一、適用范圍與應(yīng)用情境本工具適用于企業(yè)銷售部門(mén)、法務(wù)部門(mén)及合同管理員，用于規(guī)范銷售合同從簽訂前審查到簽訂后歸檔的全流程管理。當(dāng)企業(yè)與客戶達(dá)成合作意向、需簽訂正式銷售合同時(shí)可通過(guò)本工具保證合同條款合規(guī)、信息完整、權(quán)責(zé)清晰，同時(shí)實(shí)現(xiàn)合同資料的集中存儲(chǔ)與快速查閱，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效率。無(wú)論是常規(guī)產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供，還是長(zhǎng)期框架協(xié)議，均可基于此模板進(jìn)行審查與歸檔管理。二、從接收歸檔的完整操作流程步驟1：合同接收與初步登記操作說(shuō)明：銷售人員與客戶達(dá)成合作意向后，獲取客戶提供的合同文本（或起草初稿），同步填寫(xiě)《銷售合同審查及歸檔管理表》的“合同基本信息”部分，包括合同編號(hào)、合同名稱、雙方當(dāng)事人、簽訂日期、合同金額等關(guān)鍵信息；合同編號(hào)需按規(guī)則編制（如“年份-部門(mén)-序號(hào)”，例如“2024-銷售-001”），保證唯一性，便于后續(xù)檢索；檢查合同文本是否完整（含附件、補(bǔ)充協(xié)議等），如有缺失，及時(shí)與客戶溝通補(bǔ)充，并在“備注”欄注明。步驟2：銷售部門(mén)初步審查操作說(shuō)明：由銷售部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定審查人（如*經(jīng)理）對(duì)合同進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)關(guān)注商業(yè)條款的合理性與可實(shí)現(xiàn)性；審查內(nèi)容包括：產(chǎn)品/服務(wù)描述是否與雙方約定一致、價(jià)格條款（單價(jià)、總價(jià)、付款方式、付款節(jié)點(diǎn)）是否明確、交貨期/服務(wù)期限是否符合客戶要求、違約責(zé)任是否對(duì)等、雙方聯(lián)系人及聯(lián)系方式是否準(zhǔn)確；審查完成后，在“初步審查意見(jiàn)”欄填寫(xiě)“通過(guò)”或“不通過(guò)”，并注明修改建議（如“付款節(jié)點(diǎn)需明確具體日期”“違約責(zé)任需增加逾期付款的滯納金計(jì)算方式”）；若不通過(guò)，將合同退回銷售人員與客戶溝通修訂后重新提交審查。步驟3：法務(wù)部門(mén)專項(xiàng)審查（如需）操作說(shuō)明：銷售部門(mén)初步審查通過(guò)后，如合同涉及標(biāo)的額較大、條款復(fù)雜或法律風(fēng)險(xiǎn)較高（如獨(dú)家代理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)約定、爭(zhēng)議解決條款等），需提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行專項(xiàng)審查；法務(wù)審查人（如*法務(wù)專員）重點(diǎn)核查合同的法律合規(guī)性，包括：合同主體資格（對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)是否有效）、條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等）、爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否明確、免責(zé)條款是否合法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰；審查完成后，在“法務(wù)審查意見(jiàn)”欄填寫(xiě)專業(yè)意見(jiàn)，如“建議增加不可抗力條款”“爭(zhēng)議解決約定為‘甲方所在地人民法院管轄’更利于我方”，并反饋至銷售部門(mén)協(xié)調(diào)客戶調(diào)整。步驟4：內(nèi)部審批與簽訂操作說(shuō)明：審查通過(guò)后，按企業(yè)內(nèi)部審批流程提交審批：一般合同由銷售總監(jiān)審批，重大合同需提交總經(jīng)理審批；審批人在“審批結(jié)果”欄簽署“同意簽訂”或“需補(bǔ)充材料”，并簽字確認(rèn)；審批通過(guò)后，由銷售人員與客戶雙方簽字蓋章（合同章或公章），保證簽字頁(yè)清晰、蓋章完整；簽訂完成后，在“合同簽訂狀態(tài)”欄勾選“已簽訂”，并記錄簽訂日期。步驟5：歸檔信息錄入與資料整理操作說(shuō)明：銷售人員將簽訂完成的合同文本（含附件、修訂記錄）整理為歸檔資料，包括紙質(zhì)版（一式兩份或按客戶要求份數(shù)）和電子版（掃描件、Word/PDF格式）；在管理表中補(bǔ)充“歸檔信息”部分：歸檔日期、歸檔編號(hào)（與合同編號(hào)一致或關(guān)聯(lián)）、存放位置（如“檔案室-2024年-銷售合同-001”）、電子版路徑（如“企業(yè)云盤(pán)-銷售部-合同-2024-001”）；如有借閱需求，在“借閱記錄”欄登記借閱人（*某）、借閱日期、歸還日期及借閱事由，保證可追溯。步驟6：后續(xù)管理與定期檢查操作說(shuō)明：合同歸檔后，由合同管理員定期（如每季度）檢查歸檔資料的完整性，保證紙質(zhì)版無(wú)缺失、電子版?zhèn)浞萦行?；?dāng)合同涉及履行（如產(chǎn)品交付、款項(xiàng)收?。r(shí)，銷售部門(mén)需按合同約定跟進(jìn)，并在管理表“備注”欄記錄履行情況（如“2024年X月X日已交付，客戶簽收單已歸檔”）；合同到期或履行完畢后，標(biāo)注“合同狀態(tài)”為“已終止”，無(wú)需頻繁調(diào)閱的資料可按企業(yè)檔案管理規(guī)定轉(zhuǎn)長(zhǎng)期保存。三、銷售合同審查及歸檔管理表模板合同基本信息合同編號(hào)（按規(guī)則填寫(xiě)，如2024-銷售-001）合同名稱（例：《產(chǎn)品銷售合同》《年度服務(wù)框架協(xié)議》）甲方（銷售方）（公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系人*某、電話）乙方（采購(gòu)方）（客戶全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系人*某、電話）簽訂日期年月日合同金額（大寫(xiě)：；小寫(xiě)：￥元，幣種：）合同期限（例：自簽訂之日起至年月日止/長(zhǎng)期履行）產(chǎn)品/服務(wù)描述摘要（簡(jiǎn)要列明核心產(chǎn)品型號(hào)、服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量等）銷售負(fù)責(zé)人*某審查信息初步審查人（銷售）*某初步審查日期年月日初步審查意見(jiàn)□通過(guò)□不通過(guò)（修改建議：）法務(wù)審查人（法務(wù)）（如無(wú)需法務(wù)審查，填“無(wú)”）法務(wù)審查日期（如無(wú)需審查，填“-”）法務(wù)審查意見(jiàn)（如無(wú)需審查，填“無(wú)”；如需修改，填寫(xiě)具體意見(jiàn)）審批信息審批部門(mén)（例：銷售總監(jiān)/法務(wù)總監(jiān)/總經(jīng)理）審批人*某審批日期年月日審批結(jié)果□同意簽訂□需補(bǔ)充材料（補(bǔ)充內(nèi)容：）歸檔與借閱信息合同簽訂狀態(tài)□待簽訂□已簽訂□已歸檔□已終止歸檔日期年月日歸檔編號(hào)（與合同編號(hào)一致或關(guān)聯(lián)，如歸檔-2024-001）存放位置（例：檔案室-1號(hào)柜-第3層/電子檔案-銷售合同-2024）電子版路徑（例：\企業(yè)服務(wù)器\2024\2024-銷售-001.docx）借閱記錄借閱人：*某，借閱日期：年月日，歸還日期：年月日，事由：（可多次記錄，另起新行）備注|（記錄合同履行情況、特殊條款、修訂記錄等）|四、使用時(shí)務(wù)必留心的關(guān)鍵點(diǎn)信息完整性與準(zhǔn)確性：合同基本信息（如雙方名稱、金額、日期）需與合同文本完全一致，避免因信息錯(cuò)漏導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)；歸檔編號(hào)需唯一，保證不同合同不會(huì)混淆。審查重點(diǎn)突出：銷售部門(mén)側(cè)重商業(yè)條款（價(jià)格、交付、違約責(zé)任），法務(wù)部門(mén)側(cè)重法律合規(guī)（主體資格、爭(zhēng)議解決、免責(zé)條款），雙重審查降低風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)“不通過(guò)”的審查意見(jiàn)，必須及時(shí)與客戶溝通并修訂，不可忽略。歸檔及時(shí)性：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔錄入，保證資料不遺漏；紙質(zhì)版與電子版需同步歸檔，電子版建議加密存儲(chǔ)（如企業(yè)內(nèi)部加密云盤(pán)），防止信息泄露。保密與借閱管理：合同信息涉及商業(yè)秘密，僅限銷售、法務(wù)、審批等相關(guān)部門(mén)人員查閱；借閱需嚴(yán)格登記，明確借閱期限（一般不超過(guò)3個(gè)工作日），到期未歸還需及時(shí)催收。定期復(fù)盤(pán)：每半年對(duì)歸