一、哪些溝通場景需要使用本規(guī)范在企業(yè)日常運營中，為保證信息傳遞準(zhǔn)確、責(zé)任分工明確、重要決策可追溯，以下場景均需按本規(guī)范記錄溝通紀(jì)要：常規(guī)會議：部門周會、月度總結(jié)會、項目推進會等；專項溝通：跨部門協(xié)作事項對接、問題解決研討會、流程優(yōu)化討論會；臨時協(xié)調(diào)：突發(fā)問題處理會議、緊急資源調(diào)配會、臨時任務(wù)部署會；匯報溝通：向上級匯報工作進展、階段性成果復(fù)盤會等；其他重要溝通：涉及資源申請、制度修訂、人員安排等需留痕的事項。二、從準(zhǔn)備到歸檔：規(guī)范操作五步法第一步：溝通前明確核心要素確定溝通目的：明確本次溝通需達成的目標(biāo)（如決策、分工、問題解決等），避免討論偏離方向；梳理溝通議程：提前列出需討論的核心議題、預(yù)計時長及優(yōu)先級，并提前1天發(fā)送給參會人員；確認(rèn)參會人員：明確必要參會人（決策者、執(zhí)行者、相關(guān)方）及列席人員，避免關(guān)鍵角色缺席；準(zhǔn)備記錄工具：指定記錄人（或使用指定模板），提前準(zhǔn)備好電子/紙質(zhì)模板、錄音設(shè)備（需提前告知參會人員）。第二步：溝通中精準(zhǔn)記錄關(guān)鍵信息記錄基本信息：準(zhǔn)確填寫溝通主題、時間、地點（線上需注明會議平臺及）、主持人、記錄人、參會人員（區(qū)分主參會人、列席人）；聚焦核心議題：按議程順序逐項記錄討論要點，重點標(biāo)注不同意見、共識結(jié)論，避免冗余描述；明確決議與行動項：對達成的決議、需執(zhí)行的任務(wù)，需記錄“具體事項、責(zé)任人、完成時限、所需資源”，例如：“完成客戶需求調(diào)研報告（責(zé)任人：*主管，完成時限：2024年X月X日，需市場部提供歷史數(shù)據(jù)）”；標(biāo)注待辦與疑問：對未解決的問題、需進一步確認(rèn)的信息，單獨記錄“待辦事項”及“疑問點”，并明確后續(xù)跟進人。第三步：溝通后24小時內(nèi)整理初稿核對信息完整性：對照錄音或現(xiàn)場筆記，補充遺漏的討論要點、決議細(xì)節(jié)，保證人名、職務(wù)、時間、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無誤；梳理邏輯結(jié)構(gòu)：按“基本信息-議題討論-決議事項-行動項-待辦問題”的框架整理內(nèi)容，語言簡潔、條理清晰；標(biāo)注敏感信息：對涉及公司機密、未公開信息的內(nèi)容，在紀(jì)要中注明“內(nèi)部保密”，并按保密規(guī)定管理。第四步：審核與確認(rèn)保證準(zhǔn)確性初稿提交主持人審核：整理完成后，第一時間將初稿發(fā)送給會議主持人，重點核對決議事項、行動項的責(zé)任人及完成時限是否準(zhǔn)確；參會人員確認(rèn)：涉及具體行動項的責(zé)任人需單獨確認(rèn)任務(wù)細(xì)節(jié)，避免理解偏差；如有修改意見，記錄人應(yīng)在1小時內(nèi)完成調(diào)整；最終稿定稿：審核通過后，由記錄人標(biāo)注“最終稿”，并記錄審核時間、審核人（主持人簽字或電子確認(rèn)）。第五步：分發(fā)與歸檔實現(xiàn)閉環(huán)管理按時分發(fā)紀(jì)要：最終紀(jì)要需在溝通結(jié)束后48小時內(nèi)，通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)OA系統(tǒng)）發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)方，并抄送部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員；跟蹤行動項進展：記錄人需每周更新行動項完成狀態(tài)，在下次溝通中同步進展，保證任務(wù)閉環(huán)；規(guī)范歸檔保存：電子紀(jì)要按“年份-月份-溝通主題”分類存儲至企業(yè)共享文件夾（如“企業(yè)檔案-溝通紀(jì)要-2024年-X月”），保存期限不少于3年；涉及重要決策的紀(jì)要，需打印紙質(zhì)版并由主持人簽字后存檔。三、溝通紀(jì)要記錄表模板基本信息溝通主題例：Q3產(chǎn)品迭代需求評審會溝通時間例：2024年X月X日14:00-16:00溝通地點/平臺例：公司3號會議室/企業(yè)會議（會議號：XXX）主持人例：*經(jīng)理（產(chǎn)品部）記錄人例：*專員（行政部）主參會人員例：經(jīng)理（產(chǎn)品部）、主管（研發(fā)部）、*主管（市場部）列席人員例：*助理（設(shè)計部）分發(fā)范圍產(chǎn)品部、研發(fā)部、市場部、行政部、檔案室議題討論討論要點關(guān)鍵結(jié)論/決議議題一：Q3核心功能優(yōu)先級1.市場部提出“用戶畫像功能”需優(yōu)先上線（理由：提升客戶轉(zhuǎn)化率）；2.研發(fā)部建議“數(shù)據(jù)優(yōu)化模塊”優(yōu)先（理由：現(xiàn)有系統(tǒng)功能瓶頸影響用戶體驗）決議：優(yōu)先上線“用戶畫像功能”，數(shù)據(jù)優(yōu)化模塊排期至Q4；市場部需在X月X日前提交詳細(xì)需求文檔。議題二：跨部門資源協(xié)調(diào)1.研發(fā)部提出需增加2名開發(fā)人員支持Q3迭代；2.人力資源部反饋當(dāng)前招聘周期較長，建議先內(nèi)部調(diào)配決議：人力資源部于X月X日前完成內(nèi)部人員評估，研發(fā)部同步啟動外部招聘；臨時調(diào)配人員由*主管負(fù)責(zé)對接。行動項清單具體事項責(zé)任人完成時限所需資源當(dāng)前狀態(tài)1.提交用戶畫像功能需求文檔整理用戶畫像功能詳細(xì)需求、場景說明*主管（市場部）2024-XX-XX無未開始2.內(nèi)部開發(fā)人員評估梳理可調(diào)配開發(fā)人員名單及技能匹配度*經(jīng)理（人力資源部）2024-XX-XX研發(fā)部人員清單進行中3.啟動外部招聘流程發(fā)布“用戶畫像功能”開發(fā)崗位招聘信息*專員（人力資源部）2024-XX-XX招聘預(yù)算、JD模板未開始待辦問題問題描述跟進人計劃解決時間1.用戶畫像數(shù)據(jù)來源確認(rèn)需確認(rèn)數(shù)據(jù)中臺能否提供用戶行為數(shù)據(jù)接口*主管（市場部）2024-XX-XX備注1.本次會議錄音已存檔至企業(yè)共享文件夾“會議錄音-2024年-X月”；2.涉及產(chǎn)品核心功能方案，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”。四、提升紀(jì)要質(zhì)量的關(guān)鍵要點信息準(zhǔn)確性優(yōu)先：記錄前務(wù)必確認(rèn)人名、職務(wù)、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息，模糊表述（如“大概”“可能”）需核實后明確，避免歧義；突出“執(zhí)行導(dǎo)向”：行動項需包含“誰、做什么、何時完成”，避免使用“盡快”“適時”等模糊時間詞，責(zé)任到人、時限明確；保護溝通隱私：對參會人員的個人意見、未公開的敏感信息（如人員調(diào)整、未決策事項），僅在紀(jì)要中客觀記錄，不標(biāo)注具體發(fā)言者，避免引