行政文件歸檔管理模板文件分類與存儲標準版一、總說明本標準旨在規(guī)范企業(yè)/組織行政文件的歸檔管理流程，明確文件分類、存儲、借閱及銷毀等環(huán)節(jié)的操作要求，保證行政文件系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，保障文件完整性、安全性及可追溯性，為日常行政工作及決策提供有效支持。二、適用范圍與日常應(yīng)用場景（一）適用范圍本標準適用于企業(yè)/組織各部門在行政管理活動中形成的具有保存價值的各類紙質(zhì)文件、電子文件，包括但不限于：會議紀要、工作通知、請示報告、規(guī)章制度、工作總結(jié)、對外函件、協(xié)議合同（行政類）、檢查記錄等。（二）日常應(yīng)用場景年度文件歸檔：各部門于每年12月底前對當年形成的行政文件進行系統(tǒng)整理歸檔；專項工作文件管理：如重大項目、會議活動等專項工作中形成的文件，在專項結(jié)束后15個工作日內(nèi)完成歸檔；日常文件查閱：因工作需要查閱歷史行政文件時，通過規(guī)范流程借閱使用；文件到期處置：達到保管期限的行政文件，按規(guī)定程序鑒定銷毀。三、行政文件歸檔管理操作流程（一）文件收集收集責任：各部門指定專人（如*某某）負責本部門行政文件的收集工作，保證文件齊全、完整（包括正件、附件、審批簽批單等）。收集范圍：上級單位下發(fā)的需執(zhí)行的文件（通知、批復(fù)等）；本部門召開會議、開展活動的紀要、方案、總結(jié)；本部門制發(fā)的請示、報告、函件及規(guī)章制度；反映部門重要工作的檢查記錄、調(diào)研報告等；其他具有保存價值的行政類文件。收集要求：文件應(yīng)為最終定稿（電子版需為PDF格式，紙質(zhì)版需為清晰打印件），內(nèi)容準確、字跡清晰，避免使用易褪色書寫材料。（二）文件分類根據(jù)文件來源、類型及保管期限，采用“一級分類+二級分類”方式：一級分類二級分類分類說明綜合管理會議類各類會議紀要、議程、簽到表、會議材料等制度類企業(yè)/組織內(nèi)部制定的規(guī)章制度、管理辦法、操作規(guī)范等公文類上級來文、下級請示報告、平行單位函件等活動類團建、培訓(xùn)、宣傳等活動的方案、總結(jié)、照片、視頻等業(yè)務(wù)支持合同協(xié)議類行政類合同（如辦公設(shè)備采購、服務(wù)外包等）及補充協(xié)議檢查記錄類安全檢查、衛(wèi)生檢查、專項督查等形成的記錄、整改通知等統(tǒng)計報表類行政工作相關(guān)的月度/季度/年度統(tǒng)計報表、分析報告等臨時保管待處理類尚未明確分類或需進一步核實的文件，明保證管期限（一般不超過6個月）（三）文件編號編號規(guī)則：一級分類代碼-二級分類代碼-年份-流水號一級分類代碼：綜合管理（ZH）、業(yè)務(wù)支持（YW）、臨時保管（LS）；二級分類代碼：會議類（HY）、制度類（ZD）、公文類（GW）、活動類（HD）、合同協(xié)議類（HT）、檢查記錄類（JC）、統(tǒng)計報表類（TJ）、待處理類（DL）；流水號：按文件形成順序，從001開始編制，每年重新編號。示例：ZH-GW-2024-001（2024年綜合管理類-公文類第1號文件）（四）歸檔登記所有收集分類后的文件均需填寫《行政文件歸檔登記表》（詳見模板1），一式兩份，一份由檔案室留存，一份由經(jīng)辦人部門存檔。登記內(nèi)容包括文件編號、名稱、形成日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置等，保證信息準確無誤。（五）文件存儲存儲方式：紙質(zhì)文件：采用無酸檔案盒封裝，每盒文件不超過200頁，檔案盒正面標注“一級分類-二級分類-年份-流水號范圍”，側(cè)面標注“文件名稱及起止編號”；電子文件：存儲于指定服務(wù)器或云端檔案管理系統(tǒng)，按分類建立文件夾（如“ZH-HY-2024”），文件名與編號一致，定期備份（每月1次），備份數(shù)據(jù)異地保存。存儲環(huán)境：紙質(zhì)檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子文件存儲設(shè)備需設(shè)置訪問權(quán)限，僅檔案管理員及授權(quán)人員可操作，定期進行病毒查殺。（六）借閱管理借閱流程：借閱人填寫《行政文件借閱申請表》（詳見模板2），注明文件編號、名稱、借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負責人審批后，提交檔案室；檔案管理員核對文件信息，確認無誤后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過7個工作日，確需延期的需提前申請。借閱要求：借閱人需妥善保管文件，不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（需復(fù)制的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準）；歸還時，檔案管理員需檢查文件完整性，確認無誤后登記歸還日期。（七）鑒定銷毀鑒定周期：每年12月，由檔案管理員會同某某（行政部負責人）、某某（法務(wù)專員）組成鑒定小組，對到期文件進行鑒定。鑒定標準：保管期限屆滿仍有保存價值的（如涉及重大事項、歷史沿革的文件），可延長保管期限；無保存價值的文件，填寫《行政文件銷毀審批表》（詳見模板3），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后統(tǒng)一銷毀。銷毀要求：紙質(zhì)文件采用碎紙機銷毀，電子文件進行徹底刪除（低級格式化），并記錄銷毀文件清單（含編號、名稱、數(shù)量、銷毀日期、監(jiān)銷人簽字）；銷毀過程需有2人以上監(jiān)銷，保證文件信息無法恢復(fù)。四、核心模板表格設(shè)計模板1：行政文件歸檔登記表文件編號文件名稱形成日期形成部門頁數(shù)保管期限歸檔日期經(jīng)辦人審核人存放位置（柜號-盒號）ZD-HD-2024-0012024年度團建活動方案2024-03-15綜合部12長期2024-03-20*某某*某某A-01-05YW-HT-2024-002辦公設(shè)備采購合同2024-05-10財務(wù)部25永久2024-05-15*某某*某某B-03-12模板2：行政文件借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式文件編號及名稱借閱事由借閱日期預(yù)計歸還日期審批人歸還日期經(jīng)辦人業(yè)務(wù)部*某某ZH-GW-2023-005（關(guān)于XX項目的批復(fù)）項目進度核對2024-06-012024-06-07*某某2024-06-05*某某模板3：行政文件銷毀審批表文件編號文件名稱形成日期保管期限數(shù)量（頁/份）銷毀原因鑒定小組意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批監(jiān)銷人銷毀日期LS-DL-2020-001待處理會議記錄2020-10-12短期8保管期限已滿，無保存價值同意銷毀同意*某某2024-05-20五、執(zhí)行要點與常見問題規(guī)避（一）核心執(zhí)行要點分類一致性：嚴格按照分類標準執(zhí)行，各部門分類邏輯需統(tǒng)一，避免“一部門一標準”；編號唯一性：文件編號需唯一，不得重復(fù)，編號規(guī)則不得隨意變更，確需調(diào)整的需經(jīng)行政部備案；存儲安全性：紙質(zhì)檔案室定期巡查（每周1次），檢查溫濕度、防火防蟲設(shè)備；電子檔案定期備份數(shù)據(jù)（每月1次），保證數(shù)據(jù)安全；流程規(guī)范性：借閱、銷毀等環(huán)節(jié)需嚴格履行審批手續(xù)，嚴禁“口頭審批”“私下借閱”；責任明確化：各部門指定專人負責文件管理，檔案管理員負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，保證責任到人。（二）常見問題規(guī)避問題：文件收集不完整，遺漏附件或簽批單；規(guī)避：建立文件收集清單，與文件形成部門對接，保證“正件+附件”同步收集。問題：分類混亂，如將“合同協(xié)議類”歸入“公文類”；規(guī)避：定期組織文件分類培訓(xùn)（每半年1次），發(fā)放分類手冊，明確各類文件歸屬。問題：借閱逾期未還，文件丟失；規(guī)避：借閱前確認借閱期限，借閱到期前1天提醒借閱人，逾期未還的暫停其借閱權(quán)限。問題：銷毀文件未履行審批，存在泄密風(fēng)險；