年4月19日藥品采購管理暫行制度文檔僅供參考藥品采購管理暫行辦法(討論稿)第一章總則第一條為適應藥品經(jīng)營機構(gòu)整合,保證整合期間購銷業(yè)務的正常運行和規(guī)范采購管理、提高采購效率、滿足營銷需求、降低購貨成本、保持購銷平衡,特制定本暫行辦法。第二條本辦法旨在對藥品采購實施全過程控制,適用于藥品采購職能部門和與采購業(yè)務相關的其它部門。第二章基本原則第三條明確責權(quán)原則。將所經(jīng)營的品種劃分為三個層級,A級為總經(jīng)銷、區(qū)域分銷、直接進口及上年度采購額排序在前10位的供應廠商的品種。B級為其它純購進的品種。C級為商商之間調(diào)劑的品種。A級品種由主管副總經(jīng)理負責,B級品種由業(yè)務單位的主管經(jīng)理負責,C級品種由業(yè)務單位的采購主任或主管負責。第四條擇優(yōu)擇廉原則。必須堅定不移地堅持質(zhì)量第一的采購方針不動搖,不得從資質(zhì)不合格的供應廠商采購藥品,在經(jīng)濟效益和產(chǎn)品質(zhì)量的天平上,永遠向產(chǎn)品質(zhì)量一邊傾斜。在同等質(zhì)量的前提下,權(quán)衡產(chǎn)品的品牌效應和市場需求,引導營銷向采購成本低的產(chǎn)品轉(zhuǎn)化,時時體現(xiàn)效益優(yōu)先的采購思想。第五條保障供應原則。確立采購為一線營銷服務、對供應廠商負責的理念。把提高采購效率,及時按需采購,保障藥品供應,商品不脫銷、不積壓、采購價格合理,作為生動體現(xiàn)采購服務質(zhì)量的考核依據(jù)。第六條責任追究原則。企業(yè)按采購管理權(quán)限,分別追究采購團隊成員人為因素造成的藥品脫銷斷檔、庫存商品積壓、存量藥品過期失效損失的責任。對藥品采購的直接操作人員和上一層級的負責人給予相應行政或經(jīng)濟處罰。第三章采購程序第七條藥品采購分六步程序進行:1、編制采購計劃。全部擬采購的藥品均要納入采購計劃。采購計劃包括:定期計劃和臨時追加計劃等。2、簽定采購合同。全部擬采購的藥品均要簽定采購合同。采購合同包括:購進進口藥品合同、年度經(jīng)銷協(xié)議下的階段購銷合同、定期采購合同和臨時電話要貨的合同等。3、上級審批確認。按不同層級分工和采購權(quán)限,由采購操作人員對編制的采購計劃和采購合同分別交由上一層級領導審批、簽字后有效。4、監(jiān)控合同執(zhí)行。采購責任人對已經(jīng)簽定的采購合同的執(zhí)行情況、到貨質(zhì)量、價格調(diào)整、營銷變化、市場競爭動態(tài)、有效期限、退貨原因、存貨數(shù)量、付款時間等情況實施調(diào)節(jié)和監(jiān)控。5、合理承付貨款。采購操作人員每個月末前3個工作日做出下一月度的付款預算,根據(jù)預算對所管轄品種提出付款申請,分別交由上一層級領導審核、簽字同意并報經(jīng)主管副總經(jīng)理審批、簽字,符合付款程序后付款申請生效。6、評價采購效果。采購部門按采購管理權(quán)限,在每季度末對上一季度的采購工作效率、品種脫銷狀況、庫存結(jié)構(gòu)分析、采購價格成本進行量化評價,并提交簡潔的評價報告。第八條各層級的采購操作人員按品種分工對采購的計劃、合同、審核、監(jiān)控、付款、評價實施全程負責制。第四章編制采購計劃第九條三個藥品單位依照采購品種管理權(quán)限的規(guī)定,將具體品種劃分為三個層級并落實到人。A級品種計劃由主管經(jīng)理操作編制,對副總經(jīng)理負責,B級品種計劃由采購部主任或者采購主管操作編制,對經(jīng)理負責。C級品種計劃由采購員操作編制,對部門主任或者采購主管負責。第十條藥品采購計劃嚴格在統(tǒng)一的”藥品采購計劃表”上編制,主要內(nèi)容有:藥品名稱、規(guī)格、采購價格、期初庫存、銷售數(shù)量、購進計劃、預計銷售、供應廠商等項目。經(jīng)辦人員作到對所轄品種的結(jié)點存量、期間銷售、品種流向、特殊因素等數(shù)據(jù)心中有數(shù);擬采購品種的價格和數(shù)量符合市場營銷需求;”藥品采購計劃表”中的數(shù)據(jù)完整、準確,合計的采購金額無誤。第十一條各藥品單位按月度分別編制的三個不同層級的采購計劃為定期計劃,最遲于每月第2個工作日前報給經(jīng)營管理部匯總,由經(jīng)營管理部負責將相互交叉采購品種匯總的數(shù)量上報主管副總經(jīng)理,指定某一單位實行集中采購,以降低采購成本。第十二條編制完成的采購計劃分別遞交上一層級領導審核、簽字同意,確認后的采購計劃作為簽訂采購合同的依據(jù)。第十三條各藥品單位對市場急需的品種能夠先行電話要貨,但事后應當按品種分工填制”藥品采購計劃表”。第十四條采購人員應該根據(jù)產(chǎn)品的生產(chǎn)周期和購貨途徑的不同,在編制采購計劃時充分考慮到怕熱、怕凍商品的運輸以免發(fā)生所管轄內(nèi)品種的脫銷斷檔。第五章簽訂采購合同第十五條藥品采購操作人員按品種分工,依據(jù)確認的藥品采購計劃,分別與供應廠商簽訂藥品采購合同,合同文本和條款要符合<合同法>的規(guī)定,合同的主要內(nèi)容包括:藥品品名、規(guī)格、采購數(shù)量、價格、交貨期、付款條件、質(zhì)量條款等。第十六條藥品采購人員在與供應廠商首次發(fā)生業(yè)務聯(lián)系并簽訂合同,或者擬采購的藥品為首營品種時,應嚴格按照GSP規(guī)范和我站藥品質(zhì)量管理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。第十七條藥品采購合同的簽約,應按照采購權(quán)限和品種分工分別由采購操作人員和上一級負責領導共同簽字并加蓋采購專用印鑒后生效。第十八條留下的藥品采購合同文本一式兩份,一份由采購部存檔保管,另一份轉(zhuǎn)交質(zhì)量管理部使用。第六章監(jiān)控合同執(zhí)行第十九條采購人員對所分管品種的合同執(zhí)行實施動態(tài)監(jiān)控,時時掌握和調(diào)控合同的履約效果,與供應廠商保持聯(lián)絡,督促其按質(zhì)、按時、按價、按量交貨。第二十條采購人員對臨時調(diào)劑的急需品種,能夠先行辦理電話要貨,在本市內(nèi)采購應要求供貨方保證做到上午要貨,最遲下午到貨;下午要貨,最遲第二天上午到貨,事后采購人員應及時補辦采購合同。藥品質(zhì)量驗收部門要保證調(diào)劑藥品在到貨后的兩個小時內(nèi)完成驗收,盡快使該商品進入銷售環(huán)節(jié)。第二十一條采購人員要為分管的品種建立、健全分戶的紙質(zhì)或者電子采購臺帳,主要內(nèi)容包括:藥品編碼、品名、規(guī)格、單位、廠批零價、合同數(shù)量、購貨價格、生產(chǎn)單位、供貨單位、到貨日期、有效期、是否GMP認證、付款數(shù)量、付款金額、付款時間等項目。對到貨的藥品依據(jù)驗收入庫單勾兌采購合同,保持采購臺帳中各項數(shù)據(jù)的實效性、完整性、準確性,便于檢索,有利于采購業(yè)務的操作。第二十二條采購人員按品種管理權(quán)限,填制或者確認購進品種的估價進帳。動態(tài)地調(diào)整和制訂所轄藥品的市場實銷價格方案,按劃分層級審批的原則確定市場銷售價格,由物價員及時以書面形式通知銷售部門執(zhí)行。第二十三條采購人員應保持與物價員的密切溝通,及時反饋物價信息,協(xié)助物價員做好藥品價格的管理。物價員在獲得藥品正式調(diào)價的準確信息后,按調(diào)價文件的規(guī)定最遲于半個工作日內(nèi)完成廠批零價格的調(diào)整。并根據(jù)藥品招投標結(jié)果協(xié)調(diào)、管理好中標價格。第二十四條采購藥品到貨后的退換貨按以下辦法辦理:1、按合同購進的藥品到貨入庫前,在檢驗中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格或者其它不符合采購合同約定條款的問題,采購人員在接到質(zhì)檢通知的兩個小時內(nèi)完成與供應廠商的聯(lián)系,通知退貨,并做好查詢記錄。2、需要對入庫前或者入庫后的藥品退貨,原則上應該退還給原供應廠商,如原供貨商請求退運第三方,必須由原供貨商發(fā)出正式委托書,并提交第三方符合要求的資質(zhì)文件。3、藥品進貨后由于市場或者銷售等因素發(fā)生藥品滯銷、期限不足半年等原因需要退換貨時,采購人員應積極主動與供應廠商聯(lián)系,經(jīng)協(xié)商同意換貨時,被換的藥品按退貨辦理,換回的藥品按重新采購的程序辦理。第七章合理承付貨款第二十五條采購人員按品種分工收存應付款項的增值稅發(fā)票,分戶詳細記錄每一張稅票的收到時間、收取方式、票號、票面金額,對郵寄的稅票要記載掛號信編碼,對直接送達的要記錄送達人姓名。增值稅發(fā)票轉(zhuǎn)出要有經(jīng)手人簽字。第二十六條采購人員將所分工品種的付款方式劃分為定期、不定期兩大類別,已經(jīng)簽訂年度協(xié)議并固定付款時間的品種和有回款計時獎勵、贈送樣品的為定期款項,其它應付款為不定期款項。采購人員要重點把握定期款項的付款期限,防止由于人為因素而造成采購成本增加的損失。第二十七條采購人員應依照<應付帳款管理辦法>暫行規(guī)定,認真填制付款申請表,辦理承付采購藥品應付款項的審批手續(xù)。第八章評價采購效果第二十八條藥品單位的采購部門每季度后的第五個工作日完成對上季度藥品采購效果的書面評價。采購效果評價報告要有數(shù)據(jù),盡可能量化,報告簡潔、具體,主管副總經(jīng)理將評價結(jié)果作為考核藥品采購工作績效的主要依據(jù)。第二十九條對以下行為給予處罰:1、從無”一證、一照”單位采購藥品或者購進了假藥、劣藥的;2、由于工作失誤造成協(xié)議品種或直接進口的品種發(fā)生斷貨的;3、編制的采購計劃或者簽定的采購合同出現(xiàn)嚴重錯誤并造成損失的;4、由于工作