任人、整改期限及整改要求，跟蹤整改落實情況；（三）對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，及時上報公司決策層，依法依規(guī)進行處理。第六章考核與責任追究第三十一條考核機制。公司將采購計劃編制及執(zhí)行工作履職情況納入各部門及相關人員的績效考核體系，考核周期與采購計劃周期同步（月度、季度、年度），考核指標包括：（一）需求提報指標。需求提報的及時性、準確性、完整性，需求審核的規(guī)范性等；（二）計劃編制指標。采購計劃編制的及時性、完整性、合理性，預算測算的準確性等；（三）計劃執(zhí)行指標。采購計劃執(zhí)行的完成率、進度達標率、物資/服務交付及時率、驗收合格率等；（四）調整管理指標。采購計劃調整的必要性、流程規(guī)范性、調整后執(zhí)行的有效性等；（五）協(xié)同配合指標。各部門在采購計劃編制及執(zhí)行過程中的協(xié)同效率、問題反饋的及時性等?？己私Y果與部門績效、員工薪酬、評優(yōu)評先、崗位晉升等掛鉤。對在采購計劃編制及執(zhí)行工作中表現(xiàn)突出的部門和個人（如需求提報精準、計劃編制合理、執(zhí)行效率高、有效控制成本等），