人力資源管理文件存檔規(guī)范模板一、適用范圍與工作場景本規(guī)范適用于企業(yè)人力資源部門各類紙質(zhì)及電子文件的標準化存檔管理，涵蓋員工全生命周期關(guān)鍵環(huán)節(jié)，包括但不限于：招聘錄用、勞動合同簽訂與變更、入職培訓(xùn)、績效考核、異動調(diào)動、離職交接、薪酬福利記錄、社保公積金繳納憑證、獎懲文件等場景。通過統(tǒng)一存檔標準，保證文件資料完整、可追溯，為企業(yè)人力資源決策、合規(guī)審計及員工服務(wù)提供有效支持。二、標準化操作流程（一）文件收集與初步整理明確責(zé)任主體：人力資源部各模塊負責(zé)人（如招聘專員、薪酬績效專員）為本模塊文件收集的第一責(zé)任人，需在業(yè)務(wù)辦理完成后3個工作日內(nèi)完成文件收集。文件完整性檢查：核對文件是否包含必要信息（如勞動合同需包含雙方基本信息、合同期限、崗位、薪酬等關(guān)鍵條款；入職登記表需包含身份信息、學(xué)歷證明、緊急聯(lián)系人等），缺失信息需及時補充。初步分類排序：按文件類型（如“招聘類”“合同類”“培訓(xùn)類”）及員工入職時間順序進行初步排序，為后續(xù)分類編號奠定基礎(chǔ)。（二）文件分類與編號規(guī)則一級分類：按文件性質(zhì)分為8大類，編碼規(guī)則為兩位字母+“-”，具體ZP：招聘錄用文件（含簡歷、面試評估表、錄用通知書等）HT：勞動合同文件（含勞動合同、變更協(xié)議、續(xù)訂協(xié)議等）PX：培訓(xùn)文件（含培訓(xùn)計劃、簽到表、考核結(jié)果、證書復(fù)印件等）KPI：績效考核文件（含考核表、結(jié)果反饋表、申訴記錄等）YD：異動調(diào)動文件（含調(diào)動申請、審批表、崗位變更通知等）LZ：離職文件（含離職申請表、工作交接清單、離職證明等）XC：薪酬福利文件（含工資條、薪酬調(diào)整審批表、社保公積金繳納明細等）QC：其他存檔文件（如員工獎懲記錄、體檢報告、勞動合同解除/終止證明等）二級編號：在一級分類基礎(chǔ)上，按年份+流水號編碼，格式為“一級分類編碼-年份-三位流水號”（如“ZP-2023-001”）。流水號按文件收集順序連續(xù)編排，每年1月1日重置。（三）文件歸檔與登記紙質(zhì)文件歸檔：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長32cm×寬23cm×厚5cm），檔案盒正面標注“一級分類編碼+年份+文件名稱”（如“ZP-2023招聘錄用文件”），側(cè)面標注流水號范圍。文件按編號順序垂直放入檔案盒，避免折疊，重要文件（如勞動合同）需使用紙質(zhì)檔案袋單獨封裝，袋外注明員工姓名及編號。每個檔案盒內(nèi)附《紙質(zhì)檔案目錄表》（模板見“三、存檔記錄表單模板”），詳細記錄文件名稱、編號、涉及員工、日期、頁數(shù)及存放位置（如“HR-01-03”表示HR檔案室第1排第3列）。電子文件歸檔：按一級分類創(chuàng)建電子文件夾，結(jié)構(gòu)為“一級分類名稱”（如“招聘錄用文件\2023\10”）。電子文件命名規(guī)則為“一級分類編號-年份-流水號-文件名稱”（如“ZP-2023-001-張三面試評估表”），格式統(tǒng)一為PDF（防止格式篡改），重要文件需同時保存原始格式（如Word、Excel）。電子文件存儲于企業(yè)指定服務(wù)器或加密云盤，定期進行備份（每周增量備份，每月全量備份），并記錄《電子檔案備份日志》（含備份時間、操作人、備份路徑）。（四）檔案保管與維護存放環(huán)境要求：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室，需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設(shè)施，溫度控制在14℃-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案存儲介質(zhì)（如服務(wù)器、硬盤）需遠離磁場、強輻射環(huán)境，定期檢測設(shè)備狀態(tài)。定期檢查：每季度對紙質(zhì)檔案進行一次完整性檢查，查看是否有蟲蛀、霉變、破損等情況；每半年對電子檔案進行一次可讀性檢查，保證文件能正常打開。更新與移交：員工信息變更（如學(xué)歷提升、崗位調(diào)整）時，需在1個工作日內(nèi)更新相關(guān)檔案，并在《檔案變更登記表》中記錄變更內(nèi)容、日期及操作人；部門負責(zé)人變動時，需辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，雙方簽字確認。（五）檔案借閱與利用借閱申請：因工作需要借閱檔案時，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱人、部門、借閱原因、文件名稱及借閱期限，經(jīng)部門負責(zé)人審批后（涉及員工隱私或重要文件需經(jīng)人力資源部負責(zé)人審批），方可借閱。借閱流程：紙質(zhì)檔案：借閱人憑審批后的申請表至檔案室辦理登記，檔案管理員核對信息無誤后提供檔案，借閱期限一般不超過3個工作日，確需延期的需提前申請。電子檔案：借閱人通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)提交申請，審批通過后可在指定終端查看或，文件需添加“水印”（包含借閱人姓名、借閱日期），禁止外傳。歸還與核銷：借閱檔案需在到期當日歸還，檔案管理員檢查文件完整性后，在《檔案借閱登記表》上記錄歸還日期；逾期未還的，需催收并記錄原因；借閱過程中若造成檔案損壞或丟失，需按企業(yè)規(guī)定承擔(dān)責(zé)任。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定標準：根據(jù)《檔案法》及企業(yè)檔案管理制度，定期對到期檔案進行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”和“銷毀”兩類。繼續(xù)保存：如勞動合同保存期限為解除/終止后2年；員工獎懲文件保存期限為10年；薪酬記錄保存期限為員工離職后5年。銷毀：如過期招聘簡歷、臨時培訓(xùn)通知等無長期保存價值的文件。銷毀流程：由檔案管理員編制《檔案銷毀清冊》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因及日期，經(jīng)人力資源部負責(zé)人審核、分管副總審批后，方可銷毀。銷毀時需由2人以上共同監(jiān)督，采用粉碎或焚燒等方式保證信息無法恢復(fù)，并在《檔案銷毀記錄表》上簽字確認，銷毀記錄保存期限不少于10年。三、存檔記錄表單模板（一）紙質(zhì)檔案目錄表序號文件名稱檔案編號涉及員工形成日期頁數(shù)存放位置備注1入職登記表ZP-2023-001某2023-10-083HR-01-032勞動合同HT-2023-002某2023-10-105HR-01-03正本3培訓(xùn)簽到表PX-2023-003某2023-10-151HR-02-01新員工入職培訓(xùn)（二）電子檔案備份日志備份日期備份類型備份范圍存儲路徑操作人檢查人備注2023-10-20增量備份2023年10月電子檔案\202310主管經(jīng)理2023-10-01全量備份2023年1-10月電子檔案\20231001主管經(jīng)理（三）檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期借閱原因某招聘部2023-10-25調(diào)研2023年招聘數(shù)據(jù)文件名稱檔案編號借閱期限審批人招聘錄用匯總表ZP-2023工作日經(jīng)理四、關(guān)鍵管理要點合規(guī)性優(yōu)先：所有存檔文件需符合《勞動合同法》《檔案法》等法律法規(guī)要求，涉及員工隱私的信息（如證件號碼號、家庭住址）需加密管理，嚴禁非授權(quán)泄露。責(zé)任到人：人力資源部需指定專職檔案管理員，負責(zé)檔案的日常管理、維護及監(jiān)督，檔案管理員變動時需辦理嚴格交接，保證檔案連續(xù)性。及時性原則：文件需在業(yè)務(wù)完成后3個工作日內(nèi)完成歸檔，避免積壓；員工信息變更后需同步更新檔案，保證信息與實際情況一致。安全防護：