企業(yè)文件存檔及檔案管理制度一、制度目的與適用范圍（一）制度目的為規(guī)范企業(yè)文件的形成、辦理、歸檔、保管及利用流程，保證檔案的完整性、準確性、安全性和可追溯性，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的連續(xù)性，防范檔案管理風險，依據(jù)《_________檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部、各分支機構、各部門（以下統(tǒng)稱“各部門”）在文件形成、辦理、歸檔、管理、利用等全生命周期活動中的相關行為，涵蓋文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、聲像檔案等各類檔案的管理。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門（綜合管理部）統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案管理工作，制定檔案管理相關制度和流程；負責各部門檔案的接收、分類、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和銷毀工作；指導、監(jiān)督各部門文件歸檔工作，開展檔案管理培訓和業(yè)務咨詢；負責檔案庫房的安全管理，落實防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施；組織檔案鑒定工作，對到期檔案提出銷毀意見，按程序報批后監(jiān)督執(zhí)行。（二）各部門負責人督促本部門人員及時、完整、規(guī)范地辦理文件，保證應歸檔文件材料齊全；指定本部門檔案管理員（可兼職），負責本部門文件歸檔的日常管理工作；審核本部門檔案移交清單，保證歸檔文件質(zhì)量符合要求。（三）部門檔案管理員負責本部門文件的形成、積累、整理和預歸檔工作，保證文件材料真實、準確、規(guī)范；按規(guī)定時間向檔案管理部門移交檔案，填寫《檔案移交清單》，辦理交接手續(xù)；協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的利用和保密工作。（四）全體員工在工作中形成的具有保存價值的文件材料，應及時辦理完畢并移交本部門檔案管理員；不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案文件，保證檔案材料的原始性和完整性；遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。三、文件歸檔全流程操作規(guī)范（一）文件形成與收集文件形成要求：各部門在開展業(yè)務活動（如會議、合同簽訂、項目審批、人事任免、財務報銷等）時，應使用企業(yè)統(tǒng)一規(guī)范的文件格式，內(nèi)容真實、準確、邏輯清晰，字跡工整（如打印需使用耐久性好的紙張和墨水），簽字、蓋章齊全。收集范圍：凡反映企業(yè)各項經(jīng)營活動、具有查考利用價值的各種形式文件材料，均需收集歸檔，包括但不限于：文書類：請示、報告、批復、通知、會議紀要、工作總結、計劃等；合同類：各類業(yè)務合同、協(xié)議、招投標文件、補充協(xié)議等；科技類：產(chǎn)品圖紙、技術方案、研發(fā)報告、專利文件、工程驗收資料等；人事類：員工入職登記表、勞動合同、任免文件、獎懲記錄、培訓檔案等；財務類：會計憑證、賬簿、報表、稅務資料、審計報告等；聲像類：照片、錄音、錄像、光盤等（需標注拍攝時間、地點、內(nèi)容、人物等信息）。收集責任：文件辦理人為收集第一責任人，需在文件辦理完畢后3個工作日內(nèi)將原件及相關材料整理后移交本部門檔案管理員；部門檔案管理員每月對收集情況進行檢查，保證無遺漏。（二）文件整理與鑒定分類原則：按“年度—機構—問題”或“年度—問題—期限”進行分類，同一類別的文件按時間順序排列。示例：2024年度綜合管理部文書檔案（永久/長期/短期）；2024年度XX項目科技檔案（長期）。組卷要求：文件材料按件或卷整理，每件（卷）文件需填寫《文件歸檔目錄》，注明標題、文號、責任部門、形成日期、頁數(shù)、保管期限等信息；文件材料去除金屬夾、大頭針等易銹蝕物品，用棉線或裝訂機在左側裝訂整齊，較大的圖紙需折疊為A4規(guī)格；聲像檔案需配套文字說明，存儲介質(zhì)標注檔案編號，并存入專用防磁盒。鑒定保管期限：根據(jù)文件的價值和利用頻率，劃分為永久、長期（30年以上）、短期（10-30年）三類，具體劃分標準參照《檔案保管期限表》（附件1）。部門檔案管理員整理后，由部門負責人審核，檔案管理部門復核。（三）檔案歸檔移交移交時間：各部門應于次年3月31日前完成上一年度檔案的整理和移交工作；跨年度形成的文件材料，應在項目結束后1個月內(nèi)移交。移交流程：部門檔案管理員填寫《檔案移交清單》（附件2），一式兩份，列明檔案名稱、卷號、件數(shù)、起止日期、保管期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字確認后，連同檔案一并移交檔案管理部門；檔案管理部門接收時，對檔案數(shù)量、質(zhì)量、分類、保管期限等進行審核，符合要求的在《檔案移交清單》上簽字蓋章，雙方各執(zhí)一份；對不符合要求的檔案，檔案管理部門應一次性告知整改內(nèi)容，部門檔案管理員在5個工作日內(nèi)完成整改后重新移交。（四）檔案接收與入庫入庫登記：檔案管理部門對移交的檔案進行登記、編號，錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案總賬和分類賬，保證賬實相符。上架保管：檔案按分類編號順序裝入檔案盒，標注檔案號，整齊排列于檔案柜中；檔案柜應張貼標簽，注明檔案類別、起止卷號等信息。電子檔案管理：對形成的電子文件，需在歸檔時同步移交電子檔案（如PDF、Word、Excel等格式），保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致；電子檔案存儲于企業(yè)專用服務器或云端，定期進行備份（至少3份），并定期檢查備份文件的可用性。（五）檔案利用與歸還利用申請：員工因工作需要查閱檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》（附件3），說明查閱目的、檔案名稱及檔號、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字后，報檔案管理部門審批；涉及涉密檔案的，需經(jīng)分管領導批準。查閱要求：查閱檔案需在檔案管理部門指定的閱覽室進行，非經(jīng)批準不得帶出檔案室；查閱者需愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、損毀檔案材料；因特殊情況需復制檔案的，經(jīng)檔案管理部門批準后，由檔案管理員負責復制，并加蓋“檔案證明章”。歸還登記：查閱完畢后，查閱者需歸還檔案，檔案管理員檢查檔案的完整性無誤后，在《檔案查閱登記簿》上記錄歸還時間。四、檔案日常管理標準（一）檔案庫房管理庫房要求：檔案庫房應設在安全、干燥、通風的場所，遠離易燃、易爆物品和強磁場源；庫房面積應滿足檔案存放需求，配備空調(diào)、去濕機、溫濕度計、滅火器（二氧化碳或七氟丙烷）、防盜門窗等設備。溫濕度控制：庫房溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，每日記錄溫濕度，發(fā)覺異常及時調(diào)整。安全防護：庫房實行專人管理，無關人員不得進入；定期檢查庫房安全設施，每月至少進行一次防火、防盜、防蟲檢查，做好記錄。（二）檔案鑒定與銷毀定期鑒定：檔案管理部門每5年組織一次檔案鑒定工作，對到期檔案進行價值評估，對失去保存價值的檔案編制《檔案銷毀清冊》（附件4），經(jīng)分管領導和企業(yè)負責人審批后，方可銷毀。銷毀流程：銷毀檔案時，由檔案管理部門和審計部門共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（如碎紙?zhí)幚恚⒃凇稒n案銷毀清冊》上簽字確認；《檔案銷毀清冊》需永久保存。（三）檔案統(tǒng)計與移交統(tǒng)計要求：檔案管理部門每季度對檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等進行統(tǒng)計，編制《檔案統(tǒng)計報表》，報企業(yè)負責人審閱。移交檔案館：對具有永久保存價值的檔案，達到規(guī)定年限后，按國家檔案管理規(guī)定向當?shù)貦n案館移交，移交時需編制移交清冊，辦理交接手續(xù)。五、檔案利用與保密管理（一）利用權限內(nèi)部員工因工作需要，可查閱本部門或相關部門的檔案，需經(jīng)部門負責人審批；查閱跨部門或涉密檔案，需經(jīng)分管領導審批。外部單位（如合作方、監(jiān)管機構等）需查閱檔案的，需持單位介紹信、法定代表人授權書及證件號碼件，經(jīng)企業(yè)分管領導批準后，由檔案管理員陪同查閱。（二）保密要求涉密檔案（如商業(yè)秘密、技術秘密、人事敏感信息等）需單獨存放，查閱需經(jīng)企業(yè)主要負責人批準，并嚴格遵守保密規(guī)定。復制涉密檔案需經(jīng)審批，復制件需標注“內(nèi)部資料，不得外傳”字樣，并按涉密文件管理。員工離職或調(diào)動時，需交還所借閱的檔案，檔案管理員確認無誤后，方可辦理離職或調(diào)動手續(xù)。六、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門每半年組織一次檔案管理檢查，內(nèi)容包括：各部門文件歸檔及時性、完整性、規(guī)范性；檔案庫房安全設施、溫濕度控制情況；檔案利用登記、保密制度執(zhí)行情況；電子檔案備份、存儲情況。檢查結果納入部門年度績效考核，對存在的問題下達《檔案整改通知書》，限期整改。（二）責任追究對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予處理：未按規(guī)定及時歸檔檔案，造成檔案缺失的，對部門負責人和直接責任人給予批評教育，并責令限期補交；擅自涂改、損毀、丟失檔案的，視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟處罰或紀律處分；情節(jié)嚴重，構成犯罪的，依法追究刑事責任；泄露檔案秘密的，按《保密法》及企業(yè)保密規(guī)定處理；造成企業(yè)損失的，追究賠償責任。七、附則本制度由綜合管理部負責解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。本制度未盡事宜，參照國家及行業(yè)檔案管理法規(guī)執(zhí)行。各部門可根據(jù)本制度結合實際情況制定具體實施細則，報綜合管理部備案。附件附件1：《企業(yè)檔案保管期限表》檔案類別歸檔范圍保管期限文書類企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作總結永久重要會議紀要、董事會決議永久內(nèi)部管理制度、流程文件長期一般通知、請示、報告短期合同類重大業(yè)務合同（標的額500萬元以上）永久一般業(yè)務合同（標的額500萬元以下）長期科技類產(chǎn)品研發(fā)報告、專利文件永久工程竣工圖、驗收報告長期人事類員工勞動合同、核心骨干人事檔案永久普通員工入職登記表、離職證明長期財務類年度財務報表、審計報告永久會計憑證、賬簿30年附件2：《檔案移交清單》序號檔案名稱卷號件數(shù)起止日期保管期限移交人接收人移交日期備注12024年度工作總結0112024-12-01永久*某*老師2025-03-202XX項目合同0212024-05-10長期*某*老師2025-03-20附件3：《檔案查閱申請表》申請人部門查閱事由*某市場部需查閱2023年度XX項目合同，用于客戶談判檔案名稱及檔號利用用途審批人———————-——————————–2023年度XX項目合同（03-01）客戶談判參考*經(jīng)理附件4：《檔案銷毀清冊》序號檔案名稱檔號銷毀原因銷毀