2026年生物科技服務(wù)公司采購與倉儲對接管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購與倉儲部門的對接管理工作，打通采購與倉儲全流程協(xié)同鏈路，確保公司生物科技服務(wù)業(yè)務(wù)（含技術(shù)研發(fā)服務(wù)、實驗檢測服務(wù)、技術(shù)咨詢服務(wù)等）所需物資（如實驗試劑、檢測儀器、耗材、核心零部件等，含進口及國產(chǎn)物資）的采購、驗收、入庫、存儲、出庫等環(huán)節(jié)高效銜接，保障物資供應(yīng)穩(wěn)定性與倉儲管理規(guī)范性，控制物資損耗與管理成本，依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及公司采購管理制度、倉儲管理制度，結(jié)合公司經(jīng)營實際，制定本制度。第二條本制度所稱采購與倉儲對接，是指采購部門與倉儲部門在物資采購全生命周期內(nèi)的協(xié)同配合工作，涵蓋采購計劃協(xié)同、到貨預告對接、聯(lián)合驗收、入庫手續(xù)辦理、庫存信息共享、采購需求響應(yīng)、出庫聯(lián)動配合、異常問題協(xié)同處理等全流程環(huán)節(jié)。第三條本制度適用于公司采購部門、倉儲部門全體人員，以及涉及物資采購與使用的相關(guān)部門（如研發(fā)部門、實驗檢測部門、生產(chǎn)部門等，以下統(tǒng)稱“使用部門”）、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員，覆蓋公司各類經(jīng)營所需物資的采購與倉儲對接管理活動。第四條采購與倉儲對接管理遵循以下基本原則：（一）協(xié)同高效原則：明確采購與倉儲部門的對接職責與流程，簡化銜接環(huán)節(jié)，提升物資流轉(zhuǎn)效率，保障業(yè)務(wù)開展的連續(xù)性；（二）權(quán)責清晰原則：界定各部門及人員在對接環(huán)節(jié)的職責權(quán)限，避免推諉扯皮，確保責任落實到人；（三）信息暢通原則：建立常態(tài)化信息共享機制，確保采購進度、到貨信息、庫存動態(tài)、質(zhì)量反饋等關(guān)鍵信息及時同步；（四）質(zhì)量優(yōu)先原則：在對接全流程強化質(zhì)量管控，確保入庫物資質(zhì)量達標，存儲過程中物資質(zhì)量穩(wěn)定；（五）風險可控原則：預判對接過程中可能出現(xiàn)的到貨延誤、驗收異常、庫存積壓、物資損耗等風險，制定針對性防控措施；（六）服務(wù)業(yè)務(wù)原則：以保障使用部門需求為核心，優(yōu)化采購與倉儲對接流程，提升物資供應(yīng)保障能力。第五條公司建立“采購牽頭、倉儲協(xié)同、使用部門配合、財務(wù)監(jiān)督、全流程閉環(huán)管理”的采購與倉儲對接管理體系，確保各環(huán)節(jié)銜接順暢、責任明確、管理規(guī)范。第二章職責分工第六條采購部門對接職責：（一）負責在采購計劃編制階段，主動對接倉儲部門核實相關(guān)物資庫存狀態(tài)，避免重復采購或庫存短缺；（二）負責在物資采購實施過程中，及時向倉儲部門預告到貨信息，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計到貨時間、運輸方式、供應(yīng)商信息等；（三）負責牽頭組織到貨物資的驗收工作，協(xié)調(diào)倉儲部門、使用部門、相關(guān)技術(shù)人員參與驗收，處理驗收過程中出現(xiàn)的質(zhì)量、數(shù)量等異常問題；（四）負責及時向倉儲部門提供采購合同、到貨清單、發(fā)票等相關(guān)資料，配合倉儲部門辦理入庫手續(xù)；（五）負責定期對接倉儲部門獲取庫存動態(tài)信息，結(jié)合使用部門需求，制定合理的采購計劃，優(yōu)化采購頻次與采購量；（六）負責協(xié)同倉儲部門處理庫存積壓、過期、損壞等物資的處置工作，制定處置方案并推動落實；（七）負責對接財務(wù)部門，同步采購與倉儲對接過程中的相關(guān)費用、驗收結(jié)果等信息，配合完成付款結(jié)算工作。第七條倉儲部門對接職責：（一）負責建立并實時更新庫存臺賬，準確記錄各類物資的庫存數(shù)量、規(guī)格型號、存儲位置、有效期、質(zhì)量狀態(tài)等信息，為采購部門提供真實可靠的庫存數(shù)據(jù)；（二）負責在收到采購部門的到貨預告后，提前做好入庫準備工作，包括核對存儲位置、準備存儲設(shè)施（如冷藏設(shè)備、防潮設(shè)施等）、安排驗收人員等；（三）負責參與到貨物資的數(shù)量驗收與包裝檢驗，核對物資數(shù)量、規(guī)格型號與到貨清單的一致性，檢查包裝是否完好，出具數(shù)量驗收意見；（四）負責在驗收合格后，及時辦理入庫手續(xù)，錄入庫存管理系統(tǒng)，粘貼物資標識，明確存儲位置，確保賬實相符；（五）負責按照物資特性及存儲要求妥善保管物資，定期開展庫存盤點，及時發(fā)現(xiàn)并向采購部門反饋庫存異常情況（如短缺、積壓、過期、損壞等）；（六）負責在物資出庫環(huán)節(jié)，核對出庫需求與采購計劃的關(guān)聯(lián)性，及時向采購部門反饋出庫動態(tài)，確保物資精準供應(yīng)；（七）負責配合采購部門開展庫存物資處置工作，提供庫存積壓、過期、損壞物資的詳細清單及相關(guān)情況說明。第八條使用部門對接職責：（一）負責準確提報采購需求，明確物資的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準、數(shù)量、使用時限等要求，為采購與倉儲對接提供清晰依據(jù)；（二）負責參與到貨物資的技術(shù)驗收工作，核對物資的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量狀況是否符合使用需求，出具技術(shù)驗收意見；（三）負責及時反饋物資使用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，配合采購部門、倉儲部門追溯問題原因，處理相關(guān)后續(xù)事宜；（四）負責根據(jù)業(yè)務(wù)需求合理申領(lǐng)物資，避免過度申領(lǐng)導致庫存積壓，配合倉儲部門做好出庫核對工作。第九條財務(wù)部門對接職責：（一）負責監(jiān)督采購與倉儲對接過程中的資金使用情況，審核采購費用、入庫物資價值等相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)；（二）負責根據(jù)采購部門提供的采購合同、驗收合格證明、入庫單等資料，辦理付款結(jié)算手續(xù)，確保付款與實際入庫物資一致；（三）負責參與庫存物資處置的財務(wù)核算工作，核對處置損失或收益，確保賬務(wù)處理合規(guī)準確；（四）負責定期與采購部門、倉儲部門核對采購與庫存相關(guān)賬務(wù)，確保賬賬相符、賬實相符。第十條法務(wù)部門對接職責：（一）負責為采購與倉儲對接過程中的合同糾紛、質(zhì)量爭議、物資處置等提供法律咨詢支持；（二）負責審核采購與倉儲對接過程中涉及的各類協(xié)議（如物資處置協(xié)議、運輸協(xié)議等），確保合法合規(guī)；（三）負責協(xié)助處理對接過程中出現(xiàn)的法律糾紛，維護公司合法權(quán)益。第三章采購與倉儲對接核心流程第一節(jié)采購計劃階段對接第十一條需求提報與庫存核實：使用部門提交采購需求前，可先向倉儲部門咨詢相關(guān)物資庫存情況；采購部門收到使用部門采購需求后，需在3個工作日內(nèi)對接倉儲部門，通過庫存管理系統(tǒng)或庫存臺賬核實物資當前庫存數(shù)量、可用狀態(tài)、有效期等信息，形成《庫存核實表》。第十二條采購計劃協(xié)同編制：采購部門結(jié)合使用部門需求、倉儲部門提供的庫存數(shù)據(jù)、市場供應(yīng)情況、采購周期等因素，編制采購計劃草案；編制完成后，將草案提交倉儲部門會簽，倉儲部門從庫存優(yōu)化、存儲能力等角度提出審核意見，采購部門結(jié)合意見優(yōu)化完善后，按公司審批流程上報審批。第十三條計劃調(diào)整對接：采購計劃審批通過后，若因使用需求變化、市場環(huán)境突變等原因需調(diào)整計劃，采購部門需及時通知倉儲部門，同步更新庫存核實信息；倉儲部門需配合采購部門重新評估庫存適配性，確保調(diào)整后的采購計劃與庫存狀態(tài)匹配。第二節(jié)采購實施階段對接第十四條到貨預告對接：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同后，需在1個工作日內(nèi)將合同關(guān)鍵信息（如物資明細、預計到貨時間、運輸方式）同步至倉儲部門；物資發(fā)出后，采購部門需在24小時內(nèi)再次向倉儲部門發(fā)送《到貨預告單》，明確物資預計到貨日期、運輸單號、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等，便于倉儲部門提前準備。第十五條特殊物資提前籌備：對于需特殊存儲條件的物資（如冷藏試劑、精密儀器、易燃易爆品等），采購部門需在到貨預告中特別標注存儲要求；倉儲部門收到預告后，需在2個工作日內(nèi)完成特殊存儲設(shè)施的檢查與調(diào)試，確保滿足物資存儲需求，若存在設(shè)施不足或故障等問題，需立即反饋采購部門，共同協(xié)商解決方案。第三節(jié)到貨驗收階段對接第十六條驗收準備：倉儲部門收到《到貨預告單》后，需提前安排驗收人員，準備驗收所需的工具、單據(jù)（如到貨清單、驗收記錄表）等；對于技術(shù)要求較高的物資，采購部門需提前協(xié)調(diào)使用部門或技術(shù)人員參與驗收。第十七條聯(lián)合驗收實施：物資到貨后，采購部門需在24小時內(nèi)組織倉儲部門、使用部門（或技術(shù)人員）開展聯(lián)合驗收，驗收內(nèi)容包括：（一）數(shù)量核對：倉儲部門牽頭核對物資數(shù)量、規(guī)格型號、批次等是否與采購合同、到貨清單一致，填寫《數(shù)量驗收記錄表》；（二）包裝檢驗：倉儲部門檢查物資包裝是否完好、有無破損、滲漏、受潮等情況，若存在包裝異常，需拍照留存證據(jù)，并及時告知采購部門；（三）技術(shù)驗收：使用部門或技術(shù)人員核對物資的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量證明文件（如合格證、檢測報告等）是否符合要求，開展必要的技術(shù)測試，填寫《技術(shù)驗收記錄表》；（四）進口物資專項驗收：對于進口物資，采購部門需提供報關(guān)單、商檢證明等相關(guān)資料，倉儲部門、使用部門配合核查物資相關(guān)信息與報關(guān)資料的一致性。第十八條驗收結(jié)果處理：（一）驗收合格：各部門驗收意見一致通過后，共同簽署《驗收合格證明》，采購部門將驗收合格證明、采購合同、到貨清單、發(fā)票等資料提交倉儲部門，作為入庫依據(jù)；（二）驗收不合格：若驗收過程中發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量不達標、包裝破損等問題，采購部門需立即通知供應(yīng)商，同時組織相關(guān)部門核實問題情況，拍照、錄像留存證據(jù)，填寫《驗收不合格處理單》，明確問題描述、責任方、處理意見（如退貨、換貨、索賠等）；倉儲部門需對不合格物資進行單獨標識、隔離存放，避免與合格物資混淆；采購部門需跟蹤處理進度，及時將處理結(jié)果同步至倉儲部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。第四節(jié)入庫階段對接第十九條入庫手續(xù)辦理：驗收合格后，倉儲部門需在1個工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)，根據(jù)《驗收合格證明》《到貨清單》等資料，準確錄入庫存管理系統(tǒng)，建立庫存臺賬，明確物資存儲位置，粘貼包含物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期、有效期、供應(yīng)商等信息的標識標簽；同時，向采購部門、使用部門出具《入庫單》，作為物資入庫的憑證。第二十條資料歸檔對接：采購部門需在入庫手續(xù)辦理完成后3個工作日內(nèi)，將采購合同、驗收合格證明、到貨清單、發(fā)票等相關(guān)資料整理齊全，提交倉儲部門、財務(wù)部門歸檔留存；倉儲部門需建立入庫資料檔案，與庫存臺賬對應(yīng)管理，確保資料可追溯。第五節(jié)庫存管理階段對接第二十一條庫存信息共享：倉儲部門需每日更新庫存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保庫存信息真實準確；每月5日前向采購部門、使用部門出具《月度庫存動態(tài)報表》，報表內(nèi)容包括各類物資的期初庫存、本月入庫、本月出庫、期末庫存、有效期預警、庫存異常等信息；采購部門需結(jié)合庫存報表，動態(tài)調(diào)整采購計劃。第二十二條庫存預警與響應(yīng)：倉儲部門需建立庫存預警機制，對低于安全庫存的物資、臨近有效期的物資（如有效期不足3個月的實驗試劑）、存在質(zhì)量隱患的物資進行預警，及時通過系統(tǒng)提示或書面形式通知采購部門、使用部門；采購部門收到預警后，需在3個工作日內(nèi)核實情況，制定補貨計劃或處置方案，同步至倉儲部門。第二十三條定期盤點對接：倉儲部門每季度組織一次全面庫存盤點，采購部門需派人員參與；盤點過程中，雙方共同核對物資數(shù)量、規(guī)格型號、存儲狀態(tài)等，填寫《庫存盤點表》；若發(fā)現(xiàn)賬實不符，需共同查明原因，制定整改措施，及時調(diào)整庫存臺賬；盤點結(jié)果需上報管理層，并抄送財務(wù)部門。第六節(jié)出庫階段對接第二十四條出庫申請審核：使用部門提交出庫申請后，倉儲部門需核對申請物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，同時對接采購部門核實該物資的采購計劃執(zhí)行情況，確保出庫物資為已采購入庫的合規(guī)物資；對于超出采購計劃的出庫申請，需由使用部門說明原因，經(jīng)采購部門、管理層審批后，方可辦理出庫。第二十五條出庫核對與放行：倉儲部門按出庫申請辦理物資出庫時，需再次核對物資信息，確保與申請一致；出庫完成后，及時更新庫存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，出具《出庫單》，并將出庫信息同步至采購部門；采購部門需跟蹤出庫動態(tài)，結(jié)合出庫數(shù)據(jù)調(diào)整后續(xù)采購計劃。第七節(jié)物資處置階段對接第二十六條處置物資梳理：倉儲部門定期梳理庫存中積壓、過期、損壞、報廢的物資，形成《庫存處置物資清單》，提交采購部門審核；清單內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間、有效期、處置原因、當前狀態(tài)等。第二十七條處置方案制定與實施：采購部門收到清單后，需在5個工作日內(nèi)對接倉儲部門、財務(wù)部門、使用部門等，評估物資處置可行性，制定處置方案（如折價銷售、退回供應(yīng)商、報廢處理等）；方案經(jīng)管理層審批通過后，采購部門牽頭組織實施，倉儲部門配合做好物資清點、打包、移交等工作，財務(wù)部門負責處置過程的財務(wù)核算。第二十八條處置結(jié)果歸檔：物資處置完成后，采購部門需將處置協(xié)議、處置憑證等資料提交倉儲部門、財務(wù)部門歸檔；倉儲部門及時更新庫存臺賬，核銷處置物資；財務(wù)部門完成賬務(wù)處理，確保處置流程閉環(huán)。第四章異常問題協(xié)同處理機制第二十九條到貨延誤處理：若物資未按預計時間到貨，采購部門需在逾期1個工作日內(nèi)與供應(yīng)商核實延誤原因，明確預計到貨時間，并將相關(guān)情況同步至倉儲部門、使用部門；若延誤可能影響業(yè)務(wù)開展，采購部門需協(xié)調(diào)供應(yīng)商加快運輸進度，或制定替代采購方案；倉儲部門需根據(jù)更新后的到貨時間，調(diào)整入庫準備工作；使用部門需根據(jù)延誤情況，合理調(diào)整業(yè)務(wù)安排。第三十條驗收異常處理：驗收過程中發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量不達標等異常情況，采購部門需立即暫停入庫流程，在2個工作日內(nèi)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，提出解決方案（如補貨、換貨、退貨、索賠等）；倉儲部門需對異常物資進行單獨標識、隔離存放，做好數(shù)量清點與記錄；使用部門需配合提供技術(shù)層面的問題說明，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商溝通；若協(xié)商無果，法務(wù)部門需介入?yún)f(xié)助處理。第三十一條庫存差異處理：盤點過程中發(fā)現(xiàn)賬實不符，采購部門與倉儲部門需共同查明差異原因（如入庫錯誤、出庫錯誤、物資損耗、記錄遺漏等），在3個工作日內(nèi)制定整改措施；若為入庫或出庫記錄錯誤，倉儲部門需及時更正庫存臺賬；若為物資損耗，需按公司規(guī)定辦理損耗審批手續(xù)，財務(wù)部門同步調(diào)整賬務(wù)；若涉及人為責任，需追究相關(guān)人員責任。第三十二條存儲過程質(zhì)量問題處理：倉儲部門在物資存儲過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量異常（如變質(zhì)、損壞、性能下降等），需立即隔離存放，拍照留存證據(jù)，在24小時內(nèi)通知采購部門、使用部門；采購部門需組織相關(guān)部門評估問題原因，若為供應(yīng)商質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商溝通處理；若為存儲不當問題，倉儲部門需承擔相應(yīng)責任，制定改進措施；使用部門需配合評估物資是否仍可使用，避免影響業(yè)務(wù)開展。第三十三條緊急采購對接處理：對于使用部門的緊急采購需求，采購部門需優(yōu)先對接倉儲部門核實庫存，若存在可用物資，倉儲部門需在24小時內(nèi)完成出庫準備，確保物資及時供應(yīng)；若無庫存，采購部門需啟動緊急采購流程，同步向倉儲部門發(fā)送到貨預告，倉儲部門提前做好入庫準備，確保緊急物資快速流轉(zhuǎn)。第五章信息管理與保密要求第三十四條信息管理規(guī)范：采購部門與倉儲部門需建立采購與倉儲對接信息管理臺賬，詳細記錄采購計劃協(xié)同、到貨預告、驗收結(jié)果、入庫出庫、庫存動態(tài)、異常處理等信息，確保對接過程可追溯；相關(guān)信息需及時錄入公司信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與同步更新。第三十五條保密要求：參與采購與倉儲對接的相關(guān)人員，需嚴格遵守公司保密制度，對對接過程中涉及的采購價格、供應(yīng)商信息、庫存數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)需求、財務(wù)數(shù)據(jù)等商業(yè)秘密嚴格保密；嚴禁向無關(guān)人員泄露相關(guān)信息，嚴禁利用涉密信息謀取私利；離職時需按規(guī)定交還相關(guān)涉密資料，不得攜帶離職。第三十六條信息安全保障：倉儲部門、采購部門需做好庫存管理系統(tǒng)、信息管理臺賬等的安全防護，設(shè)置訪問權(quán)限，定期維護系統(tǒng)，防止信息泄露、丟失或篡改；相關(guān)電子數(shù)據(jù)需定期備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。第六章考核與獎懲第三十七條考核機制：公司將采購與倉儲對接管理工作納入采購部門、倉儲部門及相關(guān)人員的績效考核體系，考核周期分為月度、季度、年度；考核指標主要包括對接流程合規(guī)性、到貨預告及時性、驗收效率、入庫出庫準確性、庫存信息準確率、異常問題處理及時性、協(xié)同配合度、使用部門滿意度等；考核實施由人力資源部門牽頭，采購部門、倉儲部門、財務(wù)部門、使用部門配合，根據(jù)對接工作記錄、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、相關(guān)報表等進行客觀評分。第三十八條獎勵措施：對在采購與倉儲對接管理工作中表現(xiàn)突出的部門及個人，公司給予以下獎勵：（一）采購部門與倉儲部門年度對接考核評分均為優(yōu)秀，且使用部門滿意度達到95%以上的，分別給予兩部門年度績效獎金上浮15%-25%；（二）個人在對接工作中表現(xiàn)優(yōu)異，如及時發(fā)現(xiàn)重大庫存異常、高效處理緊急采購對接、提出合理化建