團隊會議記錄及決策模板使用指南一、適用會議類型與場景常規(guī)例會：周/月度工作進展同步、目標(biāo)對齊；項目推進會：關(guān)鍵節(jié)點復(fù)盤、風(fēng)險問題研討、資源協(xié)調(diào)；專題討論會：新方案策劃、流程優(yōu)化、跨部門協(xié)作事項決策；問題解決會：突發(fā)事項處理、客戶反饋響應(yīng)、內(nèi)部流程堵點疏通。無論會議規(guī)模大小（5人以內(nèi)小范圍溝通或20人以上團隊會議），均可通過本模板實現(xiàn)結(jié)構(gòu)化記錄與決策落地跟蹤。二、會議記錄全流程操作指南第一步：會前準(zhǔn)備——明確會議目標(biāo)與框架確認核心目的：組織者需提前明確本次會議需解決的核心問題（如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級”“解決跨部門協(xié)作低效問題”），避免議題發(fā)散。梳理會議議程：按“優(yōu)先級”列出討論議題，建議每個議題分配明確時間（如“需求評審（20分鐘）”“資源協(xié)調(diào)（15分鐘）”），并標(biāo)注需輸出“決策”或“僅討論”的議題類型。通知參會人員：提前1-2天發(fā)送會議邀請，附上議程、背景資料（如項目文檔、數(shù)據(jù)報表），要求參會人提前熟悉內(nèi)容，準(zhǔn)備相關(guān)意見。指定記錄人：由組織者指定專人擔(dān)任記錄人，提前熟悉模板結(jié)構(gòu)，準(zhǔn)備好會議工具（如電腦、錄音設(shè)備，需提前告知參會人）。第二步：會中記錄——聚焦關(guān)鍵信息與決策記錄基本信息：會議開始后，第一時間填寫模板中的“會議基本信息”欄（時間、地點、參會人、缺席人及原因、會議主題），保證要素完整。跟蹤議程進展：按議程順序逐項記錄，重點捕捉：討論要點：不同參會人的核心觀點（如“建議優(yōu)先開發(fā)A功能，理由是用戶反饋需求占比達60%”“提出需評估技術(shù)實現(xiàn)難度，建議先做POC驗證”）；意見分歧：明確標(biāo)注爭議點（如“關(guān)于是否外包開發(fā)，團隊存在分歧：支持外包以節(jié)省時間，趙六認為內(nèi)部把控質(zhì)量更重要”）；共識結(jié)論：對“僅討論”議題，記錄最終形成的統(tǒng)一看法（如“一致同意：需補充用戶調(diào)研數(shù)據(jù)后再做決策”）。明確決策與行動項：對需“決策”的議題，記錄最終結(jié)論，并同步拆解為具體行動項：決策內(nèi)容需清晰、無歧義（如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級：A功能>B功能>C功能”）；行動項需包含“任務(wù)描述、負責(zé)人、截止時間、交付成果”（如“完成A功能技術(shù)可行性評估——負責(zé)人：*，截止時間：2024年6月30日，交付成果：評估報告”）。實時核對信息：記錄過程中，對不確定的人名、數(shù)據(jù)、結(jié)論及時向參會人確認，避免遺漏或偏差。第三步：會后整理——完善記錄并推動落地24小時內(nèi)完成初稿：記錄人根據(jù)會議內(nèi)容整理初稿，重點核對：決策事項與行動項是否對應(yīng)，責(zé)任人、截止時間是否明確；討論要點是否客觀反映參會人觀點，避免主觀臆斷；專業(yè)術(shù)語、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確（如“用戶留存率提升15%”需確認數(shù)據(jù)來源）。組織者審核確認：初稿完成后提交會議組織者審核，保證關(guān)鍵信息（尤其是決策和行動項）無誤，必要時補充遺漏內(nèi)容。分發(fā)與存檔：審核通過后，1個工作日內(nèi)將會議記錄分發(fā)給所有參會人及相關(guān)方，并同步抄送上級領(lǐng)導(dǎo)（如需）；按公司規(guī)定存檔（如至共享服務(wù)器、項目管理工具），保證可追溯。建立跟蹤機制：針對行動項，由記錄人或組織者在項目管理工具（如飛書、釘釘、Jira）中創(chuàng)建任務(wù)，設(shè)置提醒，定期（如每周例會）跟進進度，保證“事事有跟進、件件有反饋”。三、標(biāo)準(zhǔn)化會議記錄模板（一）會議基本信息項目內(nèi)容會議主題（例：Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級評審會）會議時間（例：2024年6月15日14:00-16:00）會議地點（例：公司3樓會議室A/線上會議（騰訊會議））參會人員（例：（產(chǎn)品負責(zé)人）、（技術(shù)負責(zé)人）、（研發(fā)組長）、趙六（設(shè)計組長））缺席人員及原因（例：*周七（市場部）——因客戶拜訪請假）記錄人（例：*吳九）召集人（例：*）（二）議程與討論記錄序號議題討論要點（核心觀點、分歧點）結(jié)論/共識1A功能開發(fā)優(yōu)先級評估：用戶調(diào)研顯示60%需求為A功能，建議優(yōu)先級第一；：技術(shù)架構(gòu)需重構(gòu)，開發(fā)周期可能延長2周，建議先做技術(shù)預(yù)研。同意優(yōu)先開發(fā)A功能，同步啟動技術(shù)預(yù)研。2跨部門協(xié)作流程優(yōu)化：當(dāng)前需求提交流耗長，需明確接口人；趙六：建議建立需求池，每周固定時間同步。優(yōu)化需求提交流程：指定*為接口人，7月1日前上線需求池工具。3B功能是否外包開發(fā)：研發(fā)人力緊張，外包可節(jié)省30%時間；趙六：外包質(zhì)量難把控，建議內(nèi)部排期。暫不外包，內(nèi)部調(diào)整資源優(yōu)先保障B功能。（三）決策事項清單序號決策內(nèi)容決策依據(jù)（如數(shù)據(jù)、規(guī)則、團隊共識）最終確認人1Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級：A功能>B功能>C功能用戶需求占比（60%）、技術(shù)可行性、商業(yè)價值、2跨部門需求對接流程：由*統(tǒng)一接收需求，每周三17:00前同步至需求池當(dāng)前流程耗時過長，需明確責(zé)任主體、、*趙六（四）行動項跟蹤表序號任務(wù)描述負責(zé)人截止時間交付成果當(dāng)前狀態(tài)（未開始/進行中/已完成）備注1完成A功能技術(shù)可行性評估*2024-06-30評估報告（含風(fēng)險清單）未開始需協(xié)調(diào)*配合2制定跨部門需求對接SOP文檔*2024-07-01SOP文檔（含模板）進行中已完成初稿3需求池工具選型與測試*趙六2024-07-05工具測試報告未開始預(yù)算：≤5000元（五）后續(xù)跟進安排下次會議時間：2024年6月22日14:00（同步行動項進展）需支持事項：需協(xié)調(diào)研發(fā)資源配合技術(shù)預(yù)研；負責(zé)向管理層匯報決策結(jié)果。四、使用關(guān)鍵要點提示記錄客觀性：避免記錄個人觀點，需準(zhǔn)確還原參會人的表述（如用“*認為……”而非“筆者認為……”），對分歧點需同時保留多方意見。決策明確性：決策內(nèi)容需具體、可執(zhí)行，避免模糊表述（如“盡快推進”需明確為“6月30日前完成”），保證所有參會人對決策結(jié)果理解一致。行動項可落地：每個行動項需有唯一負責(zé)人和明確截止時間，避免“多人負責(zé)等于無人負責(zé)”；交付成果需量化（如“提交報告”而非“